Hóa đơn điện tử đang dần trở nên thông dụng trên thị trường 4.0 ngày nay. Nhưng không phải ai cũng biết rõ, hiểu rõ về cách đọc cũng như cách gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng. Bài viết này, cùng NewCA tìm hiểu rõ hơn về cách gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng nhé!
Mục lục
Cách gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng
Gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng chính là việc truyền đi các dữ liệu các loại hàng hóa, hình dịch vụ của doanh nghiệp đến tay khách hàng.
Có 2 hình thức gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng:
- Gửi hóa đơn điện tử trực tiếp
- Gửi hóa đơn điện tử thông qua các tổ chức trung gian cung cấp giải pháp cho hóa đơn điện tử
#1. Gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng bằng cách trực tiếp
Người bán ra các loại hàng hóa hay các dịch vụ (tổ chức khởi tạo lên hóa đơn điện tử) sẽ tiến hành thực hiện lập ra hóa đơn điện tử tại chính hệ thống phần mềm để lập hóa đơn điện tử của người bán và tiến hành ký điện tử trên chính hóa đơn và truyền đến trực tiếp vào hệ thống của người mua theo chính cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử như đôi bên đã thỏa thuận trước đó.
Trường hợp mà người mua hàng hóa, dịch vụ chính là đơn vị kế toán thì người mua ký điện tử đó trên hóa đơn điện tử sẽ nhận được và truyền đi được hóa đơn điện tử khi đã có đủ các loại chữ ký điện tử do cả hai bên cùng tiến hành ký kết theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử như cả hai đã tiến hành thỏa thuận trước đó.
#2. Gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng thông qua các tổ chức trung gian
- Người bán hàng hóa hay bán dịch vụ sẽ tiến hành truy cập vào chương trình hệ thống để có thể lập ra hóa đơn điện tử của chính tổ chức trung gian khi đã cung cấp giải pháp cho hóa đơn điện tử để có thể tiến hành khởi tạo.
- Hoặc là chính người bán ra hàng hóa, dịch vụ cũng có thể đưa dữ liệu hóa đơn điện tử đã được tạo ra từ chính hệ thống nội bộ của người bán đã cung cấp vào hệ thống của tổ chức trung gian theo giải pháp hóa đơn điện tử để có thể gửi cho người mua loại hóa đơn điện tử khi đã có chữ ký điện tử đầy đủ của người bán thông qua hệ thống trung gian của tổ chức.
- Trường hợp mà khi người mua chính là đơn vị kế toán thì khi bạn nhận được hóa đơn điện tử đã có chữ ký điện tử của cả người bán và người mua thì bạn thực hiện ký điện tử trên hóa đơn điện tử.
- Thời hạn để thanh toán hóa đơn điện tử thì phải căn cứ theo chính thỏa thuận dân sự như người bán và người mua đã thỏa thuận từ trước.
Một số lưu ý khi gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng
Trước khi tiến hành gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ lưỡng mọi thông tin, tiêu thức, chữ ký trên hóa đơn đã tuyệt đối chính xác và đầy đủ hay chưa để tránh sai sót, thiếu hụt thông tin trên hóa đơn.
Khi hóa đơn vừa chuyển đi, doanh nghiệp nên thông báo qua email hoặc tin nhắn để người nhận hóa đơn nhanh chóng kiểm tra, xác nhận hóa đơn.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần lưu trữ, sắp xếp và quản lý hóa đơn một cách khoa học để việc kiểm tra cũng như gửi nhận trở nên nhanh chóng, dễ dàng và chính xác.
Tại sao các doanh nghiệp hiện nay đều sử dụng hóa đơn điện tử?
Hóa đơn điện tử hiện nay đang được nhiều doanh nghiệp sử dụng chính vì những lợi ích của nó mang lại.
Tiết kiệm chi phí
Khi dùng hóa đơn điện tử sẽ giúp các đơn vị doanh nghiệp có thể tiết kiệm lên tới 90% chi phí cả về thời gian và tiền bạc. Như chính phủ đã quy định từ ngày 1/11/2020, 100% các doanh nghiệp đều phải sử dụng các hóa đơn điện tử.
Tiết kiệm thời gian
Hóa đơn điện tử ngày nay đang có chuyển biến mạnh mẽ. Chúng đang dần dần để thay thế hoàn toàn cho các loại hóa đơn bằng giấy.
So với việc trước đây để xuất hóa đơn đỏ cho khách hàng, nhất là khách hàng ở xa, các doanh nghiệp cần phải có sự trợ giúp của đội ngũ chuyển phát để vận chuyển tới người mua. Do đó chi phí vận chuyển, gửi hóa đơn sẽ tiêu tốn của doanh nghiệp một khoản không nhỏ do sử dụng đơn vị vận chuyển thứ 3.
An toàn hơn, bảo mật tốt hơn
Hóa đơn điện tử được quản lý và bảo mật trên hệ thống phần mềm điện tử, khách hàng chỉ cần truy cập hệ thống online để trích xuất và lưu trữ hóa đơn trực tiếp ngay trên phần mềm.
Việc sử dụng loại hóa đơn này giúp khách hàng có thể hoàn toàn yên tâm, tránh được rủi ro trong bảo quản, cũng như hạn chế được tình trạng sử dụng hóa đơn giả.
Dễ quản lý, dễ sử dụng
Với các loại hóa đơn điện tử phục vụ cho mọi nghiệp vụ đều được thực hiện ngay trên chính hệ thống phần mềm do nhà cung cấp cấp cho. Các đơn vị doanh nghiệp sẽ chỉ mất từ 3 đến 5 giây để khách hàng có thể tức thời nhận được hóa đơn, rút ngắn đi khoảng thời gian thu nợ.
Bên cạnh đó, việc tra cứu hóa đơn và sử dụng hóa đơn cho những nghiệp vụ kinh tế khác được dễ dàng hơn. Chỉ cần sử dụng phần mềm lưu trữ rồi tìm kiếm ngay trên đó, không cần sổ sách phức tạp như hóa đơn giấy.
Tóm lược nội dung
Cách gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng
#1. Gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng bằng cách trực tiếp
#2. Gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng thông qua các tổ chức trung gian
Lưu ý khi gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng
#1. Trước khi tiến hành gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng, cần kiểm tra kỹ lưỡng mọi thông tin, tiêu thức, chữ ký trên hóa đơn đã tuyệt đối chính xác và đầy đủ hay chưa để tránh sai sót, thiếu hụt thông tin trên hóa đơn.
#2. Khi hóa đơn vừa chuyển đi, doanh nghiệp nên thông báo qua email hoặc tin nhắn để người nhận hóa đơn nhanh chóng kiểm tra, xác nhận hóa đơn.
#3. Cần lưu trữ, sắp xếp và quản lý hóa đơn một cách khoa học để việc kiểm tra cũng như gửi nhận trở nên nhanh chóng, dễ dàng và chính xác.
Lời kết
Trên đây chúng tôi đã cung cấp cho các bạn đầy đủ về thông tin về 2 cách gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào khác thì liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ giải đáp.
CÔNG TY CỔ PHẦN NEWCA
- Tổng đài CSKH: 1900 2066
- Hotline: 0936 208 068
- Website: https://newca.vn/