Đối với mỗi doanh nghiệp, việc lưu giữ hồ sơ kế toán doanh nghiệp là một trong những trách nhiệm và nghĩa vụ của kế toán viên. Trong trường hợp hồ sơ bị thiếu, sai sót thì doanh nghiệp sẽ bị cơ quan thuế phạt hành chính, nặng có thể bị xét vào tội làm giả hồ sơ chứng từ. Vậy, thực chất hồ sơ kế toán doanh nghiệp bao gồm những gì? Cùng NewCA tìm hiểu thông tin trong bài viets dưới đây nhé!
Mục lục
Hồ sơ kế toán doanh nghiệp là gì?
Hồ sơ kế toán doanh nghiệp là tất cả những giấy tờ, hiện vật, phản ánh nghiệp vụ kinh tế hoặc tài chính phát sinh mà đã hoàn thành của doanh nghiệp.
Trong đó, giấy tờ có thể là những hồ sơ, sổ sách, chứng từ, hợp đồng kinh tế đã phát sinh của những năm trước đó còn hiện vật có thể là những vật minh chứng cho nghiệp vụ kinh tế, có thể kể đến như vé di chuyển các loại,…
>>> Xem thêm: Tìm hiểu về phần mềm kế toán tại NewCA
Các loại hồ sơ kế toán doanh nghiệp
Trong doanh nghiệp sẽ cần có các hồ sơ kế toán sau:
Liên quan đến hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp
Hồ sơ pháp lý là một trong những loại hồ sơ bắt buộc cần có của mỗi doanh nghiệp, dưới đây là một số loại giấy tờ cụ thể:
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
- Giấy phép đăng ký kinh doanh
- GIấy đăng ký phương pháp trích khấu hao tài sản cố định
- …
Liên quan đến tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
Với phân hệ tiền mặt, các hồ sơ kế toán doanh nghiệp cần có bao gồm:
- Phiếu thu
- Phiếu chi
- Giấy đề nghị thanh toán
- Giấy đề nghị tạm ứng
- Giấy báo nợ, giấy báo có,
- Séc
- Sao kê ngân hàng
- …
Liên quan đến mua hàng, bán hàng
Các hồ sơ liên quan đến phân hệ mua hàng, bán hàng bao gồm:
- Các hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:
- Hóa đơn GTGT đầu ra
- Hóa đơn GTGT đầu vào
- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho
- Tờ khai hải quan
- Bảng báo giá
- Đơn đặt hàng
- Hợp đồng kinh tế
- Biên bản thanh lý hợp đồng
- Phiếu xác nhận sản phẩm
- …
Liên quan đến hàng tồn kho
Liên quan đến hàng tồn kho, các hồ sơ kế toán doanh nghiệp liên quan bao gồm:
- Biên bản kiểm kê hàng hóa
- Bảng kê hàng hóa
- Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ
- Quyết định giảm giá hàng bán
- …
Liên quan đến tiền lương
Liên quan đến phân hệ tiền lương, hồ sơ kế toán doanh nghiệp cần có đầy đủ các loại sau:
- Quy chế, quy định lương thưởng cho công ty
- Bảng chấm công
- Bảng thanh toán tiền lương
- CCCD/CMND của công, nhân viên
- …
Liên quan đến chi phí
Với các khoản liên quan đến chi phí của doanh nghiệp, hồ sơ kế toán bao gồm: Hồ sơ về công tác phí, hồ sơ thuê nhà, thuê văn phòng, thuê xe,…
Quy định về thời hạn lưu trữ hồ sơ kế toán doanh nghiệp
Để quản lý các hồ sơ kế toán doanh nghiệp, bộ tài chính đã đưa ra quy định về các loại hồ sơ và thời hạn lưu trữ hồ sơ tối thiểu
Loại hồ sơ phải lưu trữ
Một số loại hồ sơ kế toán doanh nghiệp cần lưu trữ:
- Chứng từ kế toán
- Sổ chi tiết, sổ tổng hợp
- Báo cáo tài chính
- Báo cáo quyết toán ngân sách
- Một số loại báo cáo khác: các quyết định liên quan đến thanh tra, kiểm tra, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành, báo cáo kiểm kê và đánh giá tài sản,…
Thời hạn lưu trữ hồ sơ kế toán doanh nghiệp
Các loại hồ sơ sẽ có thời hạn lưu trữ tối thiểu khác nhau:
Các loại hồ sơ lưu trữ tối thiểu 5 năm
Các chứng từ không sử dụng để lập báo cáo và ghi sổ kế toán như: Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, phiếu thu, phiếu chi,…
Các loại hồ sơ lưu trữ tối thiểu 10 năm
Các chứng từ liên quan trực tiếp đến việc lập báo cáo tài chính và ghi sổ của doanh nghiệp:
- Hóa đơn giá trị gia tăng, tờ khai hải quan,…
- Các hồ sơ liên quan đến việc thanh lý, nhượng bán tài sản cố định, kiểm kê, đánh giá lại tài sản cố định.
- Hồ sơ, tài liệu liên quan đến kiểm toán, thanh tra, kiểm tra của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Các loại hồ sơ kế toán doanh nghiệp lưu trữ vĩnh viễn
Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn là thời hạn lưu trữ hồ sơ trên 10 năm và cho đến khi hồ sơ kế toán bị hư hại (hủy hoại) tự nhiên, theo đó các loại hồ sơ có thời hạn lưu trữ vĩnh viễn bao gồm:
- Đối với các doanh nghiệp hoạt động kinh doanh, hồ sơ kế toán cần lưu trữ vĩnh viễn bao gồm các tài liệu có ý nghĩa quan trọng về mặt an ninh, quốc phòng
- Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nhà nước, tài liệu bao gồm báo cáo quyết toán ngân sách, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành, các tài liệu có tính chất, ý nghĩa liên quan đến an ninh quốc phòng.
Kết luận
Trên đây là một số thông tin về hồ sơ kế toán doanh nghiệp mà NewCA muốn gửi đến bạn đọc. Mong rằng những thông tin mà NewCA cung cấp sẽ giúp người đọc có cái nhìn sơ bộ về hồ sơ kế toán trong doanh nghiệp. Và đối với mỗi doanh nghiệp, hồ sơ kế toán cần được bảo quản một cách cẩn thận, tránh những hư hại sai sót.
CÔNG TY CỔ PHẦN NEWCA
- Tổng đài CSKH: 1900 2066
- Hotline: 0936 208 068
- Website: https://newca.vn/