Trước các tình huống sai nội dung hóa đơn điện tử thì các Nghị định và Thông tư của Chính phủ đã đưa ra những hướng dẫn xử lý cụ thể.
Vậy khi nào thì các doanh nghiệp, tổ chức hay hộ kinh doanh phải thực hiện việc điều chỉnh, hủy hoặc lập thay thế các hóa đơn sai sót này? Cùng NewCA đi sâu tìm hiểu 05 trường hợp xử lý sai nội dung hóa đơn điện tử trong bài viết dưới đây.
>>> Xem thêm: Tìm hiểu về hóa đơn điện tử tại NewCA
Mục lục
#TH 1. Hóa đơn điện tử được cấp mã từ cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua bị lập sai
Với trường hợp đầu tiên này, phương án xử lý theo đúng quy định là phải hủy hóa đơn đã được lập và phát hành một hóa đơn mới thay thế.
Quy trình xử lý được thực hiện theo 3 bước:
Bước 1: Người nộp thuế tiến hành lập thông báo về sai nội dung hóa đơn điện tử cho Cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT
Các doanh nghiệp, kế toán cần phải thực hiện thông báo đến với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT về việc hủy những hóa đơn điện tử có mà đã được lập nhưng có sai sót.
Lúc này, Cơ quan thuế sẽ tiến hành hủy hóa đơn đó trên hệ thống. Điểm đặc biệt nếu hóa đơn chưa được gửi cho khách hàng thì khi Hủy cũng không cần báo cho bên mua.
Bước 2: Người nộp thuế bắt đầu lập một hóa đơn mới, ký số gửi đến Cơ quan thuế để được cấp mã hóa đơn mới, thay thế cho hóa đơn sai trước đó.
Bước 3: Gửi lại hóa đơn đúng cho người mua.
#TH 2: Sai sót liên quan đến tên, địa chỉ của bên mua nhưng vẫn đúng về MST và các nội dung khác
Với trường hợp hóa đơn điện tử sai tên, địa chỉ, phương án xử lý sai nội dung hóa đơn điện tử là thông báo về việc hóa đơn có sai sót cho người mua và Cơ quan thuế thì không phải tiến hành lập lại hóa đơn.
Quy trình xử lý khá đơn giản:
Bước 1: Người bán thực hiện gửi thông báo đến cho người mua về việc sai nội dung hóa đơn điện tử và sẽ Không lập lại một bản hóa đơn mới.
Bước 2: Người bán thực hiện gửi thông báo tới Cơ quan thuế về việc hóa đơn điện tử có sai sót theo chuẩn Mẫu 04/SS-HĐĐT.
Lưu ý: Trong trường hợp mà hóa đơn điện tử lại không có mã từ Cơ quan thuế xảy ra sai sót nhưng chưa gửi dữ liệu lên cơ quan thì không cần lập thông báo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
#TH 3. Sai nội dung hóa đơn điện tử liên quan đến MST, số tiền trên hóa đơn, tiền thuế hay hàng hóa sai quy cách, chất lượng
Căn cứ theo Nghị định của Chính phủ, với trường hợp này thì người bán và người mua sẽ phải tự thỏa thuận với nhau để chọn ra 1 trong 2 phương pháp.
Tiến hành làm hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn điện tử sai sót
Bên bán sẽ tiến hành lập hóa đơn điện tử điều chỉnh các sai sót trong hóa đơn đã lập và gửi cho bên mua:
- Hóa đơn điện tử điều chỉnh khi lập cần phải có dòng chữ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”
- Nội dung trình bày trên hóa đơn điều chỉnh: nếu tăng thì sử dụng dấu dương, nếu giảm thì ghi dấu âm và bắt buộc cần đúng với thực tế.
Tiến hành hủy hóa đơn sai sót và lập một hóa đơn khác thay thế
Bên bán sẽ lập một hóa đơn điện tử mới để thay thế và gửi cho bên mua:
- Trong trường hợp bên bán cũng như bên mua có thỏa thuận trước về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi tiến hành lập hóa đơn thay thế thì hai bên cần phải ghi rõ các sai sót vào văn bản rồi người bán mới bắt đầu lập hóa đơn điện tử thay thế.
- Hóa đơn điện tử mới vẫn bắt buộc có dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
#TH 4: Xử lý sai nội dung hóa đơn điện tử khi hủy dịch vụ
Trong trường hợp người bán lập ra các hóa đơn khi thu tiền vào thời gian trước hoặc trong lúc cung cấp dịch vụ theo quy định nhưng lại phát sinh việc dẫn đến hủy hợp đồng hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ thì phải tiến hành hủy hóa đơn đã lập và cần Thông báo tới Cơ quan thuế theo đúng Mẫu 04/SS-HĐĐT về việc hủy.
#TH 5: Cơ quan thuế kiểm tra và phát hiện ra sai nội dung hóa đơn điện tử và thông báo cho người bán
Bước 1: Người bán nhận được thông báo rà soát lại từ Cơ quan thuế. Trong trường hợp cơ quan thuế phát hiện ra những sai sót trên hóa đơn điện tử thì thông báo Mẫu số 01/TB-RSĐT sẽ được gửi qua email để người bán tiến hành kiểm tra sai sót.
Lưu ý:
- Người bán kiểm tra rõ thời hạn được Cơ quan thuế ghi trên thông báo. Nếu hết thời hạn mà không báo lại với Cơ quan thuế, cơ quan sẽ tiếp tục gửi thông báo rà soát lần 2.
- Sau 2 lần thông báo nhưng không nhận được kết quả phản hồi, Cơ quan thuế sẽ tiến hành chuyển sang trường hợp kiểm tra về việc sử dụng hóa đơn điện tử của đơn vị.
Bước 2: Thực hiện lập một thông báo gửi cho Cơ quan thuế về việc sai nội dung hóa đơn điện tử.
Bước 3: Hủy, thay thế hoặc điều chỉnh hóa đơn, chờ khi Cơ quan thuế cấp mã và gửi đến người mua.
Câu hỏi thường gặp
Cách gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế khi xử lý sai nội dung hóa đơn điện tử?
Doanh nghiệp có thể chọn mẫu hoá đơn và thực hiện các thao tác gửi nhanh chóng và dễ dàng qua phần mềm hoá đơn điện tử.
Kê khai hoá đơn thay thế khi nào?
Các hóa đơn điện tử đã lập mới thay thế cho sai nội dung hóa đơn điện tử, bộ phận kế toán doanh nghiệp thực hiện kê khai tại kỳ lập hóa đơn.
Bài viết là tổng hợp các cách xử lý chi tiết, cụ thể với 05 trường hợp sai nội dung hóa đơn điện tử thường xuyên xảy ra nhất. Để các thao tác được nhanh chóng và thuận tiện, khách hàng hãy liên hệ với NewCA để được tư vấn về các phần mềm hóa đơn điện tử đạt chuẩn, uy tín và chất lượng!
CÔNG TY CỔ PHẦN NEWCA
- Tổng đài CSKH: 1900 2066
- Hotline: 0936 208 068
- Website: https://newca.vn/