Có nên sử dụng phần mềm hợp đồng điện tử cho doanh nghiệp không?

Bắt nhịp với chuyển đổi số toàn cầu, hình thức giao kết bằng hợp đồng điện tử đã dần thay thế cho hình thức truyền thống. Đặc biệt, với phần mềm hợp đồng điện tử, các doanh nghiệp đã dần hoàn thiện cơ cấu tổ chức, nhanh chóng rút ngắn thời gian ký kết hợp đồng cũng như dễ dàng hội nhập vào thị trường toàn cầu. Cùng NewCA tìm hiểu về các thông tin liên quan đến phần mềm hợp đồng điện tử cho doanh nghiệp trong bài viết này.

Định nghĩa về phần mềm hợp đồng điện tử 

Phần mềm hợp đồng điện tử chính là một giải pháp nhằm tự động hóa toàn bộ quy trình ký kết hợp đồng giữa các bên. Ở bất cứ đâu, bất cứ thời điểm nào, chỉ cần có kết nối internet là các bên đều có thể tiến hành việc trình ký, ký kết mà không nhất thiết phải gặp mặt trực tiếp như phương pháp truyền thống.

Xem thêm: Hợp đồng điện tử là gì?

Pháp luật có công nhận phần mềm hợp đồng điện tử hay không?

Đa phần khi áp dụng các phần mềm hợp đồng điện tử, chủ doanh nghiệp, đơn vị hoặc hộ kinh doanh thường đặt ra các câu hỏi liên quan đến tính pháp lý, rủi ro về bảo mật trong toàn bộ quá trình ký kết. 

Xem thêm: Hướng dẫn cài ứng dụng hỗ trợ ký bằng chữ ký số trên phần mềm hóa đơn điện tử 

Điều 33 và 34 của Luật giao dịch điện tử năm 2005 có đề cập: 

• Hợp đồng điện tử là dạng hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu dựa trên quy định của Luật này 
• Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử sẽ không bị phủ nhật hoặc mất đi chỉ vì hợp đồng đó được thể hiện dưới dạng thông điệp

Như vậy, theo 2 điều luật trên thì các hợp đồng sử dụng phần mềm hợp đồng điện tử hoàn toàn đủ khả năng đáp ứng các điều kiện cũng như có giá trị pháp lý tương đương với hợp đồng giấy. Bên cạnh đó, để đảm bảo tính hợp pháp của hợp đồng điện tử thì những điều kiện sau đây cũng cần được chú trọng:

• Các bên trong hợp đồng cung cấp đầy đủ chữ ký số
• Hợp đồng không có dấu hiệu bị chỉnh sửa kể từ ngày hoàn thiện việc ký kết
• Người ký phải là người đại diện theo đúng pháp luật hoặc được ủy quyền theo đúng quy định
• Chữ ký số phải được cấp phép theo pháp lực và còn hiệu lực vào thời điểm ký

Lợi ích của phần mềm hợp đồng điện tử

Khi sử dụng phần mềm hợp đồng điện tử, các công đoạn như: in hợp đồng, trình ký lên các cấp, chuyển phát hoặc lưu trữ sẽ được tự động hóa hoàn toàn. Do đó, tiết kiệm phần lớn chi phí, thời gian cũng như tăng tính tiện lợi trong việc ký kết cho mỗi doanh nghiệp.

#1. Tiết kiệm thời gian

Thông thường, thời gian trung bình để hoàn thành việc ký kết một bộ hợp đồng và chuyển về cho đơn vị văn thư lưu trữ sẽ mất từ 5 cho đến 8 ngày làm việc. Không chỉ vậy, trong các giai đoạn dịch Covid thì các phương tiện chuyển phát nhanh: Grab, Gojek, Bee,…đều phải ngưng hoạt động nên việc trình ký hợp đồng đến tay đối tác, khách hàng gần như là bất khả thi. 

Việc chậm trễ ký kết như vậy chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến quyết định mua hàng của khách hàng, ảnh hưởng đến doanh thu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, kể từ khi phần mềm hợp đồng điện tử ra đời, việc trình ký hợp đồng hay ký kết chỉ cần vài giây là đã hoàn thành.

#2. Tiết kiệm chi phí

Những khoản chi phí mà doanh nghiệp cần chi trả cho một bộ hợp đồng thường không được thống kê ra một cách rõ ràng, chi tiết. Tuy nhiên, riêng khoản chi phí liên quan tới in ấn, chuyển phát và bảo quản lưu trữ cho một bộ hợp đồng sẽ dao động từ 50.000 cho tới 80,000 VNĐ. 

Như vậy, nếu phát sinh 500 hợp đồng trong vòng một năm thì con số này có thể chạm ngưỡng 40,000,000 vnđ. Trong khi đó, chi phí của các phần mềm hợp đồng điện tử thường chỉ bằng 15% con số này. Nói cách khác, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được 85% chi phí so với việc sử dụng phương thức truyền thống. 

#3. Tăng tính tiện lợi trong việc ký kết, bảo quản và lưu trữ

Ưu điểm nổi bật mà doanh nghiệp yêu thích về phần mềm hợp đồng điện tử đó là có thể ký kết mọi lúc, mọi nơi và trên mọi thiết bị (máy tính, điện thoại thông minh, laptop,…). 

Hơn thế nữa, việc bảo quản và lưu trữ hợp đồng giấy luôn là một vấn đề nhức nhối bởi số lượng hợp đồng càng lớn thì việc tìm kiếm chúng càng gặp nhiều khó khăn. Ngoài ra, các bộ hợp đồng bản cứng cũng sẽ tốn thêm diện tích lưu trữ, đối diện với nguy cơ mối mọt, cháy hỏng,… 

Với phần mềm hóa đơn điện tử, mọi nỗi lo kể trên đều được giải quyết và việc tìm kiếm sẽ chỉ mất vài giây ngắn ngủi.

Tóm tắt bài viết

Bài viết trên đã tổng hợp tất cả các thông tin liên quan đến phần mềm hợp đồng điện tử và những lợi ích tuyệt vời mà chúng mang lại cho doanh nghiệp. Cũng bởi vậy nên bất cứ doanh nghiệp, tổ chức hay đơn vị kinh doanh nào cũng nên sử dụng phần mềm hợp đồng điện tử. Nếu cần bất cứ sự hỗ trợ nào, liên hệ ngay với NewCA để được giải đáp.

CÔNG TY CỔ PHẦN NEWCA

• Tổng đài CSKH: 1900 2066
• Hotline: 0936 208 068
• Website: https://newca.vn/