Hiện nay, thông tư 78/2021/TT-BTC được ban hành với những hướng dẫn xuất hoá đơn điện tử được số lượng lớn nhân dân quan tâm. Đương nhiên, đối với các doanh nghiệp, hộ kinh doanh thì việc nắm rõ những thông tin trên là vô cùng cần thiết. Nếu bạn vẫn còn đang hoang mang chưa biết phải làm như thế nào thì bài viết hôm nay của NewCA sẽ hướng dẫn xuất hoá đơn điện tử đơn giản, dễ dàng áp dụng nhé!
Mục lục
Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử có tên gọi tiếng anh Electronic Invoice và là hình thức hóa đơn mang tính hiện đại sử dụng trên điện tử. Đây là tập hợp dữ liệu điện tử bao gồm bán hàng hay dịch vụ được khởi tạo, lập và gửi sau đó nhận rồi lưu trữ cuối cùng là quản lý.
Ngoài ra cũng có thể sử dụng cho mục đích phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Hóa đơn điện tử thật sự giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho các doanh nghiệp. Hơn thế nữa, các công tác hướng dẫn và chuyển giao về nghiệp vụ quản lý dễ dàng hơn. Bởi sử dụng hóa đơn thật sự đơn giản, tiện dụng và nhanh chóng.
Xem thêm: Dịch vụ hoá đơn điện tử
Điền tên, địa chỉ, mã số thuế người mua
Đối với trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế thì cần thực hiện quy trình sau trong xuất hoá đơn điện tử:
- Ghi rõ tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua phải khớp với giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh hoặc giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế
- Thông báo mã số thuế đầy đủ kèm theo giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, chứng nhận ký hợp tác xã
Đối với trường hợp tên người mua dài hơn giới hạn thì khi xuất hoá đơn điện tử người bán có thể viết vắn tắt một số danh từ thông dụng như: “Phường” thành “P”, “Quận” thành “Q”, “Thành phố” là “TP”, “Việt Nam” là “VN”, “Công ty cổ phần” là “CTCP”, “Trách nhiệm hữu hạn” thành “TNHH”, “Chí nhánh” thành “CN”,…
Tuy nhiên, dù là viết ký hiệu thì vẫn phải đảm bảo thông tin khách hàng có đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã quận, huyện, thành phố, xác định rõ chính xác tên, địa chỉ của doanh nghiệp và trùng khớp với giấy đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế.
Đối với trường hợp người mua không có mã số thuế thì không yêu cầu thể hiện mã số thuế người mua khi xuất hoá đơn điện tử. Bên cạnh đó, một số trường hợp bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ đặc thù cho người tiêu dùng là cá nhân cũng không phải thể hiện tên, địa chỉ người mua theo quy định pháp luật.
Ghi tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ
Quy trình xuất hoá đơn điện tử cũng yêu cầu bạn phải có đầy đủ thông tin về hàng hoá, dịch vụ mà mình cung cấp. Đầu tiên, trên hoá đơn điện tử phải thể hiện tên hàng hoá, dịch của doanh nghiệp. Trong trường hợp bán hàng có nhiều loại khác nhau thì tên hàng hoá phải thể hiện chi tiết đến từng đơn vị chủng loại (ví dụ: TV Samsung, TV LG,…).
Ngoài ra, nếu hàng hoá phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu thì nhất quyết xuất hoá đơn điện tử phải có số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hoá mà khi đăng ký pháp luật có yêu cầu (ví dụ: số khung, số máy của ô tô, mô tô, chiều dài x rộng x cao của một công trình,…).
Mặt khác, đối với đơn vị tính, người bán sẽ căn cứ dựa trên những tính chất, đặc điểm của hàng hoá để đưa ra tên đơn vị tính phù hợp và thể hiện trên hoá đơn điện tử (ví dụ: tấn, tạ, yến, kg, hộp, can, thùng, gói,…). Tuy nhiên, nếu hàng hoá là dịch vụ thì không cần thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính” mà chỉ nó sẽ căn cứ vào từng lần cung cấp dịch và và nội dung dịch vụ cung cấp.
Người bán sẽ ghi số lượng hàng hoá hay dịch vụ bằng chữ số Ả-rập, căn cứ theo đơn vị tính đã nêu. Riêng với các loại hàng hoá đặc thù như điện, nước, dịch vụ mạng,… thì khi xuất hoá đơn điện tử cần ghi đầy đủ kỳ cung cấp hàng hoá và dịch vụ đó.
Câu hỏi thường gặp
Hướng dẫn xuất hoá đơn điện tử dựa trên cơ sở văn bản pháp luật nào?
1. Thông tư số 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý.
2. Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ.
3. Thông tư số 88/2020/TT-BTC, sửa đổi, bổ sung Điều 26 Thông tư số 68/2019/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số quy định về Hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
4. Thông tư 37/2017/TT-BTC sửa đổi Thông tư 39/2014/TT-BTC và Thông tư 26/2015/TT-BTC về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
5. Nghị định 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ quy định về hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ.
Các nguyên tắc phải chú ý khi hướng dẫn xuất hoá đơn điện tử?
– Nguyên tắc xuất hóa đơn GTGT
– Nguyên tắc quy định các tiêu thức trên hóa đơn điện tử
– Nguyên tắc xử lý khi hóa đơn điện tử bị xuất sai
Lời kết
An toàn và bảo mật là điều đầu tiên được các cơ quan thuế triển khai và thẩm định. Và dịch vụ hóa đơn điện tử được kết nối trực tiếp với tổng cục Thuế, không những thế còn được tích hợp với phần mềm kế toán.
Do đó, doanh nghiệp sẽ quản lý tốt hơn vì không lo lưu trữ hoặc mất hóa đơn. Phương thức được tích hợp phần mềm bán hàng cùng với bảo mật dữ liệu hóa đơn giúp các doanh nghiệp, cá nhân, tổ chức yên tâm hơn. Bài viết đã cung cấp cho bạn những thông tin thú vị. Hy vọng rằng công việc kinh doanh của bạn diễn ra thuận lợi, tuân thủ quy định nghiêm chỉnh.
CÔNG TY CỔ PHẦN NEWCA
- Tổng đài CSKH: 1900 2066
- Hotline: 0936 208 068
- Website: https://newca.vn/