Điều chỉnh hóa đơn điện tử luôn là một trong các cách xử lý khi hóa đơn điện tử bị sai hoặc thiếu sót nhằm giúp người bán nhanh chóng chỉnh sửa các thông tin trên hóa đơn theo đúng thực tế xảy ra. Vậy, có phải trong mọi trường hợp đều được điều chỉnh và thủ tục làm đơn như thế nào theo đúng quy định về điều chỉnh hóa đơn điện tử? Cùng NewCA tìm lời giải đáp trong bài viết này.
Mục lục
Khi nào được phép điều chỉnh hóa đơn điện tử?
Điều chỉnh được hiểu theo nghĩa là sửa đổi cũng như sắp xếp lại cho đúng, cho hợp lý hơn. Tương tự như nghĩa chung này thì việc điều chỉnh hóa đơn sẽ được yêu cầu khi có sai sót xảy ra.
Tuy nhiên, không phải tất cả các trường hợp nào có sai sót cũng được xử lý theo cách điều chỉnh mà tùy vào mức độ của mỗi trường hợp sẽ có cách xử lý riêng biệt theo đúng quy định về luật điều chỉnh hóa đơn.
04 cách xử lý theo quy định về điều chỉnh hóa đơn điện tử khi có sai sót
#1. Hủy hóa đơn điện tử
Trong trường hợp người bán phát hiện ra rằng hóa đơn đã được cấp mã từ cơ quan thuế chưa gửi thành công cho người mua xuất hiện các sai sót thì người bán cần thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo đúng Mẫu số 04/SS-HĐĐT về việc hủy hóa đơn có mã được lập ra có sai sót và tiến hành lập một hóa đơn điện tử mới. Đồng thời, ký số gửi lên cơ quan thuế cấp một mã hóa đơn mới thay thế cho mã hóa đơn cũ để gửi cho bên người mua.
#2. Thông báo đến người mua về việc hóa đơn đã có sai sót và không cần lập lại hóa đơn mới
Với trường hợp hóa đơn điện tử đã có sẵn mã của cơ quan thuế hoặc khi hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế nhưng đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện ra những sai sót liên quan đến: tên, địa chỉ người mua nhưng vẫn đúng về mã số thuế cũng như các nội dung khác không sai sót thì bên bán chỉ cần thông báo cho bên mua về việc sai sót hóa đơn chứ không cần tiến hành lập lại.
Dù không cần lập lại nhưng người bán vẫn cần thông báo lên cơ quan thuế về việc hóa đơn điện tử theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT thì mới đúng theo quy định điều chỉnh hóa đơn điện tử mới nhấn. Tuy nhiên, hành động kể trên sẽ trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã có sai sót chưa gửi dữ liệu hóa đơn về cơ quan thuế.
#3. Điều chỉnh hoặc tiến hành lập lại một hóa đơn mới
Hóa đơn điện tử có mã hoặc các hóa đơn điện tử không có mã từ cơ quan thuế đã tiến hành gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán lúc này mới phát hiện ra sai sót liên quan đến: sai mã số thuế, sai về tổng số tiền trên hóa đơn, sai thuế suất, tiền thuế hay hàng hóa ghi sai với quy cách, chất lượng thì sẽ có 2 cách dựa trên quy định về điều chỉnh hóa đơn điện tử như sau:
- Người bán đã lập hóa đơn điện tử phải tự điều chỉnh hóa đơn đã lập mà xảy ra sai sót. Trong trường hợp người bán và người mua đã thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận cả hai bên trước khi lập hóa đơn điều chỉnh mới thì hai bên lập văn bản thêm để ghi rõ các sai sót rồi người bán mới điều chỉnh hóa đơn đã lập.
- Người bán sẽ lập một hóa đơn điện tử mới thay thế, trừ các trường hợp mà hai bên bán và mua có thỏa thuận về lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế. Với tình huống này, hai bên lập thêm thỏa thuận để ghi rõ các sai sót rồi người bán mới tiến hành lập hóa đơn mới.
#4. Người bán kiểm tra lại các sai sót
Khi cơ quan thuế là bên phát hiện ra các lỗi sai sót trong hóa đơn điện tử thì cơ quan sẽ thông báo đến người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT để người bán tiến hành kiểm tra và rà soát lại các sai sót.
Xem thêm: Một số lưu ý khi hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế có sai sót
Thủ tục xử lý theo quy định về điều chỉnh hóa đơn điện tử
Thông tư của Bộ Tài chính đã đưa ra quy định về điều chỉnh hóa đơn điện tử khi bị sai sót theo hình thức dưới đây:
- Người bán khi lập hóa đơn điện tử điều chỉnh thì hóa đơn điều chỉnh này bắt buộc phải có dòng chữ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”
- Trong trường hợp mà hóa đơn điện tử đã lập có các sai sót cần phải được xử lý dưới hai hình thức điều chỉnh hoặc thay thế thì người bán cần sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT để thông báo về việc điều chỉnh cho một hoặc nhiều hóa đơn điện tử có sai sót đến cơ quan thuế tại bất cứ thời gian nào. Tuy nhiên, cũng cần lưu ý thời gian chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng khi phát sinh hóa đơn điện tử.
- Nếu người bán đã xử lý dưới dạng điều chỉnh hoặc thay thế mà lại tiếp tục phát hiện những hóa đơn tiếp theo có lỗi tương tự thì sẽ thực hiện theo hình thức tương tự với lần đầu tiên.
- Đối với phần nội dung liên quan đến giá trị hóa đơn thì điều chỉnh tăng (dùng dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) chính xác với thực tế.
Tóm tắt bài viết
04 cách xử lý theo quy định về điều chỉnh hóa đơn khi có sai sót
#1. Hủy hóa đơn điện tử
#2. Thông báo đến người mua về việc hóa đơn đã có sai sót và không cần lập lại hóa đơn mới
#3. Điều chỉnh hoặc tiến hành lập lại một hóa đơn mới
#4. Người bán kiểm tra lại các sai sót
Khi nào được phép điều chỉnh hóa đơn điện tử?
Không phải tất cả các trường hợp nào có sai sót cũng được xử lý theo cách thứ điều chỉnh mà tùy vào mức độ của mỗi trường hợp sẽ có cách xử lý riêng biệt theo đúng quy định về luật điều chỉnh hóa đơn điện tử.
Như vậy, các quy định về điều chỉnh hóa đơn điện tử liên quan đến cách thức và thủ tục xử lý đã được NewCA chia sẻ cụ thể trong bài viết này. Nếu có nhu cầu tham khảo các phần mềm hóa đơn điện tử chất lượng cao, uy tín thì hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ ngay nhé!
CÔNG TY CỔ PHẦN NEWCA
- Tổng đài CSKH: 1900 2066
- Hotline: 0936 208 068
- Website: https://newca.vn/