Bất kỳ doanh nghiệp, tổ chức nào cũng cần phải xây dựng kế hoạch ngân sách bài bản. Thế nhưng không phải nhà quản lý nào cũng biết cách lập kế hoạch ngân sách chuẩn chỉnh, chính xác. Việc lập sơ sài đã khiến cho hàng nghìn doanh nghiệp, tổ chức rơi vào tình cảnh thiếu trước hụt sau, thua lỗ và lãng phí. Bài viết sau đây của NewCA sẽ đem đến những hướng dẫn lập kế hoạch ngân sách chi tiết doanh nghiệp qua bài viết sau đây.

Tìm hiểu chung về kế hoạch ngân sách 

Ngân sách là gì?

Ngân sách được hiểu là một danh sách bao gồm tất cả các khoản chi phí và doanh thu được xác định từ trước theo kế hoạch của doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân bất kỳ. Việc sử dụng ngân sách hiệu quả có ý nghĩa cực kỳ quan trọng đối với mọi cá nhân và doanh nghiệp.

Hiện nay, có 5 loại ngân sách phổ biến sau:

• Ngân sách tổng thể (master budget): gồm ngân sách của từng phòng ban và toàn doanh nghiệp, cung cấp cho CEO bức tranh toàn cảnh thể hiện hiện trạng tài chính doanh nghiệp.
• Ngân sách hoạt động (operating budget): là khoản ngân sách ước tính trong quá trình vận hành giúp dự toán và phân tích chi phí, doanh thu đến từ các hoạt động hàng ngày của tổ chức, doanh nghiệp.
• Ngân sách dự báo dòng tiền (cash flow budget): là loại ngân sách dự toán dòng chảy của đồng tiền, nhằm xác định số tiền dương lưu động trong doanh nghiệp ở một khoảng thời gian nhất định.
• Ngân sách tài chính (financial budget): là ngân sách mang tính chiến lượng để đạt được hiệu quả nguồn lực với năng suất tối ưu nhất, từ đó giúp doanh nghiệp quản lý tài sản, thu chi, dòng tiền.
• Ngân sách cố định (static budget): là loại ngân sách mà các yếu tố khác như doanh số, lợi nhuận, tồn kho, có thay đổi thì số liệu của ngân sách này vẫn luôn cố định.

Kế hoạch ngân sách là gì?

Kế hoạch ngân sách là một bản kế hoạch dự báo và tính toán những khoản chi phí, lợi nhuận mà doanh nghiệp sẽ đạt được trong một khoảng thời gian xác định ở tương lai. Kế hoạch ngân sách gồm hai loại: kế hoạch ngân sách ngắn hạn (từ vài tháng đến 1 năm), kế hoạch ngân sách dài hạn (từ 3 năm đến 10 năm). Kế hoạch được thiết lập càng chi tiết, tối ưu thì hiệu quả hoạt động càng cao.

>>> Xem thêm: Tìm hiểu về phần mềm kế toán tại NewCA

Yếu tố nào ảnh hưởng đến kế hoạch ngân sách?

Khi lập kế hoạch ngân sách, có 3 nhân yếu tố ảnh hưởng trực tiếp mà bạn cần lưu ý đó là:

• Bảng cân đối kế toán (Balance sheet): phản ánh tổng quát về toàn bộ tài sản hiện có, nguồn vốn và các khoản nợ ngắn hạn/ dài hạn của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định, thường là cuối tháng, cuối quý hoặc cuối năm. Qua đó, nhà quản lý sẽ có cái nhìn tổng thể về tình hình tài chính doanh nghiệp, cân đối và quyết định phân bổ ngân sách hợp lý.
• Báo cáo kết quả kinh doanh (Income statement): đây là báo cáo lãi lỗ nhằm phản ánh tổng hợp tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh theo từng loại trong một thời kỳ kế toán, giúp xác định sự chênh lệch giữa doanh thu và chi phí. đánh giá khả năng sinh lời. Báo cáo lãi lỗ sẽ là căn cứ để CEO dự báo doanh thu, lợi nhuận khi lập ngân sách và để đề xuất các kế hoạch, hoạt động cho kỳ tới.
• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Statement of cashflow): Thể hiện dòng tiền ra vào, dòng tiền vào trong một kỳ hoạt động của doanh nghiệp, được phân theo 3 hoạt động đó là kinh doanh, đầu tư và tài chính. Báo cáo này giúp cho nhà quản lý nhận định và kiểm soát luồng tiền, nguồn tiền mặt cũng như khả năng chi trả của doanh nghiệp. Đây là cơ sở để theo dõi, giám sát kế hoạch ngân sách liệu có đang đi đúng hướng hay không.

