Đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử KHÔNG có mã của cơ quan thuế, sau khi lập hóa đơn để gửi đến người mua, công ty sẽ phải thực hiện thủ tục chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế như sau

1. Phương thức và thời điểm chuyển

Trường hợp 1: Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/TH-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP đến cơ quan thuế cùng thời hạn nộp hồ sơ khai thuế GTGT áp dụng đối với các trường hợp sau:

– Cung cấp dịch vụ thuộc lĩnh vực: bưu chính viễn thông, bảo hiểm, tài chính ngân hàng, vận tải hàng không, chứng khoán.

– Bán hàng hóa là điện, nước sạch nếu có thông tin về mã khách hàng hoặc mã số thuế của khách hàng.

Tùy thuộc vào thời hạn nộp hồ khai thuế GTGT theo tháng hoặc quý mà công ty sẽ phải lập Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử phát sinh trong tháng hoặc quý (tính từ ngày đầu của tháng hoặc quý đến ngày cuối cùng của tháng hoặc quý).

Lưu ý:

– Trường hợp phát sinh số lượng hóa đơn lớn thì bảng tổng hợp sẽ được tách theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế nhằm đảm bảo yêu cầu gửi nhận dữ liệu trên đường truyền.

– Đối với hóa đơn gửi theo bảng tổng hợp thì công ty gửi thông tin hủy, điều chỉnh trực tiếp trên bảng tổng hợp của các kỳ tiếp theo mà không gửi thông báo hóa đơn điện tử có sai sót đến cơ quan thuế.

– Đối với trường hợp bán xăng dầu cho khách thì công ty tổng hợp dữ liệu tất cả các hóa đơn bán xăng dầu trong ngày theo từng mặt hàng để thể hiện trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử và chuyển đến cơ quan thuế ngay trong ngày, trừ trường hợp:

Công ty và người mua có thỏa thuận để tạo thuận lợi cho việc lưu thông hàng hóa hoặc tra cứu dữ liệu thì sau khi lập hóa đơn điện tử và gửi cho người mua thì có thể đồng thời gửi hóa đơn cho cơ quan thuế mà không cần phải lập Bảng tổng hợp hóa đơn điện tử.

– Các hóa đơn được lập cho tổng doanh thu của người mua là cá nhân không kinh doanh phát sinh trong ngày hoặc tháng theo bảng kê chi tiết thì công ty chỉ gửi dữ liệu hóa đơn điện tử (không kèm bảng kê chi tiết) đến cơ quan thuế.

Trường hợp 2: Chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn áp dụng đối với trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không thuộc trường hợp 1 như sau:

Công ty cổ phần sau khi gửi hóa đơn cho người mua thì đồng thời gửi hóa đơn cho cơ quan thuế, chậm nhất là trong cùng ngày gửi cho người mua.

2. Hình thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử

Công ty cổ phần thực hiện chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế theo định dạng dữ liệu theo quy định tại Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và hướng dẫn của Tổng cục Thuế bằng một trong hai hình thức sau:

Hình thức gửi trực tiếp áp dụng cho trường hợp:

– Công ty cổ phần sử dụng hóa đơn số lượng lớn, có hệ thống công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu về định dạng chuẩn dữ liệu, có nhu cầu chuyển dữ liệu theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế và gửi văn bản kèm theo tài liệu chứng minh đáp ứng điều kiện đến Tổng cục Thuế, bao gồm:

+ Có kết nối với Tổng cục Thuế thông qua kênh thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3, gồm 1 kênh truyền chính và 1 kênh truyền dự phòng. Mỗi kênh truyền có băng thông tối thiểu 5 Mbps;

+ Sử dụng dịch vụ Web (Web Service) hoặc Message Queue (MQ) có mã hóa làm phương thức để kết nối.

+ Sử dụng giao thức SOAP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu.

– Công ty cổ phần có tổ chức mô hình Công ty mẹ – con, có xây dựng hệ thống quản lý dữ liệu hóa đơn tập trung tại Công ty mẹ và có nhu cầu Công ty mẹ chuyển toàn bộ dữ liệu hóa đơn điện tử bao gồm cả dữ liệu của các công ty con đến cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế thì gửi kèm theo danh sách công ty con đến Tổng cục Thuế để thực hiện kết nối kỹ thuật.

Hình thức gửi thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử áp dụng cho trường hợp:

Các công ty cổ phần không thuộc trường hợp chuyển dữ liệu theo hình thức trực tiếp và thực hiện ký hợp đồng với tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để tổ chức này làm dịch vụ chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế.

Căn cứ hợp đồng được ký kết, công ty có trách nhiệm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cho tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để tổ chức này gửi tiếp đến cơ quan thuế.

Lời kết

Hy vọng bài viết của NewCA đã cung cấp cho các bạn những thông tin đầy đủ và cập nhật nhất về chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế. Hãy tiếp tục theo dõi website và fanpage NewCA để cập nhật nhiều bài viết chuyên ngành nhé!