Hoạt động thương mại điện tử không còn quá xa lạ đối với mỗi doanh nghiệp trong thời đại 4.0 hiện nay, cũng chính vì thế, các giao dịch điện tử ngày càng phát triển mạnh mẽ. Điều này đặt ra một thách thức lớn trong việc thiết lập quy trình giao kết hợp đồng để có thể đạt được hiệu quả cao nhất cho cả doanh nghiệp và khách hàng. Hãy cùng NewCA cùng tìm hiểu quy trình giao kết hợp đồng thương mại điện tử đơn giản và chính xác nhất trong bài viết dưới đây nhé!
Mục lục
Giao kết hợp đồng điện tử là gì?
Giao kết hợp đồng là hai bên có các hành động thể hiện việc xác lập, thay đổi, chấm dứt quyền và nghĩa vụ trên hợp đồng theo cơ sở pháp luật. Việc giao kết hợp đồng được thực hiện dựa trên nguyên tắc tự nguyện, bình đẳng, thiện chí, hợp tác và trung thực.
Giao kết hợp đồng điện tử được hiểu đơn giản là việc sử dụng dữ liệu điện tử để tiến hành thực hiện việc đề nghị giao kết và đi kèm với đó là cá điều khoản về quy định của hợp đồng, việc giao kết bằng hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý tương đương với hợp đồng truyền thống.
Khi giao kết hợp đồng, cần đảm bảo chính xác về các nội dung:
- Chủ thể giao kết hợp đồng
- Thời điểm gửi và nhận dữ liệu trong giao kết hợp đồng
- Địa điểm gửi và nhận dữ liệu trong giao kết hợp đồng
>>> Xem thêm: Tìm hiểu về phần mềm kế toán tại NewCA
Quy trình giao kết hợp đồng thương mại điện tử
Quy trình giao kết hợp đồng thương mại điện tử đầy đủ bao gồm 5 bước sau: Thông báo mời đề nghị giao kết, cung cấp điều khoản hợp đồng và đề nghị giao kết, xác nhận nội dung, phản hồi đề nghị giao kết, thực hiện hợp đồng
#1. Thông báo mời đề nghị giao kết hợp đồng thương mại điện tử
Bước đầu tiên trong quy trình giao kết hợp đồng thương mại điện tử đó chính là thông báo mời đề nghị giao kết. Thông báo mời đề nghị giao kết là một chứng từ điện tử về đề nghị giao kết hợp đồng giữa hai bên. Tuy nhiên, lời giao kết này sẽ không có chính xác địa chỉ người nhận mà chỉ như một thông báo đến toàn thể những đơn vị, doanh nghiệp đọc được thông tin trên.
Ví dụ: Một website bán hàng trên sàn thương mại điện tử, khi đưa ra bài viết về giới thiệu về thông tin một loại hàng hóa, dịch vụ nào đó của công ty. kèm với đó là những điều khoản về việc giao nhận, mua hàng hóa dịch vụ hàng nói trên thì sẽ được coi là lời thông báo mời đề nghị giao kết.
#2. Cung cấp điều khoản hợp đồng và đề nghị giao kết
Để việc giao kết hợp đồng thành công thì việc nắm rõ được thông tin của sản phẩm, dịch vụ là cần thiết. Hai bên cần cung cấp rõ những thông tin về điều khoản hợp đồng như: Thông tin về hàng hóa, giá cả, điều kiện giao dịch, phương thức thanh toán, phương thức giao nhận, …
Sau khi cung cấp đầy đủ thông tin, nếu hai bên có ý định kết giao hợp đồng thì một trong hai bên sẽ đưa ra đề nghị giao kết. Đề nghị giao kết trong quy trình giao kết hợp đồng thương mại điện tử được coi là sự thể hiện rõ ràng nhất về ý định kết giao hợp đồng giữa hai bên.
#3. Xác nhận nội dung và phản hồi đề nghị giao kết
Để có thể rà soát hợp đồng giao kết chính xác, bản giao kết cần thể hiện đầy đủ và chính xác những thông tin dưới đây:
- Tên hàng hóa, loại hàng hóa và số lượng hàng hóa giao dịch
- Cách thức giao hàng và thời gian nhận hàng
- Phương thức thanh toán và giá trị hàng hóa cần thanh toán
Những thông tin trên chứng từ điện tử này cần được lưu trữ và bảo quản trên hệ thống giao dịch điện tử.
Sau khi chắc chắn những thông tin trong bản giao kết là chính xác, khách hàng có thể lựa chọn hủy giao dịch hoặc chấp nhận việc đề nghị giao kết hợp đồng.
Trong trường hợp người dùng chấp nhận tiến hành giao kết hợp đồng, khách hàng có thể tiến hành xác nhận đồng ý với những nội dung trong bản giao kết bằng cách ký số bằng chữ ký số.
Sau khi hoàn tất xác nhận đồng ý, bên cung cấp dịch vụ, hàng hóa sẽ tiến hành cung cấp chứng từ chứng minh việc chấp thuận của khách hàng và những thông tin liên quan sau:
- Thông tin về chứng từ giao kết
- Thông tin liên hệ để giải đáp thắc mắc với giao kết vừa được chấp thuận
#4. Thực hiện hợp đồng
Sau khi hai bên hoàn thành việc ký giao kết hợp đồng, hệ thống điện tử sẽ gửi thông báo về việc hoàn tất đến 2 bên, hợp đồng lúc này sẽ được mã hóa và lưu trữ trên hệ thống.
Các bên sẽ phải thực hiện những cam kết như trên giao kết đề cập bao gồm: Chuẩn bị, cung cấp hàng hóa dịch vụ, đảm bảo sự chính xác về số lượng hàng hóa, chủng loại hàng hóa, ….
Tóm lược nội dung
Giao kết hợp đồng thương mại điện tử, cần đảm bảo chính xác thông tin gì?
– Chủ thể giao kết hợp đồng
– Thời điểm gửi và nhận dữ liệu trong giao kết hợp đồng
– Địa điểm gửi và nhận dữ liệu trong giao kết hợp đồng
Quy trình giao kết hợp đồng thương mại điện tử
#1. Thông báo mời đề nghị giao kết hợp đồng thương mại điện tử
#2. Cung cấp điều khoản hợp đồng và đề nghị giao kết
#3. Xác nhận nội dung và phản hồi đề nghị giao kết
#4. Thực hiện hợp đồng
Trên đây là một số thông tin về quy trình giao kết hợp đồng thương mại điện tử mà NewCA muốn gửi đến bạn đọc. Việc giao kết hợp đồng thương mại điện tử đang ngày càng trở nên phổ biến, hãy nắm chắc quy trình này để có thể giao dịch thuận lợi trong thời đại 4.0 đang không ngừng phát triển này nhé!
CÔNG TY CỔ PHẦN NEWCA
- Tổng đài CSKH: 1900 2066
- Hotline: 0936 208 068
- Website: https://newca.vn/