Trong quá trình kinh doanh, việc phát sinh sai sót trên hóa đơn điện tử là điều không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn còn băn khoăn về số lần được phép điều chỉnh hóa đơn điện tử và những hậu quả pháp lý có thể xảy ra nếu sai sót bị cơ quan thuế phát hiện. Bài viết này sẽ giúp bạn giải đáp những thắc mắc trên, cung cấp những thông tin cần thiết để đảm bảo việc kê khai hóa đơn luôn chính xác và tuân thủ đúng quy định pháp luật.
Mục lục
Số lần tối đa được điều chỉnh hóa đơn điện tử có sai sót? Hóa đơn đã điều chỉnh, thay thế có được phép hủy không?
Xử lý và điều chỉnh hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp được quy định tại Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC như sau:
Xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp
1. Đối với hóa đơn điện tử:
…
c) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu;
….
Xử lý và điều chỉnh hóa đơn điện tử có sai sót được quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:
Xử lý hóa đơn có sai sót
…
2. Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:
…
b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:
b1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
b2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện từ đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
…
Dựa theo quy định hiện hành, khi hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã thực hiện điều chỉnh hóa đơn điện tử hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nếu sau đó tiếp tục phát hiện sai sót trên hóa đơn, các lần xử lý tiếp theo phải được thực hiện theo hình thức đã áp dụng cho lần đầu tiên.
Do đó, doanh nghiệp cần điều chỉnh hóa đơn điện tử cho đến khi hóa đơn chính xác, không giới hạn số lần điều chỉnh.
Ngoài ra, Công văn 1647/TCT-CS năm 2023 của Tổng cục Thuế cũng quy định cụ thể:
Trường hợp doanh nghiệp phát hiện hóa đơn điện tử đã lập bị sai (gọi là hóa đơn F0), sau khi đã lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế (gọi là hóa đơn F1 điều chỉnh/thay thế cho hóa đơn F0) mà vẫn phát hiện sai sót thì:
- Nếu chọn phương pháp điều chỉnh: Doanh nghiệp sẽ lập hóa đơn F2 để điều chỉnh cho hóa đơn F0 (hóa đơn F0 đã bị điều chỉnh bởi F1).
(Lưu ý: Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”).
- Nếu chọn phương pháp thay thế: Doanh nghiệp sẽ lập hóa đơn F2 thay thế cho F1 (hóa đơn F0 đã được thay thế bởi F1).
(Lưu ý: Hóa đơn thay thế phải ghi rõ dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”).
Theo quy định này, trong trường hợp hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế do sai sót, doanh nghiệp không được hủy hóa đơn mà phải tiếp tục điều chỉnh cho đến khi chính xác, hoặc lập hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn có sai sót ban đầu.
TẢI NGAY Mẫu thông báo hóa đơn điện tử có sai sót
Hóa đơn điện tử của NewCA – Tối ưu quy trình kinh doanh của doanh nghiệp với giải pháp hóa đơn điện tử chuyên nghiệp. Mang lại sự tiện lợi, an toàn, tăng cường tính chính xác của hệ thống tài chính.
Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót thì có bị phạt hay không?
Xử phạt hành vi vi phạm quy định về phát hành hóa đơn được quy định tại Điều 23 Nghị định 125/2020/NĐ-CP như sau:
Xử phạt hành vi vi phạm quy định về phát hành hóa đơn
…
2. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
a) Lập thông báo phát hành hóa đơn không đầy đủ nội dung theo quy định đã được cơ quan thuế phát hiện và có văn bản thông báo cho tổ chức, cá nhân biết để điều chỉnh nhưng tổ chức, cá nhân chưa điều chỉnh mà đã lập hóa đơn giao cho khách hàng;
…
4. Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc thực hiện thủ tục phát hành hóa đơn theo quy định đối với hành vi quy định tại điểm a, b khoản 2 và khoản 3 Điều này.
Xử lý hóa đơn có sai sót được quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:
Xử lý hóa đơn có sai sót
…
3. Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập có sai sót thì cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này để người bán kiểm tra sai sót.
Theo thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.
Hết thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB mà người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo lần 2 cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB. Trường hợp quá thời hạn thông báo lần 2 ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB mà người bán không có thông báo thì cơ quan thuế xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử.
