Hủy hóa đơn theo Thông tư 78 là quy trình quan trọng để đảm bảo tính chính xác trong kế toán và thuế. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn qua 5 bước đơn giản, từ chuẩn bị hồ sơ đến hoàn tất thủ tục hủy bỏ hóa đơn. Hãy cùng tìm hiểu cách thực hiện quy trình này một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Mục lục
Thế nào là hủy hóa đơn điện tử?
Theo khoản 10, Điều 3 của Nghị định 123, hủy hóa đơn và chứng từ có nghĩa là làm cho chúng không còn giá trị sử dụng.
Người nộp thuế cần phân biệt rõ điều này với việc tiêu hủy hóa đơn. Theo khoản 11, Điều 3, tiêu hủy hóa đơn và chứng từ điện tử là quá trình làm cho chúng biến mất khỏi hệ thống thông tin, không còn khả năng truy cập và không thể tham khảo thông tin trong các tài liệu đã tiêu hủy.
Hủy hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn là hai quy trình khác nhau, với cách thực hiện và tác động khác biệt.
>>> Xem thêm: 3 Cách tra cứu mã số thuế hộ kinh doanh CHÍNH XÁC 100%
Các trường hợp hủy hóa đơn điện tử
Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử bị lỗi, đã cấp mã nhưng chưa gửi cho người mua
Theo khoản 1, Điều 19 của Nghị định 123/2020, nếu người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã nhưng chưa gửi cho người mua và có sai sót, thì người bán cần thực hiện thủ tục hủy hóa đơn sai sót và lập hóa đơn mới. Lưu ý, chỉ trong trường hợp này mới cần hủy hóa đơn. Nếu hóa đơn đã gửi cho người mua, chỉ có thể lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, không được hủy.
Trường hợp 2: Chuyển đổi từ hóa đơn mẫu cũ sang hóa đơn điện tử theo Thông tư 78
Khi chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo Thông tư 78, nếu doanh nghiệp còn hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử theo mẫu cũ, doanh nghiệp cần phải hủy tất cả các hóa đơn này.
Hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử đã phát hành theo thông tư 78
Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới, nên trường hợp cần hủy hóa đơn giấy cũ đã ít gặp hơn. Do đó, bài viết này sẽ tập trung hướng dẫn cách hủy hóa đơn điện tử đã phát hành theo quy định mới.
Như đã đề cập, việc hủy hóa đơn chỉ được thực hiện trong trường hợp hóa đơn điện tử đã được cấp mã nhưng có sai sót và chưa gửi cho bên mua. Quy trình hủy hóa đơn được thực hiện như sau:
Bước 1: Thông báo hóa đơn sai sót với cơ quan thuế
Kế toán cần truy cập vào hệ thống xử lý hóa đơn và chọn “Thông báo hóa đơn có sai sót” (Mẫu số 04/SS-HĐĐT). Các phần mềm kế toán hiện nay thường tự động kế thừa dữ liệu từ hóa đơn sai sót gốc để lập thông báo 04/SS-HĐĐT.
Lưu ý: Tại cột 07 của thông báo, kế toán phải điền nội dung là “Hủy” .
Sau đó, kế toán ký số và gửi thông báo hủy hóa đơn cho cơ quan thuế. Phần gửi Thông báo hủy hóa đơn này đều được tích hợp trên các phần mềm hóa đơn điện tử.
Bước 2: Lập hóa đơn điện tử mới
Tại bước này, kế toán thực hiện việc lập hóa đơn điện tử mới theo quy trình thông thường, ký số và gửi cơ quan thuế để được cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã phát hành, sau đó gửi cho bên mua.
Bước 3: Hủy hóa đơn đã thông báo sai sót
Sau khi hoàn tất các bước trước đó, kế toán chỉ cần chọn hóa đơn có sai sót và thực hiện xóa hoặc hủy hóa đơn này.
