Trong giao dịch mua bán hàng ngày, không ít doanh nghiệp gặp phải tình huống nhập sai tên người mua hàng trên hóa đơn điện tử. Vậy trong trường hợp đó doanh nghiệp nên xử lý như thế nào? Ở bài viết này, NewCA sẽ hướng dẫn bạn cách xử lý theo quy định mới nhất của Bộ Tài Chính.
Mục lục
Xuất hóa đơn điện tử sai tên người mua hàng có bị gì không?
Đầu tiên, việc sai tên người mua hàng trên hóa đơn điện tử là điều không mong muốn đối với khách hàng và cả doanh nghiệp. Trường hợp khách hàng dễ tính và doanh nghiệp chỉ sai tên người mua, những thông tin về mã số thuế và nội dung khác đều đúng thì doanh nghiệp không phải lập lại hóa đơn.
Tuy nhiên, một số khách hàng khó tính sẽ yêu cầu doanh nghiệp lập lại hóa đơn. Đặc biệt khách hàng là doanh nghiệp, vì quá trình mua bán ảnh hưởng đến nghiệp vụ hạch toán và định khoản sau này nên doanh nghiệp khi mua hàng đều đòi hỏi chính xác nhất.
Bên cạnh đó, mỗi năm doanh nghiệp phải lập báo cáo tài chính nộp lên cơ quan thuế. Mọi thông tin trên báo cáo tài chính phải được doanh nghiệp cập nhật liên tục và chính xác.
Nếu xuất hiện tình trạng sai tên người mua hàng trên hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải thực hiện thông báo với cơ quan Thuế việc sai sót này. Nhìn chung, dù xét về phương diện nào, sai tên thông tin khách hàng đều mất thời gian và ảnh hưởng ít nhiều đến uy tín của doanh nghiệp.
>>> Xem thêm: Tìm hiểu về hóa đơn điện tử tại NewCA
Hướng dẫn xử lý sai tên người mua hàng trên hóa đơn điện tử
Như đã đề cập ở trên, sai tên người mua hàng trên hóa đơn điện tử là câu chuyện không của riêng ai. Nếu doanh nghiệp đang gặp phải tình trạng này, đừng lo lắng, dưới đây là cách khắc phục lỗi hóa đơn điện tử nhanh chóng và chi tiết nhất.
Trường hợp 1: Thông tin mã của cơ quan thuế đã có trên hóa đơn điện tử
Căn cứ theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về xử lý sai sót. Trường hợp sai tên người mua hàng trên hóa đơn điện tử nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác chính xác, đầy đủ thì doanh nghiệp thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót. Trong trường hợp này, doanh nghiệp không phải lập lại hóa đơn.
Doanh nghiệp thực hiện thông báo với cơ quan thuế về việc sai tên người mua hàng trên hóa đơn điện tử (theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT) phụ lục IA ban hành kèm theo. Đồng thời, doanh nghiệp phải thông báo cho người mua về sai sót này. Hai bên lập biên bản điều chỉnh sai sót, mỗi bên giữ một bản lưu lại để giải trình về sau.
Trường hợp 2: Hoá đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế
Mã của cơ quan thuế đóng vai trò quan trọng trong hóa đơn điện tử và lập báo cáo tài chính sau này. Trường hợp doanh nghiệp nhập sai tên người mua hàng trên hóa đơn điện tử và trên hóa đơn không có mã của cơ quan thuế, có thể tham khảo những cách sau.
#1. Doanh nghiệp xuất hóa đơn và chưa gửi dữ liệu cho cơ quan Thuế
Ở trường hợp này, doanh nghiệp có thể hủy hóa đơn đã lập sai tên của người mua và tiến hành lập hóa đơn thay thế như sau.
- Đầu tiên, doanh nghiệp lập Biên bản hủy bỏ và lập lại hóa đơn. Nên ghi rõ nội dung sai sót, nội dung điều chỉnh lại cho đúng. Bắt buộc có chữ ký, đóng dấu của bên mua và bên bán
- Trên phần mềm của hóa đơn điện tử, doanh nghiệp click vào nút hủy hóa đơn điện tử đã lập
- Kế tiếp, chọn chức năng lập hóa đơn điện tử thay thế. Trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “Hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, Ngày tháng năm…” thì mới hợp lệ
- Cuối cùng, doanh nghiệp gửi biên bản ghi nhận sai sót và hóa đơn điện tử thay thế cho người mua và không cần lập mẫu 04/SS-HĐĐT
Lưu ý:
Nếu bên mua là cá nhân và không có chữ ký số thì hai bên nên làm biên bản ghi nhận sai sót có chữ ký trực tiếp và đóng dấu lưu lại, thuận tiện cho bộ phận kế toán kiểm tra sau này.
#2. Doanh nghiệp đã xuất hóa đơn và gửi dữ liệu lên cơ quan thuế
Ở trường hợp này, người bán đã xuất hóa đơn và gửi lên cơ quan thuế nên thủ tục sẽ phức tạp hơn. Doanh nghiệp nên khắc phục lỗi theo theo chỉ dẫn dưới đây.
Đầu tiên, doanh nghiệp và người mua lập biên bản ghi nhận việc sai tên người mua hàng trên hóa đơn điện tử và văn bản đó phải có đầy đủ chữ ký của hai bên. Kế tiếp, doanh nghiệp tiến hành lập mẫu số 04/SS-HĐĐT. Sau đó gửi đến cục thuế để thông báo sai sót.
Tóm lại, trong giao dịch thường ngày, sai tên người mua hàng trên hóa đơn điện tử là điều khó tránh khỏi. Nguyên nhân có thể xuất phát từ các bên. Điều quan trọng là doanh nghiệp có thể nhanh chóng khắc phục sự cố trên để không làm ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng.
Tóm tắt nội dung bài viết
Sai tên người mua hàng trên hóa đơn điện tử ảnh hưởng đến doanh nghiệp như thế nào?
Việc sai tên người mua hàng trên hóa đơn điện tử sẽ gây thêm nhiều rắc rối, phiền phức và mất thời gian khi phải thông báo với cơ quan Thuế về sai sót. Đồng thời gây mất uy tín của doanh nghiệp.
Cách xử lý khi sai tên người mua hàng trên hóa đơn điện tử
Trường hợp trên hóa đơn điện tử đã có mã của cơ quan Thuế: Doanh nghiệp phải thông báo với cơ quan Thuế và người mua về sai sót. Sau đó lập biên bản điều chỉnh sai sót để giải trình về sau.
Trường hợp hoá đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế:
– Nếu xuất hóa đơn và chưa gửi dữ liệu cho cơ quan Thuế, doanh nghiệp có thể hủy hóa đơn đã lập sai tên của người mua và tiến hành lập hóa đơn thay thế.
– Nếu đã xuất hóa đơn và gửi cho cơ quan Thuế, doanh nghiệp và người mua phải lập biên bản ghi nhận việc sai sót có đầy đủ chữ ký của hai bên, sau đó lập mẫu số 04/SS-HĐĐT và gửi đến cục Thuế để thông báo sai sót.
Chúng tôi hy vọng rằng, những thông tin trên sẽ hữu ích đối với doanh nghiệp. Mọi thắc mắc hay góp ý vui lòng để lại ý kiến dưới phần bình luận.
CÔNG TY CỔ PHẦN NEWCA
- Tổng đài CSKH: 1900 2066
- Hotline: 0936 208 068
- Website: https://newca.vn