…
Mức phạt tiền được quy định tại Điều 7 Nghị định 125/2020/NĐ-CP như sau:
Hình thức xử phạt, biện pháp khắc phục hậu quả và nguyên tắc áp dụng mức phạt tiền khi xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn
…
4. Nguyên tắc áp dụng mức phạt tiền
a) Mức phạt tiền quy định tại Điều 10, 11, 12, 13, 14, 15, khoản 1, 2 Điều 19 và Chương III Nghị định này là mức phạt tiền áp dụng đối với tổ chức.
Đối với người nộp thuế là hộ gia đình, hộ kinh doanh áp dụng mức phạt tiền như đối với cá nhân.
…
Theo quy định, nếu cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế bị sai sót, họ sẽ thông báo cho người bán để tiến hành kiểm tra và xác minh.
Trong khoảng thời gian quy định, người bán phải thông báo với cơ quan thuế về kết quả kiểm tra liên quan đến hóa đơn có sai sót.
Nếu người bán không phản hồi sau khi hết hạn thông báo, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo lần thứ hai. Trong trường hợp người bán tiếp tục không thông báo sau lần thứ hai, cơ quan thuế có thể xem xét việc tiến hành kiểm tra việc sử dụng hóa đơn điện tử.
Vì vậy, nếu hóa đơn điện tử có sai sót đã được cơ quan thuế phát hiện và thông báo cho doanh nghiệp hoặc cá nhân nhưng chưa được điều chỉnh mà đã xuất hóa đơn cho khách hàng, họ có thể bị phạt từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng.
Ngoài ra, cá nhân hoặc tổ chức vi phạm còn phải thực hiện biện pháp khắc phục hậu quả là tuân thủ đúng thủ tục phát hành hóa đơn theo quy định của pháp luật.
Lưu ý: Mức phạt tiền áp dụng cho tổ chức, trong khi đối với hộ gia đình hoặc hộ kinh doanh, mức phạt được áp dụng như đối với cá nhân.
>>> Có thể bạn quan tâm: 02 cách tra cứu hóa đơn điện tử trực tuyến theo Tổng Cục Thuế – 7 mẫu hóa đơn mới nhất theo Thông tư 78
Đâu là những hành vi bị cấm trong lĩnh vực hóa đơn, chứng từ?
Hành vi bị cấm trong lĩnh vực hóa đơn và chứng từ được quy định tại Điều 5 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:
(1) Đối với công chức thuế:
- Gây rắc rối, cản trở tổ chức, cá nhân khi đến mua hóa đơn, chứng từ;
- Bao che hoặc cấu kết với tổ chức, cá nhân để sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp;
- Nhận hối lộ trong quá trình thanh tra, kiểm tra hóa đơn.
(2) Đối với tổ chức, cá nhân bán hàng, cung cấp dịch vụ và những tổ chức, cá nhân có quyền và nghĩa vụ liên quan:
- Thực hiện gian lận bằng cách sử dụng hóa đơn không hợp pháp hoặc dùng hóa đơn sai mục đích;
- Cản trở công chức thuế trong quá trình thực thi nhiệm vụ, đặc biệt các hành vi gây tổn hại đến sức khỏe, danh dự của họ khi tiến hành thanh tra, kiểm tra hóa đơn, chứng từ;
- Truy cập trái phép, thay đổi hoặc phá hoại hệ thống thông tin liên quan đến hóa đơn, chứng từ;
- Đưa hối lộ hoặc thực hiện các hành vi liên quan khác nhằm thu lợi bất chính thông qua hóa đơn, chứng từ.
Như vậy, việc điều chỉnh hóa đơn điện tử có sai sót là điều hoàn toàn có thể xảy ra trong quá trình kinh doanh. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần tuân thủ chặt chẽ các quy định của pháp luật để tránh những rủi ro không đáng có. Việc nắm rõ số lần được phép điều chỉnh hóa đơn điện tử có sai sót và các thủ tục liên quan sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót và đảm bảo tính chính xác của hóa đơn.
Hệ sinh thái NewCA – Cung cấp giải pháp số toàn diện cho doanh nghiệp Việt Nam. Giúp doanh nghiệp Việt Nam tận dụng sức mạnh của công nghệ để phát triển bền vững và quản trị doanh nghiệp.
———————–
NHÀ CUNG CẤP DỊCH VỤ SỐ NEWCA
Tổng đài CSKH: 1900 2066
Hotline: 0936.208.068