Bước 4: Lập biên bản thỏa thuận hủy bỏ hóa đơn
Mặc dù không bắt buộc theo quy định pháp luật, để tránh rủi ro trong trường hợp cơ quan thuế tiến hành thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp nên lập biên bản thỏa thuận với bên mua về việc hủy bỏ hóa đơn.
Bước 5: Tra cứu
Để đảm bảo rằng hóa đơn đã được hủy bỏ, kế toán cần kiểm tra xem có nhận được thông báo chấp nhận từ cơ quan thuế hay không và truy cập vào trang http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/ để xác nhận trạng thái của hóa đơn.
Một số lưu ý khi hủy hóa đơn
Ngoài ra, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm quan trọng khi thực hiện hủy hóa đơn:
- Trong các trường hợp như giải thể doanh nghiệp, đóng mã số thuế, hoặc chuyển địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp cần tiến hành tiêu hủy hóa đơn.
- Thông báo 04/SS-HĐĐT phải được nộp chậm nhất vào ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế trong đó phát sinh hóa đơn điện tử có sai sót.
Lịch trình triển khai hệ thống quản lý hóa đơn điện tử của cơ quan thuế
Tổng cục Thuế phải đầu tư nâng cấp hạ tầng kỹ thuật hệ thống hóa đơn điện tử để có thể tiếp nhận và kết nối với tất cả các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đáp ứng tiêu chí quy định tại khoản 2, Điều 10 Thông tư này bắt đầu từ ngày 01 tháng 7 năm 2022.
Đối với các tổ chức và cá nhân có nhu cầu triển khai hóa đơn điện tử trước ngày 01 tháng 7 năm 2022, Tổng cục Thuế sẽ sử dụng nguồn lực hiện có để thực hiện triển khai và khuyến khích các tổ chức đủ năng lực tham gia cung cấp dịch vụ nhận, truyền và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử.
Tổng cục Thuế sẽ công bố lộ trình và tiêu chí lựa chọn các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử kết nối với cơ quan thuế một cách công khai và minh bạch.
Nếu số lượng tổ chức đáp ứng đầy đủ tiêu chí nhưng vượt quá khả năng hệ thống có thể tiếp nhận, Tổng cục Thuế sẽ dựa trên thông tin về số lượng khách hàng sử dụng dịch vụ của tổ chức tính đến ngày 31 tháng 8 năm 2021 để ưu tiên lựa chọn tổ chức có số lượng khách hàng lớn nhất và ký hợp đồng cung cấp dịch vụ theo quy định.
Ngoài ra, Tổng cục Thuế sẽ hướng dẫn quy trình hủy hóa đơn do Cục Thuế đặt in và xây dựng quy trình quản lý, sử dụng biên lai thuế, phí, lệ phí tại các cơ quan thuế.
Hóa đơn là văn bản quan trọng chứng minh tính minh bạch trong giao dịch của doanh nghiệp, vì vậy việc thực hiện các nghiệp vụ liên quan phải tuân thủ quy định của Chính phủ. Khi chuyển sang hóa đơn điện tử, quy trình hủy hóa đơn có những điểm khác biệt. Bài viết này tổng hợp hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất của Thông tư 78, nhằm giúp kế toán thực hiện nhanh chóng và hiệu quả. Nếu có thắc mắc, hãy liên hệ với chúng tôi qua website của NewCA.
Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một giải pháp hóa đơn điện tử tin cậy, hiệu quả và chuyên nghiệp, NewCA là lựa chọn hoàn hảo. Với những ưu điểm vượt trội như dễ sử dụng, tích hợp nhiều tính năng, bảo mật cao và hỗ trợ khách hàng tốt, NewCA sẽ giúp doanh nghiệp quản lý hóa đơn một cách chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.
———————–
NHÀ CUNG CẤP DỊCH VỤ SỐ NEWCA
Tổng đài CSKH: 1900 2066
Hotline: 0936.208.068