Phần mềm kế toán miễn phí là công cụ hỗ trợ đắc lực không thể thiếu đối với bộ phận kế toán và là lựa chọn tối ưu cho những doanh nghiệp mới thành lập. Với sự phát triển không ngừng của công nghệ, trên thị trường hiện có rất nhiều phần mềm kế toán ra đời gây khó khăn cho người dùng khi cần sử dụng.
Bài viết dưới đây sẽ đưa ra những điều cần cân nhắc khi lựa chọn phần mềm kế toán, giúp người dùng có thể nhanh chóng tìm được phần mềm phù hợp với nhu cầu sử dụng của mình.
Mục lục
Tiêu chí chọn phần mềm kế toán miễn phí
Phần mềm kế toán phải phù hợp với lĩnh vực hoạt động
Hiện nay, trên thị trường hiện có thể chia ra các lĩnh vực hoạt động như sau:
- Lĩnh vực thương mại
- Lĩnh vực dịch vụ
- Lĩnh vực xây lắp
- Lĩnh vực sản xuất
Không phải ngành nghề nào, lĩnh vực nào cũng dùng phần mềm kế toán giống nhau bởi mỗi ngành nghề, lĩnh vực đều có một đặc điểm riêng biệt. Vì vậy, khi lựa chọn phần mềm kế toán miễn phí, người dùng cần chú ý tìm kiếm phần mềm sở hữu các tính năng phù hợp với tính chất đặc thù và hoạt động của doanh nghiệp mình.
Phần mềm đáp ứng các yêu cầu về kế toán tài chính và quản trị
Kế toán được phân thành 2 mảng: kế toán tài chính và kế toán quản trị. Trong đó:
- Kế toán tài chính: Đáp ứng các yêu cầu về sổ sách và báo cáo cho các cơ quan nhà nước, các nhà đầu tư hoặc ngân hàng.
- Kế toán quản trị: Phục vụ nhu cầu quản trị nội bộ của doanh nghiệp như cung cấp báo cáo phân tích số liệu về bán hàng, khách hàng, mua hàng,…
Một số doanh nghiệp sử dụng phần mềm chỉ để phục vụ cho kế toán tài chính. Bên cạnh đó, nhiều doanh nghiệp lựa chọn phần mềm kế toán còn để phục vụ vận hành cho doanh nghiệp. Vì vậy, tùy thuộc vào từng trường hợp, phần mềm kế toán miễn phí phải đáp ứng được nhu cầu sử dụng thực tế của doanh nghiệp.
Phần mềm phải có dịch vụ hỗ trợ tốt
Để sử dụng phần mềm kế toán một cách hiệu quả, doanh nghiệp sẽ cần được hỗ trợ và đào tạo chuyên sâu về các tính năng nghiệp vụ. Do đó, khi lựa chọn phần mềm kế toán, doanh nghiệp cần quan tâm đến dịch vụ tư vấn và hỗ trợ của nhà cung cấp dịch vụ.
Nếu đơn vị cung cấp có chính sách hỗ trợ chuyên nghiệp, quá trình sử dụng phần mềm kế toán của doanh nghiệp sẽ diễn ra thuận lợi, thông suốt khi được hỗ trợ tận tình.
Ngược lại, nếu đơn vị cung cấp không có chính sách chăm sóc khách hàng chu đáo, việc sử dụng phần mềm sẽ gặp phải nhiều khó khăn, vướng mắc mà không được giải đáp, gây nên tình trạng tốn kém thời gian, tiền của… trong quá trình sử dụng.
Phần mềm kế toán phải thân thiện và dễ sử dụng
Thân thiện và dễ sử dụng là yếu tố vô cùng quan trọng nhưng trong thực tế, có rất nhiều doanh nghiệp đã bỏ quên điều này khi lựa chọn phần mềm kế toán.
Theo đó, phần mềm phải có giao diện thân thiện, dễ sử dụng và dễ cài đặt. Đặc biệt, phần mềm còn cần có tính năng làm việc từ xa, làm việc mọi lúc mọi nơi thông qua Internet để hỗ trợ doanh nghiệp dễ dàng hơn trong quản lý công việc và đáp ứng được tính kịp thời của dữ liệu trong thời đại 4.0 hiện nay.
Lựa chọn phần mềm kế toán miễn phí có khả năng tích hợp, mở rộng linh hoạt
Khi lựa chọn phần mềm kế toán, doanh nghiệp cần phải xem xét đến các yếu tố dưới đây:
- Phần mềm có thể phát triển khi doanh nghiệp phát triển và có khả năng nhanh chóng tích hợp các dòng sản phẩm mới, thích nghi với sự thay đổi của doanh nghiệp.
- Phần mềm có thể cho phép tích hợp với các hệ thống khác trong quá trình hoạt động.
- Phần mềm có thể nhập, xuất và hợp nhất dữ liệu từ những ứng dụng khác.