Lợi ích khi lập kế hoạch ngân sách

Việc lập kế hoạch ngân sách là công đoạn vô cùng quan trọng, có lợi ích và vai trò đối với lợi nhuận, hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, cụ thể như sau:

• Dự báo, tính toán các khoản chi phí, giúp doanh nghiệp đi đúng hướng, tránh trường hợp chi tiêu quá mức. Đó là sự cân đối của các phòng ban cho kế hoạch thực hiện kỳ tới và cũng là kỳ vọng của toàn doanh nghiệp đặt ra.
• Giúp nắm rõ những nguồn lực doanh nghiệp hiện có (con người, tài sản, vốn,…) và tìm cách phân bổ nguồn lực hiệu quả.
• Quản lý nguồn tiền mặt, kiểm soát chi phí và định hướng sản phẩm/ dịch vụ nào mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp và đánh giá hiệu quả hoạt động của các phòng ban.
• Làm thước đo cho việc triển khai, đối sánh giữa thực tế với kế hoạch nhằm phát hiện bất thường và kịp thời xử lý cũng như điều chỉnh cho phù hợp hơn.

Hướng dẫn lập kế hoạch ngân sách hiệu quả

Sau đây, NewCA xin cung cấp 5 bước cơ bản giúp bạn xây dựng một bản kế hoạch ngân sách hiệu quả như sau:

Bước 1: Dự báo doanh thu

Việc cân nhắc doanh số bán thực tế của những năm trước làm cơ sở để phát triển dự báo cho thời kỳ tới. Đồng thời, xem xét các biến số có thể ảnh hưởng: mức tăng trưởng thị phần, mức tăng trưởng nhu cầu của khách hàng, mức độ đầu tư gia tăng, thị trường mục tiêu, chính sách bán hàng mới,…

Phương pháp đơn giản nhất là tính bằng mức độ bình quân của 4 tháng cùng kỳ (nếu sản phẩm có tính mùa vụ rõ rệt) hoặc mức độ bình quân của 4 tháng liền kề (đối với sản phẩm không có tính mùa vụ rõ rệt) nhân với tỷ lệ tăng trưởng do doanh nghiệp quyết định.

Như vậy, nhà quản lý cần phải xác định doanh thu sẽ đến từ những nguồn nào?, từ hàng hóa bán cho khách hàng hay từ đầu tư?, các hoạt động tài chính. Đồng thời, ước tính giá bán hàng dự kiến. Nhờ vậy, tính toán tổng hợp dự báo doanh thu mà doanh nghiệp, tổ chức sẽ đạt được trong kỳ đó.

Bước 2: Tính toán nguồn vốn và chi phí dự kiến

Sau khi dự báo doanh thu, nhà quản lý cần nắm rõ doanh nghiệp của bạn cần bao nhiêu tiền để thanh toán cho các khoản chi và các hoạt động dự kiến.

Bạn cần xác định ngân sách về giá vốn hàng bán, tổng số lượng cần sản xuất để xác định chi phí trực tiếp gồm có nhân công, nguyên vật liệu, chi phí hao mòn. Bên cạnh đó, chú ý tính toán kỹ lưỡng các chi phí ngoài sản xuất như mặt bằng, chi phí phát sinh cho nghiên cứu và phát triển, thiết kế, tiếp thị marketing, dịch vụ khách hàng,… Có một số khoản chi có thể phân bổ đều trong suốt thời kỳ, nhưng có một số khoản chi có thể thay đổi hoặc phát sinh trong quá trình sản xuất mà các nhà quản lý phải cân nhắc trước.

Bước 3: Cân đối giữa thu – chi

Sau khi bạn đã xác định được các khoản thu dự kiến, chi phí dự kiến mà doanh nghiệp sẽ phải chi trả, CEO một lần nữa cần xem xét, cân đối thu – chi, tính toán lợi nhuận, tính toán thặng dư, thâm hụt nhằm điều chỉnh ngân sách cho phù hợp.

