Trong quá trình sản xuất, các doanh nghiệp đã thực hiện thay đổi địa chỉ để phù hợp với quá trình hoạt động kinh doanh. Bên cạnh đó, pháp luật cũng quy định việc thay đổi địa chỉ doanh nghiệp được thực hiện với nhiều thủ tục pháp lý khác nhau. Trong đó có thủ tục thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử. Vậy cách thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử như thế nào? Cùng theo dõi bài viết sau đây của NewCA nhé.

Căn cứ pháp lý

• Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn về hóa đơn điện tử có hiệu lực từ ngày 31/02/2014.
• Công văn 2010/TCT-TVQT hướng dẫn thực hiện một số nội dung Thông tư 39/2014/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 30/05/2014.
• Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn có hiệu lực từ ngày 05/12/2020.

Trong hành trình phát triển, nhiều công ty có nhu cầu thay đổi tên công ty hoặc địa chỉ trụ sở để phù hợp với hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, việc thay đổi này sẽ kéo theo việc doanh nghiệp phải thực hiện nhiều thủ tục pháp lý khác, trong đó có thủ tục xử lý hóa đơn điện tử khi thay đổi tên hoặc địa chỉ công ty.

>>> Xem thêm: Tìm hiểu thêm về hóa đơn điện tử tại NewCA

Chi tiết các thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử

Việc thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử gồm 2 trường hợp sau:

• Trường hợp 1: Thay đổi tên/địa chỉ công ty nhưng không thay đổi Cơ quan thuế quản lý.
• Trường hợp 2: Thay đổi tên/địa chỉ công ty dẫn đến thay đổi Cơ quan thuế quản lý.

Có 3 cách xử lý như sau:

• Hủy các số hóa đơn điện tử còn lại nếu doanh nghiệp không có nhu cầu sử dụng.
• Làm thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn để tiếp tục sử dụng.
• Hủy các số hóa đơn chưa sử dụng và thực hiện phát hành lại các số hóa đơn đó.

Thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử nhưng không đổi Cơ quan thuế quản lý

Trường hợp doanh nghiệp muốn tiếp tục những số hóa đơn giá trị gia tăng chưa sử dụng hết, thì tùy thuộc vào yêu cầu của từng Cơ quan thuế, doanh nghiệp có thể thực hiện theo 1 trong 2 cách dưới đây:

Cách 1. Cơ quan thuế yêu cầu làm Thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn 

Nhằm thực hiện điều chỉnh tên công ty, địa chỉ trụ sở hoặc các thông tin khác trên mẫu hóa đơn (website, email, số điện thoại, thông tin tài khoản ngân hàng…), doanh nghiệp làm theo các bước như sau:

• Bước 1: Lập Thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn theo mẫu TB04/AC trên phần mềm HTKK (hoặc Lập thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn tại Thông báo phát hành hóa đơn trên phần mềm hóa đơn của doanh nghiệp) và online trên trang https://thuedientu.gdt.gov.vn/).
• Bước 2: Cập nhật lại tên, địa chỉ công ty trên giấy phép sử dụng của phần mềm và mẫu hóa đơn của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể tự thực hiện trên phần mềm hóa đơn hoặc liên hệ nhà cung cấp hóa đơn điện tử để được hỗ trợ.
• Bước 3: Sau 2 ngày, doanh nghiệp kiểm tra xem thông báo đã được Cơ quan thuế quản lý chấp nhận hay chưa tại đường link: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/. Nếu cơ quan thuế chưa chấp nhận thì doanh nghiệp cần liên hệ Cơ quan thuế để được hướng dẫn.
• Bước 4: Sau khi được cơ quan thuế chấp thuận, doanh nghiệp vào mục Thông báo phát hành hóa đơn trên phần mềm chỉnh trạng thái “Đã có hiệu lực” là có thể xuất hóa đơn điện tử. Nếu không thao tác được, doanh nghiệp có thể liên hệ nhà cung cấp hóa đơn để được hỗ trợ.

Tải về: Mẫu TB04/AC – Thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn

Cách2. Cơ quan thuế yêu cầu thông báo phát hành mẫu hóa đơn điện tử mới

Đối với trường hợp này, doanh nghiệp làm thủ tục hủy các số hóa đơn còn chưa sử dụng hết, sau đó thực hiện phát hành lại các số này. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần thông báo với nhà cung cấp hóa đơn trước về trường hợp này.

Ví dụ: Ngọc Linh mua gói 1000 hóa đơn điện tử, đã xuất 290 số hóa đơn, còn lại 710 số hóa đơn chưa sử dụng. Nếu muốn tiếp tục sử dụng 710 số hóa đơn này sau khi đổi tên hoặc địa chỉ công ty, Ngọc Linh thực hiện hủy 710 số hóa đơn chưa sử dụng đi và thực hiện phát hành lại 710 số hóa đơn này.

