Có lẽ hợp đồng điện tử đang ngày một phổ biến và trở nên quen thuộc với rất nhiều doanh nghiệp, tổ chức hay hộ kinh doanh. Tuy nhiên, không phải đơn vị nào cũng hiểu rõ về dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử là gì hay điều kiện đăng ký hoạt động của chúng ra sao. Ngay trong bài viết sau đây, NewCA sẽ giải đáp chi tiết toàn bộ về dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử.
Mục lục
Khái niệm về dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử
Khoản 15 thuộc Điều 3 của Nghị định số 52/2013/NĐ-CP đã quy định rõ ràng rằng: “Dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử được định nghĩa là một dịch vụ của bên thứ ba về lưu trữ, đảm bảo tính toàn vẹn cho chứng từ điện tử mà các bên đã khởi tạo trong toàn bộ quá trình giao kết cũng như thực hiện hợp đồng đó.”
Như vậy, có thể thấy rằng chứng thực hợp đồng điện tử chính là một loại hình dịch vụ do các tổ chức đủ điều kiện theo đúng quy định của pháp luật Việt Nam cung cấp nhằm mục đích lưu trữ cũng như đảm bảo tính toàn vẹn, y nguyên của các chứng từ điện tử được các bên tạo ra trong quá trình ký kết, thực hiện.
Điều kiện cần có để cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử
Bất cứ một đơn vị nào muốn tiến hành hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử đều cần phải đảm bảo đúng và đủ 03 điều kiện bên dưới đây.
#1. Đúng pháp luật và được Bộ Công Thương phê duyệt
Trước hết, đơn vị muốn cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử phải là thương nhân và là tổ chức được thành lập theo đúng pháp luật của Việt Nam. Đồng thời, đơn vị cũng cần có đề án cụ thể về hoạt động cung cấp dịch vụ và đã thông qua thẩm định từ Bộ Công Thương với các nội dung:
- Các thông tin giới thiệu về thương nhân và tổ chức bao gồm: kinh nghiệm, các năng lực phù hợp, đóng góp cho hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử.
- Mô tả cụ thể phương án kỹ thuật để phục vụ cho hoạt động cung cấp dịch vụ.
#2. Đề án liên quan tới hệ thống công nghệ và phương án kỹ thuật
Đơn vị cần nhận được sự phê duyệt của Bộ Công Thương về các phương án kỹ thuật. Do vậy, tại mục này, doanh nghiệp hay tổ chức cần chuẩn bị cụ thể và kỹ càng về:
- Hệ thống công nghệ thông tin được tích hợp
- Giải pháp công nghệ
- Quy trình vận hành và chi tiết về dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử như: Phương án lưu trữ, bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu; Phương án định danh và chứng thực điện tử của những bên liên quan đến hoạt động chứng thực cho hợp đồng điện tử đó; Phương án tra cứu trên hệ thống; Phương án bảo mật hệ thống, bảo mật an toàn thông tin cho khách hàng; Phương án kỹ thuật để bảo đảm sự duy trình đồng thời khắc phục khi có sự cố.
#3. Tổ chức hoạt động cần có giấy phép từ Bộ Công Thương
Các thương nhân và tổ chức khi tiến hành hoạt động đánh giá tín nhiệm trên các trang web thương mại điện tử cần đăng ký đầy đủ với Bộ Công Thương. Không chỉ vậy, khi tiến hành các hoạt động bên dưới đây thì cần xin giấy phép từ Bộ Công Thương thì mới được tiến hành:
- Hoạt động đánh giá, chứng nhận các chính sách nhằm bảo vệ thông tin cá nhân của những thương nhân, tổ chức, doanh nghiệp tham gia hoạt động thương mại điện tử.
- Hoạt động chứng thực hợp đồng điện tử.
Như vậy, muốn tiến hành hoạt động chứng thực hợp đồng điện tử thì thương nhân và tổ chức cần được Bộ Công Thương phê duyệt và cấp phép hay nói cách khác là thỏa mãn 3 điều kiện trên.
Nghĩa vụ của đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử
Bất kể thương nhân, tổ chức nào khi đã được công nhận có đủ điều kiện để chứng thực hợp đồng điện từ đều phải có nghĩa vụ:
- Chịu trách nhiệm liên quan đến tính bảo mật, toàn vẹn của tất cả các chứng từ điện tử mà đơn vị mình đang lưu trữ và chứng thực.
- Cung cấp tài liệu cũng như hỗ trợ các cơ quan quản lý nhà nước trong việc điều tra các hành vi vi phạm pháp luật xoay quanh chứng từ điện tử mà đơn vị đã lưu trữ, chứng thực.
- Công bố rõ ràng, công khai, minh bạch Quy chế hoạt động cung cấp chứng thực hợp đồng điện tử cùng các nội dung theo hướng dẫn từ Bộ Công Thương.
- Kết nối đến với Cổng thông tin Quản lý hoạt động thương mại điện tử và thường xuyên báo cáo Bộ Công Thương về tình hình cung cấp dịch vụ theo đúng yêu cầu.
Tóm lược nội dung
Dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử là gì?
Dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử được định nghĩa là một dịch vụ của bên thứ ba về lưu trữ, đảm bảo tính toàn vẹn cho chứng từ điện tử mà các bên đã khởi tạo trong toàn bộ quá trình giao kết cũng như thực hiện hợp đồng đó
Điều kiện cần có để cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử
#1. Đúng pháp luật và được Bộ Công Thương phê duyệt
#2. Đề án liên quan tới hệ thống công nghệ và phương án kỹ thuật
#3. Tổ chức hoạt động cần có giấy phép từ Bộ Công Thương
Trên đây là các thông tin liên quan tới dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử: khái niệm, điều kiện để cung cấp dịch vụ cũng như nghĩa vụ của đơn vị cung cấp mà NewCA đã tổng hợp và chia sẻ chi tiết. Nếu quý độc giả có nhu cầu về các sản phẩm chuyển đổi số: hợp đồng điện tử, chữ ký số, kế toán,…thì hãy liên hệ với NewCA để được tư vấn chu đáo.
CÔNG TY CỔ PHẦN NEWCA
- Tổng đài CSKH: 1900 2066
- Hotline: 0936 208 068
- Website: https://newca.vn/