Căn cứ theo Thông tư 78 và Nghị định 123 của Chính phủ, doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển sang sử dụng hoá đơn điện tử khi mua bán hàng hoá, dịch vụ từ ngày 01/7/2022. Để việc chuyển đổi này nhanh chóng và đạt hiệu quả, bạn cần nắm rõ hoá đơn điện tử là gì và những điều cần biết về hoá đơn điện tử. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về HĐĐT. 

Hoá đơn điện tử là gì? Các loại hoá đơn điện tử

Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP: “Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định này bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế”. 

Kể từ ngày 01/07/2022, hoá đơn điện tử là bắt buộc đối với doanh nghiệp. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn mang lại lợi ích cả cho Cơ quan Thuế và người mua khi rút ngắn mọi thủ tục hành chính. 

Các loại hoá đơn điện tử 

1. Hoá đơn giá trị gia tăng (GTGT)

Hoá đơn đỏ hay hoá đơn VAT là những tên gọi khác của loại hoá đơn này. Được áp dụng đối với những người cung cấp hàng hoá, dịch vụ đã thực hiện khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và phải đảm bảo các điều kiện về nguồn vốn điều lệ. 

2. Hoá đơn bán hàng

Đây là hình thức hoá đơn được sử dụng phổ biến nhất, áp dụng cho bên bán khai thuế GTGT trực tiếp. Hoá đơn bán hàng là chứng từ giao dịch quốc tế quan trọng cho những trường hợp buôn bán ra nước ngoài và là căn cứ để hạch toán. 

3. Hoá đơn khác 

Loại hoá đơn này bao gồm: tem điện tử, vé điện tử, sổ sức khỏe điện tử,... và một số chứng từ có tên gọi khác nhưng đảm bảo đáp ứng đầy đủ quy định về hoá đơn điện tử. 

Đối tượng sử dụng hoá đơn điện tử 

Trên thực tế, các doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi sang hóa đơn điện tử từ giữa năm 2022. Tuy nhiên những đối tượng này cũng cũng được phân chia rõ ràng tùy theo loại hoá đơn mà họ sử dụng.

Đối tượng sử dụng hoá đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Đối tượng sử dụng hoá đơn dạng này là các doanh nghiệp đang hoạt động trong lĩnh vực: điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy.

Đối tượng sử dụng hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Doanh nghiệp, hộ cá nhân sử dụng hoá đơn có mã số thuế bao gồm:

• Hộ, cá nhân kinh doanh đáp ứng tiêu chí từ mức cao nhất của doanh nghiệp siêu nhỏ trở lên về doanh thu và lao động
• Doanh nghiệp cần thực hiện chế độ kế toán và nộp thuế theo phương pháp kê khai
• Doanh nghiệp, tổ chức bán hàng hoá, dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán. 

Đối tượng sử dụng hoá đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh

Hộ, cá nhân kinh doanh không đáp ứng đủ điều kiện để sử dụng cả 2 loại trên nhưng cần hoá đơn để giao cho khách sẽ được cơ thuế cấp loại hoá đơn này. 

Lợi ích của doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm hoá đơn điện tử

Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, việc ứng dụng hoá đơn điện tử vào hoạt động kinh doanh không chỉ tạo đà cho doanh nghiệp trên chặng đường chuyển đổi số mà còn mang lại rất nhiều lợi ích thiết thực:

Tiết kiệm chi phí in ấn hoá đơn

Trong khoảng thời gian trước, doanh nghiệp phải mất rất nhiều thời gian, chi phí và cả nguồn lực mỗi năm cho việc in ấn, vận chuyển và lưu trữ hoá đơn giấy. Trong khi đó, hoá đơn điện tử chỉ mất chi phí để mua phần mềm, sau đó bạn có thể tuỳ ý sử dụng và triển khai nó vào các công việc kinh doanh

Ngân sách để chi trả cho hóa đơn điện tử cũng dao động tuỳ theo quy mô và nhu cầu sử dụng hoá đơn của doanh nghiệp đó. 

Giảm thiểu sai sót, chấm dứt tình trạng thất lạc hóa đơn

Việc xử lý quá nhiều thông tin khách hàng trong một ngày rất dễ dẫn đến sai sót của kế toán. Hơn nữa, xuất hoá đơn thủ công và gửi tới cho khách hàng cũng rất tốn thời gian và dễ thất lạc do phải sử dụng tới bên thứ ba làm đơn vị vận chuyển. 

Khi sử dụng hóa đơn điện tử, công việc của kế toán trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Bạn có thể kiểm tra và chỉnh sửa hoá đơn ngay trên máy tính và gửi trực tiếp cho khách hàng. 

Tra cứu thuận tiện, tránh tình trạng làm giả hoá đơn

Các hành vi gian lận, làm giả hoá đơn gây ra nhiều rắc rối cho cả doanh nghiệp và người mua. HĐĐT và HĐĐT có mã xác thực của cơ quan Thuế sẽ góp phần giảm thiểu hành vi này khi bên mua có thể truy cập vào website của bên bán để xem và tải hoá đơn khi cần.