Bước 4: Thiết lập các tình huống thay thế và phát triển kế hoạch

Sẽ có những điều phát sinh, vì vậy, bạn cần phải có kế hoạch dự phòng, các phương án thay thế để mọi hoạt động diễn ra trong tầm kiểm soát. Việc thử nghiệm các tình huống khác nhau theo quy trình dự thảo ngân sách bằng việc đặt ra các giả thuyết cũng rất cần thiết.

Đồng thời, nhà quản lý cần phát triển kế hoạch ngân sách , đưa ra những ý tưởng triển khai cho các vấn đề đã được xem xét trước nhằm đạt được hiệu quả tối ưu nhất. Khâu phát triển bao gồm mục giải thích ưu nhược điểm của kế hoạch, hiểu biết về luật thuế và hệ thống tài chính, xem xét các vấn đề về sức khỏe, an toàn lao động và chính sách tiền lương.

Bước 5: Thực hiện triển khai kế hoạch, theo dõi và điều chỉnh

Trong quá trình triển khai kế hoạch, CEO cần phải theo dõi sát sao tất cả hoạt động nhằm phát hiện những biến động hay bất thường  với kế hoạch đề ra, xác định nguyên nhân để xử lý hoặc điều chỉnh sao cho phù hợp. Các bản đánh giá danh mục đầu tư, bản cập nhật bảo hiểm, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh và các bản báo cáo về tình hình thị trường,… đó là những tài liệu mà nhà quản lý luôn luôn phải theo dõi sát sao.

Lập kế hoạch ngân sách đơn giản với CyberBook

Phần mềm kế toán doanh nghiệp hiện tại có thể cập nhật vô cùng nhanh chóng, chính xác những thông tin và hướng dẫn lập kế hoạch ngân sách chi tiết cho doanh nghiệp .

NewCA là đơn vị phân phối các dịch vụ số của CyberLotus, trong đó có phần mềm kế toán trực tuyến CyberBook, cung cấp đầy đủ nghiệp vụ, tốc độ xử lý nhanh, nhiều tiện ích hỗ trợ, giúp quản lý hiệu quả công tác tài chính cho doanh nghiệp của bạn và giúp công việc của chị em kế toán trở nên đơn giản hơn bao giờ hết.

Những lý do khiến CyberBook trở thành lựa chọn hàng đầu của nhiều doanh nghiệp

Chi phí hợp lý

CyberBook online linh hoạt lựa chọn theo nghiệp vụ và quy mô hoạt động giúp tối ưu chi phí cho doanh nghiệp.

Công nghệ hiện đại

CyberBook được xây dựng trên nền tảng công nghệ hiện đại, sao lưu và phục hồi dữ liệu an toàn, bảo mật cao.

Tốc độ xử lý

Tốc độ xử lý nghiệp vụ và chiết xuất báo cáo siêu nhanh, ngay cả khi sử dụng phần mềm liên tục trong nhiều năm.

Liên kết đa ứng dụng

Tích hợp với hóa đơn điện tử, thuế điện tử, ngân hàng điện tử,… khiến cho công việc kế toán trở nên đơn giản và dễ dàng.

Làm việc từ mọi nơi, trên nhiều thiết bị

Với CyberBook online, bạn có thể làm việc ở bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào, bất kỳ thiết bị nào. Giờ đây bạn có thể dễ dàng xử lý công việc hay xuất dữ liệu báo cáo một cách nhanh chóng, ngay cả khi bạn không ở văn phòng.

Để đăng ký sử dụng phần mềm của chúng tôi, xin vui lòng truy cập website https://cyberbook.vn/ để được hỗ trợ.

Lời kết

Trên đây là những hướng dẫn lập kế hoạch ngân sách chi tiết cho doanh nghiệp. Hy vọng mang đến những thông tin hữu ích cho quý doanh nghiệp. Mọi thông tin cần tư vấn, hỗ trợ triển khai sử dụng sản phẩm,dịch vụ vui lòng liên hệ tổng đài 1900 2066.

Công Ty Cổ Phần NewCA

• Tổng đài CSKH: 1900 2066
• Hotline: 0936 208 068
• Website: https://newca.vn/