Nhà nước vừa ban hành nhiều quy định mới về việc đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử. Vậy làm cách nào để có thể hủy hóa đơn bị lỗi theo quy định mới? Để giúp người nộp thuế nắm rõ quy định và hủy hóa đơn thành công, NewCA xin cập nhật cách hủy hóa đơn điện tử thông qua bài viết dưới đây.
Mục lục
Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử
Để tận dụng lợi thế của hóa đơn điện tử, cần kiểm tra xem tổ chức, doanh nghiệp có đủ điều kiện để chuyển sang hình thức hóa đơn điện tử hay không. Theo Thông tư 32/2011 / TT-BTC, 06, Mục 2, Điều 4, các điều kiện cần và đủ để doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử như sau:
- Điều kiện 01: Được chấp thuận tổ chức kinh doanh hoặc thực hiện giao dịch điện tử trong việc khai thuế, giao dịch ngân hàng với cơ quan thuế.
- Điều kiện 02: Có mặt bằng, đường truyền thông tin, mạng thông tin, phương tiện thông tin liên lạc đáp ứng yêu cầu sử dụng, quản lý, sử dụng, xử lý, lưu trữ và bảo quản cước công ích.
- Điều kiện 03: Có đội ngũ kỹ thuật viên đủ năng lực, kỹ năng phù hợp với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo và sử dụng hóa đơn điện tử.
- Điều kiện 04: Phải có chữ ký điện tử nếu được yêu cầu.
- Điều kiện 05: Kết nối phần mềm bán hàng và dịch vụ với phần mềm kế toán để dữ liệu hóa đơn bán hàng và dịch vụ điện tử được tự động chuyển sang phần mềm kế toán (hoặc cơ sở dữ liệu) tại thời điểm lập hóa đơn.
- Điều kiện 06: Các phương pháp sao lưu, khôi phục và lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu đối với tài liệu lưu trữ, bao gồm: Ví dụ: Hệ thống lưu trữ dữ liệu tuân thủ hoặc đã được chứng nhận tuân thủ các tiêu chuẩn của hệ thống lưu trữ dữ liệu. Chúng tôi có các quy trình sao lưu và khôi phục dữ liệu để cho phép bạn sao lưu dữ liệu thanh toán điện tử của mình vào đĩa hoặc sao lưu trực tuyến tất cả dữ liệu của bạn trong trường hợp hệ thống bị lỗi.
Xem thêm: Dịch vụ hoá đơn điện tử
Hủy hóa đơn là gì?
Nghị định 123/2020 / NĐ-CP cũng có những quy định chi tiết về việc hủy và tiêu hủy hóa đơn. Theo quy định tại Nghị định 123, Điều 3, Khoản 10, việc hủy hóa đơn, chứng từ là việc làm cho những hóa đơn, chứng từ đó hết giá trị sử dụng.
Người nộp thuế nên nắm rõ khái niệm này để phân biệt với việc bóc hóa đơn. Theo quy định tại Điều 3 (11), việc tiêu hủy hóa đơn điện tử và tài liệu đính kèm là phương tiện để kết xuất hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử không thể sử dụng, truy cập được và không dùng được trong hệ thống thông tin. Thông tin hóa đơn và biên nhận đã bị hủy.
Hủy hóa đơn và tiêu hủy đơn là hai phương pháp khác nhau với cách thực hiện khác nhau. Trong bài viết hôm nay, chúng tôi hướng dẫn các đơn vị cách hủy hóa đơn điện tử ĐÃ THỰC HIỆN sử dụng mã cơ quan thuế trong phần mềm iHOADON.
Quy định về việc hủy hóa đơn theo TT 78, NĐ 123
Theo Nghị định 123, người nộp thuế (NNT) phải hủy hóa đơn trong hai trường hợp:
Sau khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Thông tư 78, kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cơ sở kinh doanh được để đăng ký theo quy định của Thông tư 78.
Hướng dẫn cách hủy hóa đơn điện tử theo hình thức cũ các bạn có thể tham khảo tại đây.
Trường hợp người nộp thuế đã lập hóa đơn gửi cơ quan thuế và phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót thì thực hiện hủy hóa đơn điện tử theo các bước sau: Nếu phát hiện sai sót, người mua phải thực hiện hủy hóa đơn đã phát hành bằng phần mềm hóa đơn điện tử và thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 / SS-HĐĐT Phụ lục IA, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Sau đó tạo hóa đơn điện tử mới, ký điện tử và gửi đến CQT. CQT sẽ cấp một mã hóa đơn thay thế để người bán gửi cho người mua. Đối với hóa đơn gửi cơ quan, cơ quan tự hủy trên hệ thống khi nhận được thông báo của người nộp thuế.
Cách hủy hóa đơn điện tử trên phần mềm theo các bước
Bước 1. Lập biên bản hủy hóa đơn
Về nội dung Biên bản hủy hóa đơn phải ghi rõ nội dung sai và đính chính lại nội dung đó. Xin lưu ý rằng biên bản này phải được ký và đóng dấu bởi cả người mua và người bán.
Bước 2. Tiến hành hủy hóa đơn điện tử đã lập
Cách hủy hóa đơn điện tử đã tạo chạy trực tiếp trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử mà công ty đang sử dụng. Vì vậy, bạn cần đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng và cung cấp thông tin trên “Thông báo kết quả hủy hóa đơn”.
Sau đó lưu lại thông báo hủy hóa đơn và nhấn Xuất ra file XML để nộp file này cho cơ quan thuế. Sau khi gửi yêu cầu hủy cho cơ quan thuế, vui lòng giữ nguyên trạng như lúc gửi cho cơ quan thuế để dễ dàng kiểm tra trên hệ thống.
Bước 3. Tạo hóa đơn điện tử khác
Sau khi hoàn tất việc hủy thành công, bạn phải hoàn tất việc hủy bằng cách xuất hóa đơn điện tử thay thế. Hóa đơn thay thế hóa đơn đã hủy phải được lập theo quy định. Ví dụ: “Hoá đơn này thay cho hoá đơn số…;ký hiệu…;ngày tháng năm…”.
Tóm tắt bài viết
Hủy hóa đơn là gì?
Việc hủy hóa đơn, chứng từ là việc làm cho những hóa đơn, chứng từ đó hết giá trị sử dụng.
Cách hủy hóa đơn điện tử trên phần mềm theo các bước
Bước 1. Lập biên bản hủy hóa đơn
Bước 2. Tiến hành hủy hóa đơn điện tử đã lập
Bước 3. Tạo hóa đơn điện tử khác
Trên đây là các quy định về việc hủy hóa đơn điện tử theo thông tư 78, nghị định 123 và quy trình hủy hóa đơn điện tử. So với các quy định trước đây, các quy định bãi bỏ Thông tư 78/2021 / TT-BTC và Nghị định 123 / NĐ-CP đã có những thay đổi đáng kể. Người nộp thuế nên biết các quy tắc hủy bỏ hóa đơn và thực hiện các bước để xử lý nhanh các hóa đơn có sai sót.
CÔNG TY CỔ PHẦN NEWCA
- Tổng đài CSKH: 1900 2066
- Hotline: 0936 208 068
- Website: https://newca.vn/