Chữ ký số hóa đơn điện tử là một thành phần không thể tách rời của “hóa đơn điện tử”. Bài viết sau đây sẽ cung cấp cho bạn kiến thức đầy đủ về chủ đề này giúp bạn hiểu một cách rõ ràng, chi tiết nhất.
Mục lục
1. Chữ ký số hóa đơn điện tử là gì?
Chữ ký số hóa đơn điện tử hay chữ ký số (Digital Signatures) – là một tập con của chữ ký điện tử. Chữ ký số bao gồm thông tin đi kèm có thể là chữ, các con số, hình ảnh đã được mã hóa nhằm mục đích xác định người chủ của dữ liệu đó, đa phần là doanh nghiệp.
Con người đã sử dụng các hợp đồng dưới dạng điện tử từ hơn 100 năm nay với việc sử dụng mã Morse và điện tín.
Vào năm 1889, tòa án tối cao bang New Hampshire (Hoa kỳ) đã phê chuẩn tính hiệu lực của chữ ký điện tử. Tuy nhiên, chỉ với những phát triển của khoa học kỹ thuật gần đây thì chữ ký điện tử mới đi vào cuộc sống một cách rộng rãi.
2. Chữ ký số có liên quan như thế nào với hóa đơn điện tử?
Để hóa đơn điện tử (HĐĐT) có ý nghĩa, bắt buộc phải được xác nhận bằng chữ ký số (CKS). Đây là mối quan hệ mật thiết.
Đến nỗi nhắc đến chữ ký số phải nhắc đến hóa đơn điện tử, và ngược lại. Nói như vậy để bạn hiểu mức độ quan trọng, không thể tách rời giữa hai đối tượng này.
Hóa đơn điện tử (tiếng Anh: electronic invoice; viết tắt: e-invoice) là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử, thường được dùng trong kinh doanh được các nhà kinh doanh thương mại sử dụng.
Có 2 loại bao gồm: Hóa đơn điện tử (HĐĐT) không có mã xác thực (theo thông tư số 32/2011/TT-BTC) và HĐĐT có mã xác thực (theo quyết định số 1209/2015/QĐ-BTC).
Chúng ta đang quan tâm đến HĐĐT có mã xác thực. Đối với HĐĐT có mã xác thực, người bán sẽ phải ký điện tử trên hóa đơn khi cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực.
3. Làm sao để sở hữu Chữ ký số hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp?
Chữ ký số hóa đơn điện tử phải có giá trị pháp lý thì mới đảm bảo được tính chính xác cũng như quyền lợi của hai bên khi giao dịch. Một CKS không đơn thuần là thông tin nhưng là thông tin đã được mã hóa.
Bởi sự phức tạp, nên CKS thường được mua bởi bên thứ ba cung cấp dịch vụ chữ ký số. Bên thứ 3 có nhiệm vụ tạo lập CKS theo tiêu chuẩn, cũng như khai báo CKS cho cổng thông tin điện tử quốc gia và hoàn tất thủ tục pháp lý cho bên mua CKS.
4. Cách cài đặt chữ ký số trên phần mềm hóa đơn điện tử CyberBill
Hóa đơn điện tử CyberBill đến từ nhà cung cấp CyberLotus là một trong những hóa đơn điện tử dễ dùng, tính ổn định cao và được nhiều khách hàng đánh giá cao.
Trước khi muốn cài đặt chữ ký số vào phần mềm HĐĐT CyberBill, bạn cần phải có tài khoản HĐĐT CyberBill trước.
Bước 1. Đăng ký hóa đơn điện tử lần đầu
Khoản một, Điều bảy (Khởi tạo, phát hành hóa đơn điện tử), thông tư 32/2011/TT-BTC 14/3/2011:
“Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử lần đầu phải ra quyết định áp dụng hoá đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy. Hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.”
Khoản hai, Điều bảy, thông tư 32/2011/TT-BTC 14/3/2011:
“Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp/ tổ chức phải lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.”
Lúc này, mã số thuế (MST) của doanh nghiệp đã được công bố trên các phần mềm Thuế điện tử và sẵn sàng cho việc đăng ký tài khoản HĐĐT.
Bước 2. Đăng nhập tài khoản hóa đơn điện tử CyberBill (bắt buộc)
Đầu tiên, bạn mở trình duyệt Chrome, truy cập vào cloud.cyberbill.vn, đây là giao diện hệ thống đăng nhập vào tài khoản CyberBill.
- Bạn nhập đầy đủ thông tin rồi bấm đăng nhập. Sau khi đăng nhập, doanh nghiệp cần tiến hành kiểm tra thông tin đăng nhập.
- Các thông tin sẽ được tự động nhập vào hồ sơ, mẫu hóa đơn và hợp đồng dịch vụ. Bạn lưu ý nhập đúng các trường thông tin để dễ dàng thực hiện các bước sau.
- Rồi bấm “Lưu thông tin”, bấm tiếp “Đồng ý”. Lúc này thông tin tài khoản của bạn đã được lưu trên hệ thống.
- Đăng ký thành công
Bước 3. Cài đặt phần mềm hỗ trợ chữ ký CyberSign và phần mềm Net Framework (điều kiện)
Đây là hai công cụ và phần mềm hỗ trợ hệ thống đọc chữ ký số.
- Để tải CyberSign và Net Framework, bạn đăng nhập vào tài khoản CyberBill.
- Trên thanh công cụ bạn chọn “Hỗ trợ” – click vào “Phần mềm” rồi tải theo hướng dẫn của nhà phát hành
Bước 4. Khai báo chứng thư số trong USB ký số vào phần mềm CyberBill
Việc cài đặt chữ ký số trên phần mềm hóa đơn điện tử CyberBill cũng đồng nghĩa với việc bạn phải khai báo chứng thư số trong USB ký số. (Chứng thư số được hiểu một dạng thông tin điện tử chứng minh tính hợp lệ, hợp pháp của chữ ký số một cá nhân, tổ chức.)
Hướng dẫn khai báo chứng thư số vào phần mềm CyberBill tại đây.
Đến đây, bạn đã thành công trong cài đặt chữ ký số trên phần mềm CyberBill.
Câu hỏi thường gặp
Làm sao để sở hữu Chữ ký số hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp?
Chữ ký số hóa đơn điện tử thường được mua bởi bên thứ ba cung cấp dịch vụ chữ ký số. Bên thứ 3 có nhiệm vụ tạo lập CKS theo tiêu chuẩn, cũng như khai báo CKS cho cổng thông tin điện tử quốc gia và hoàn tất thủ tục pháp lý cho bên mua CKS.
Chữ ký số có liên quan như thế nào với hóa đơn điện tử?
Để hóa đơn điện tử (HĐĐT) có ý nghĩa, bắt buộc phải được xác nhận bằng chữ ký số (CKS).
Trên đây là tất tần tật về “Chữ ký số hóa đơn điện tử” và cách ký một hóa đơn điện tử chi tiết. Hi vọng rằng bài viết này mang đến những thông tin hữu ích cho người đọc.
Nếu còn thắc mắc, bạn có thể gọi vào 1900.2066 để được tư vấn hỗ trợ cũng như sử dụng dịch vụ tại NewCA. NewCA tự hào là đơn vị cung cấp dịch vụ Chữ ký số và dịch vụ Hóa đơn điện tử hàng đầu Việt Nam.
CÔNG TY CỔ PHẦN NEWCA
- Tổng đài CSKH: 1900 2066
- Hotline: 0936 208 068
- Website: https://newca.vn/