Quy trình thực hiện như sau:

• Bước 1: Hủy các số hóa đơn mẫu cũ. Doanh nghiệp thực hiện thủ tục hủy như bên trên.
• Bước 2: Cập nhật lại tên, địa chỉ công ty trên giấy phép sử dụng của phần mềm. Sau khi có giấy phép sử dụng, doanh nghiệp thực hiện đăng ký giấy phép sử dụng mới vào phần mềm.
• Bước 3: Làm thủ tục thông báo phát hành lại các số hóa đơn vừa hủy.
• Bước 4: Sau hai ngày, doanh nghiệp tiến hành kiểm tra xem thông báo đã được cơ quan thuế chấp nhận hay chưa tại đường link: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/. Nếu chưa được chấp nhận thì liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế để được hướng dẫn thủ tục.
• Bước 5: Sau khi hoàn thành thủ tục với thuế thì mới vào Thông báo phát hành hóa đơn trên phần mềm chỉnh trạng thái “Đã có hiệu lực” để phát hành được hóa đơn trên phần mềm.​

Thay đổi địa chỉ công ty dẫn đến thay đổi Cơ quan thuế quản lý

Việc thay đổi tên, địa chỉ công ty trên hóa đơn đồng thời thay đổi luôn Cơ quan quản lý thuế, nếu doanh nghiệp muốn mang những số hóa đơn cũ chưa sử dụng hết sang quận/huyện/tỉnh/thành phố mới để sử dụng. Doanh nghiệp phải làm theo các bước như sau:

• Bước 1: Tại cơ quan thuế nơi chuyển đi: Nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của quý hiện tại đính kèm mẫu 3.10 hoặc mẫu 3.12 (tùy quận/huyện) (chọn kỳ báo cáo từ ngày đầu quý tới ngày nộp).
• Bước 2: Tại cơ quan thuế nơi chuyển đến: Nộp mẫu TB04/AC – thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn và mẫu BK01/AC – bảng kê hóa đơn chuyển đi trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới và trước khi xuất hóa đơn tại quận/huyện/tỉnh mới.
• Bước 3: Cập nhật lại tên, địa chỉ công ty trên giấy phép sử dụng của phần mềm và mẫu hóa đơn của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thử tự thực hiện trên phần mềm hóa đơn hoặc liên hệ nhà cung cấp hóa đơn điện tử để được hỗ trợ.
• Bước 4: 2 ngày sau khi nộp thông báo lên cơ quan thuế nơi chuyển đến, doanh nghiệp kiểm tra tình trạng thông báo tại đường link http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/ xem đã được cơ quan thuế chấp nhận hay chưa. Nếu chưa thì tiếp tục liên hệ cơ quan thuế để được hướng dẫn thủ tục.
• Bước 5: Sau khi nhận được sự chấp nhận của cơ quan thuế, doanh nghiệp vào Thông báo phát hành hóa đơn trên phần mềm, chỉnh trạng thái “Đã có hiệu lực” để sử dụng hóa đơn.

Đối với trường hợp thay đổi địa chỉ khác quận, khác tỉnh dẫn đến thay đổi cơ quan quản lý thuế, đối với những số hóa đơn đã phát hành nhưng không có nhu cầu sử dụng nữa, doanh nghiệp phải làm thông báo hủy hóa đơn tương tự như trên và nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của quý hiện tại (chọn kỳ báo cáo từ ngày đầu quý tới ngày nộp) cho Cơ quan thuế tại nơi chuyển đi.

Lời kết

Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử. Hy vọng đem đến những thông tin hữu ích cho quý khách hàng. Hiện nay đối tác CyberLotus của NewCA đang có chương trình khuyến mại dành cho khách hàng đăng ký dịch vụ hóa đơn điện tử CyberBill dành cho máy tính tiền (POS) với các ưu đãi hấp dẫn: 

• Giảm ngay 50% phí dịch vụ hóa đơn khi đăng ký gói CyberBill dành cho máy tính tiền (POS) gói bất kỳ.
• Miễn phí tích hợp phần mềm bán hàng POS.
• Miễn phí kết nối và truyền nhận dữ liệu HĐĐT đến Tổng cục thuế.

Quý khách hàng quan tâm, hãy nhanh tay đăng ký nhận ưu đãi: Giảm 50% khi đăng ký hóa đơn điện tử cho máy tính tiền

 Công Ty Cổ Phần NewCA

• Tổng đài CSKH: 1900 2066
• Hotline: 0936 208 068
• Website: https://newca.vn/