- Phần mềm có cấu trúc mở và cho phép các tiện ích tùy chỉnh.
Rất nhiều doanh nghiệp không nhìn thấy được sự phát triển trong tương lai của chính doanh nghiệp mình. Vì vậy, họ thường hay bỏ qua và không quan tâm những yếu tố kể trên – những điều quan trọng khi lựa chọn phần mềm kế toán.
Lựa chọn dựa vào tính bảo mật
Lưu ý tiếp theo khi lựa chọn phần mềm kế toán miễn phí đó là khả năng đáp ứng được tiêu chí bảo mật. Trong đó, nổi bật nhất là tính năng phân quyền và khả năng sao lưu tự động tích hợp trong quá trình sử dụng.
Một phần mềm kế toán có tính bảo mật cao sẽ mang lại nhiều tiện ích thiết thực, đồng thời hạn chế tối đa những rủi ro không đáng có trong lĩnh vực kế toán, giúp bảo toàn ngân sách và đem lại sự thuận lợi trong quá trình hoạt động doanh nghiệp trên thị trường.
Những lưu ý khi sử dụng phần mềm kế toán
Khi lựa chọn sử dụng một phần mềm kế toán miễn phí nào đó, doanh nghiệp cần phải lưu ý những điều sau:
Không nên dùng nhiều loại phần mềm khác nhau
Khi sử dụng phần mềm kế toán miễn phí, bạn hãy đặt ra những yêu cầu về tính năng cụ thể để đảm bảo đáp ứng đúng nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp.
Tiếp theo, doanh nghiệp hãy nghiên cứu và tìm kiếm phần mềm phù hợp nhất. Tránh tình trạng dùng quá nhiều phần mềm do chưa tìm hiểu kỹ về tính năng, khi sử dụng thử thấy không phù hợp lại chuyển sang sử dụng phần mềm khác gây mất thời gian để tìm hiểu, đào tạo cách sử dụng,…
Tải phần mềm tại trang web của nhà cung cấp
Người dùng nên tải phần mềm kế toán trên trang web của nhà cung cấp để đảm bảo sự an toàn thông tin. Không nên tải phần mềm trên các diễn đàn hay những trang web không uy tín, tránh tình trạng đánh cắp thông tin và gây hại cho thiết bị sử dụng.
Bên cạnh đó, bạn cũng không nên lựa chọn những phần mềm do cá nhân phát triển bởi thông thường khi dùng loại phần mềm này, người dùng sẽ không được hỗ trợ nhiều trong quá trình sử dụng.
Tham khảo những ý kiến phản hồi của người đã từng sử dụng
Trước khi đưa ra quyết định sử dụng bất cứ loại phần mềm kế toán miễn phí nào, một phương pháp hữu ích bạn có thể sử dụng đó là tham khảo ý kiến, đánh giá của những người đã sử dụng phần mềm trước đó. Dựa trên cơ sở ấy, bạn sẽ có thể phân tích và chọn ra loại phần mềm hiệu quả nhất cho doanh nghiệp.
Chỉ nên sử dụng phần mềm kế toán miễn phí trong thời gian nhất định
Đa số những nhà cung cấp các phần mềm kế toán sẽ chỉ cho phép người dùng sử dụng chúng miễn phí trong một khoảng thời gian nhất định. Và ngay sau đó, những phần mềm miễn phí này sẽ bị hạn chế tính năng và sẽ mất thêm chi phí khi nâng cấp. Vì thế, bạn chỉ nên dùng phần mềm kế toán miễn phí tạm thời trong cho đến khi tìm được một phần mềm phù hợp để sử dụng.
Tóm tắt bài viết
6 tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán miễn phí
– Phần mềm kế toán phải phù hợp với lĩnh vực hoạt động
– Phần mềm đáp ứng các yêu cầu về kế toán tài chính và quản trị
– Phần mềm phải có dịch vụ hỗ trợ tốt
– Phần mềm kế toán phải thân thiện và dễ sử dụng
– Lựa chọn phần mềm kế toán miễn phí có khả năng tích hợp, mở rộng linh hoạt
– Lựa chọn dựa vào tính bảo mật
Lưu ý khi sử dụng phần mềm kế toán miễn phí
– Không nên dùng nhiều loại phần mềm khác nhau
– Tải phần mềm tại trang web của nhà cung cấp
– Tham khảo những ý kiến phản hồi của người đã từng sử dụng
– Chỉ nên sử dụng phần mềm kế toán miễn phí trong thời gian nhất định
Trên đây là những lưu ý quan trọng khi lựa chọn phần mềm kế toán miễn phí. Hy vọng với những thông tin trên, doanh nghiệp sẽ có thể lựa chọn được phần mềm kế toán phù hợp với nhu cầu sử dụng.
CÔNG TY CỔ PHẦN NEWCA
- Tổng đài CSKH: 1900 2066
- Hotline: 0936 208 068
- Website: https://newca.vn/