Ngoài ra, HĐĐT và HĐĐT có mã xác thực của cơ quan Thuế sử dụng chữ ký số của bên bán nên có tính bảo mật rất cao. 

Hạn chế tối đa các thủ tục hành chính về hoá đơn

• Bạn không phải mất quá nhiều thời gian để đăng ký sử dụng HĐĐT có mã xác thực của cơ quan Thuế, quá trình này đã được giả thiểu tối đa, chỉ trong khoảng 1 ngày. 
• Tất cả dữ liệu từ phần mềm hoá đơn điện tử được kết nối và chuyển giao tự động nag phần mềm kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) nên doanh nghiệp cũng không cần mất thêm thời gian để lập tờ khai thuế GTGT.

Quy định sử dụng hoá đơn điện tử 

Doanh nghiệp sau khi khởi tạo hoá đơn điện tử cần nắm chắc các quy định của pháp luật, nguyên tắc sử dụng trước khi đưa vào thực thi.

Điều kiện công nhận hoá đơn điện tử

Hoá đơn điện tử có giá trị pháp lý cần phải đáp ứng các điều kiện sau đây:

• Đảm bảo sự tin cậy về tính toàn vẹn của các thông tin, dữ liệu chứa trong hoá đơn điện tử từ khi chúng được tạo ra ở dạng cuối cùng của hoá đơn điện tử. Những thông tin này cần còn toàn vẹn và chưa bị thay đổi, trừ những thay đổi về hình thức vô tình phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hoá đơn điện tử. 
• Dữ liệu chứa trong hoá đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng bất cứ lúc nào cần dưới dạng hoàn chỉnh. 

Mỗi hoá đơn có một mã số riêng, được đặt theo trình tự thời gian. Các mã số này chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất. 

6 điều kiện cần và đủ khi sử dụng hóa đơn điện tử

Để được cấp phép sử dụng hoá đơn điện tử, các doanh nghiệp, tổ chức cần kiểm tra và xác định xem doanh nghiệp của mình đã đủ điều kiện để chuyển đổi sang hóa đơn điện tử hay chưa. 

1. Tổ chức kinh tế đã đạt đủ điều kiện hoặc đang thực hiện các giao dịch điện tử trong kê khai thuế với Cơ quan thuế hoặc trong hoạt động ngân hàng.
2. Doanh nghiệp đảm bảo cơ sở vật chất về địa điểm, đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng tốt được các yêu cầu về khai thác, kiểm soát, sử dụng, xử lý và bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử.
3. Đội ngũ kỹ thuật viên được đào tạo để có trình độ và khả năng tương xứng với yêu cầu khi thực hiện khởi tạo và sử dụng hóa đơn điện tử.
4. Chữ ký số là bắt buộc khi sử dụng hoá đơn điện tử.
5. Doanh nghiệp có phần mềm bán hàng, dịch vụ kết nối với các phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử sau khi bán hàng, cung cấp dịch vụ sẽ được tự động chuyển vào phần mềm (hay cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn.
6. Có quy trình sao lưu, khôi phục và lưu trữ dữ liệu đáp ứng được các yêu cầu tối thiểu về an toàn bảo mật và lưu trữ:

• Hệ thống lưu trữ dữ liệu đáp ứng các chuẩn mực và đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật.
• Quy trình sao lưu, phục hồi dữ liệu đảm bảo được diễn ra nếu có sự cố về hệ thống xảy ra để đảm bảo sao lưu dữ liệu hóa đơn điện tử ra được các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

Quy trình 3 bước đăng ký hoá đơn điện tử 

Quy trình này là khác nhau đối với các loại hoá đơn điện tử khác nhau:

• Đối với hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Bước 1: Truy cập vào hệ thống của Tổng cục Thuế bằng số chứng thư doanh nghiệp

Bước 2: Chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã từ thông báo của Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế. Thời hạn gửi yêu cầu chấp nhận đăng ký là 1 ngày.

Bước 3: Nếu được chấp nhận sử dụng hệ thống, doanh nghiệp sẽ nhận được thông tin tài khoản để đăng nhập từ Tổng cục Thuế. Sau đó, doanh nghiệp có thể thực hiện các nghiệp vụ mong muốn như thành lập hay phát hành hoá đơn. 

Trong trường hợp không được chấp nhận sử dụng hệ thống, Tổng cục Thuế sẽ gửi thông báo tới bạn và nêu rõ lý do từ chối. 

• Đối với hoá đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế

Bước 1: Đăng ký sử dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Bước 2: Cơ quan thuế sẽ gửi thông báo về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng  ký sử dụng từ doanh nghiệp trong vòng 1 ngày

Bước 3: Nếu được chấp nhận sử dụng hoá đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế, doanh nghiệp cần thực hiện tiêu huỷ toàn bộ số hoá đơn giấy chưa sử dụng. 

Trong trường hợp không được chấp nhận sử dụng hoá đơn điện tử không mã, doanh nghiệp có thể cân nhắc đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử có mã.

Bài viết trên đây đã tổng hợp và cập nhật một số thông tin quan trọng mà doanh nghiệp cần biết khi chuyển đổi từ hoá đơn giấy sang hóa đơn điện tử.