6 lợi ích của hợp đồng điện tử doanh nghiệp không thể bỏ lỡ

Q: Hợp đồng điện tử có bắt buộc đối với doanh nghiệp không

Thời hạn bắt buộc hóa đơn điện tử mới nhất là 1/7/2022. Vì vậy, hiện nay hợp đồng điện tử đã bắt buộc sử dụng đối với doanh nghiệp.

Hợp đồng điện tử đã và đang ngày một phổ biến và được rất nhiều doanh nghiệp tin tưởng sử dụng bởi những lợi ích vượt trội so với hợp đồng truyền thống. Vậy lợi ích của hợp đồng điện tử là gì?

Cùng NewCA tìm hiểu về 06 lợi ích của hợp đồng điện đối với doanh nghiệp, đơn vị, hộ kinh doanh trong thời đại cả nước đang cùng chuyển đổi số ngay tại bài viết dưới đây.

Mục lục

#1. Tiết kiệm phần lớn chi phí, tối ưu lợi nhuận

Lợi ích của hợp đồng điện tử đầu tiên phải kể đến đó chính là giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một phần chi phí lớn cũng như tối ưu nguồn lợi nhuận. Với hợp đồng điện tử, tất cả các quy trình như soạn thảo, các bên tiến hành duyệt nội dung, giao kết, gửi hay nhận đều sẽ được thực hiện trên phương tiện điện tử nhanh chóng và tiện lợi.

Do vậy, hợp đồng điện tử chính xác là một giải pháp mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng nên ứng dụng. Một vài lợi ích của hợp đồng điện tử cụ thể là:

Sử dụng hình thức hợp đồng điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí trong các khoản như in ấn, nhân sự quản lý hợp đồng, di chuyển để tiến hành giao kết,..
Tiết kiệm nhiều thời gian và chi phí nhân sự do không cần phải tổ chức các buổi lễ ký kết hoặc hẹn gặp mặt.
Tiết kiệm chi phí và thời gian trong việc chuyển phát hợp đồng tới tay đối tác khách hàng.

Tiết kiệm phần lớn chi phí, tối ưu lợi nhuận — Lợi ích của hợp đồng điện tử

>>> Xem thêm: Tìm hiểu về hợp đồng điện tử tại NewCA

#2. Tiết kiệm thời gian và công sức cho người lao động

Bên cạnh lợi ích của hợp đồng điện tử là tiết kiệm chi phí thì còn có tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp cũng như người lao động. Tất cả các cá nhân tham gia vào việc thực hiện giao kết hợp đồng sẽ không bị tốn quá nhiều thời gian hay công sức để di chuyển đến địa điểm diễn ra buổi kế kết như hợp đồng giấy truyền thống. Cũng bởi vậy nên người lao động sẽ có quỹ thời gian mới để giải quyết các công việc khác và tăng hiệu quả làm việc.

#3. Thuận tiện, rõ ràng và minh bạch

So với hợp đồng giấy truyền thống thì hợp đồng điện tử có tính minh bạch cao hơn bởi tất cả các điều khoản, nội dung bên trong hợp đồng đều diễn ra trên phương tiện điện tử đồng thời công khai với các bên. Bên cạnh đó, việc chỉnh sửa hay cập nhật các nội dung mới cũng sẽ xuất hiện tại mục lịch sử, các bên có thể tiến hành xem chi tiết.

Ngoài ra, các bên có thể ký hợp đồng tại bất cứ địa điểm nào, dù trong nước hay quốc tế và chỉ cần sở hữu thiết bị điện tử như máy tính, điện thoại, laptop,…

#4. Dễ dàng tìm kiếm và lưu trữ an toàn

Nhắc đến lợi ích của hợp đồng điện tử thì không thể thiếu tính bảo mật, lưu trữ vô cùng an toàn và dễ dàng tìm kiếm. Tất cả các hợp đồng điện tử sẽ được lưu trữ trên hệ thống số nên người dùng có thể thực hiện thao tác tìm kiếm, truy cập ở mọi lúc, mọi nơi bằng các thiết bị thông minh có kết nối Internet. Ưu điểm vượt trội này đã xóa đi các vấn đề còn tồn đọng cho doanh nghiệp như không có kho cất trữ, sắp xếp thế nào để thuận tiện tìm kiếm,…

Đặc biệt, hiện nay có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ về điện toán đám mây cho phép người dùng tải các dữ liệu hợp đồng lên đó. Như vậy, ngoài lợi ích của hợp đồng điện tử là lưu trữ an toàn, nhanh chóng tìm kiếm thì hệ thống còn bảo mật tối đa 24/7, chống việc mất mát, lộ thông tin hay đánh cắp dữ liệu, đồng thời không còn nỗi lo mối mọt, cháy nổ như hợp đồng giấy truyền thống.

#5. Thúc đẩy sự phát triển giao thương cả trong nước và quốc tế

Như đã đề cập bên trên, lợi ích của hợp đồng điện tử là rút ngắn thời gian ký kết. Do vậy nên doanh nghiệp không cần phải di chuyển từ thành phố này sang thành phố khác, thậm chí từ quốc gia này sang quốc gia khác. Điều này là một trong những lợi ích của hợp đồng điện tử vô cùng tuyệt vời giúp doanh nghiệp tăng cơ hội tiếp cận, hợp tác với mọi công ty, doanh nghiệp, tổ chức khác ở khắp nơi trên thế giới.

#6. Phá bỏ các rào cản liên quan tới địa lý, dịch bệnh, thời tiết

Lợi ích của hợp đồng điện tử phải kể đến đó là giúp doanh nghiệp xóa bỏ, tháo gỡ các rào cản liên quan đến địa lý, dịch bệnh, thiên tai và được phân tích cụ thể như sau:

Nếu hợp đồng giấy truyền thống bắt buộc phải gặp mặt trực tiếp và dễ bị hoãn lại do các điều kiện xấu liên quan tới thời tiết, thiên tai hoặc dịch bệnh. Như trong thời điểm dịch Covid 19 bùng phát, hầu hết tất cả hoạt động của mọi doanh nghiệp đều bị gián đoạn. Hợp đồng điện tử ra đời và giúp quá trình giao kết diễn ra thuận lợi, trơn tru và không bị tác động xấu bởi các yếu tố này.
Là thao tác ký kết trên mạng Internet nên hợp đồng điện tử luôn được thực hiện nhanh chóng, đơn giản kể cả khi các bên tham gia ở cách xa nhau và có khoảng cách lớn về mặt không gian.

Trên đây là 06 lợi ích của hợp đồng điện tử mà doanh nghiệp không thể bỏ lỡ đã được NewCA chia sẻ rất đầy đủ và chi tiết. Nếu quý doanh nghiệp đang muốn tham khảo các phần mềm hợp đồng điện tử, chữ ký số,… thì hãy liên hệ ngay với NewCA để được tư vấn nhanh chóng.

Tóm lược nội dung