Vào tháng 6 và tháng 10 hàng năm, các doanh nghiệp sẽ phải báo cáo tình hình sử dụng lao động lại cho Sở lao động – Thương binh và Xã hội theo quy định của nhà nước. Sẽ có một vài doanh nghiệp vẫn đang băn khoăn về việc cần phải chuẩn bị những thủ tục gì và làm cách nào để nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động lên Sở lao động – Thương binh và Xã hội. Dưới đây, NewCA sẽ hướng dẫn bạn đọc giải đáp được vấn đề trên.
Mục lục
Căn cứ vào Nghị định nào và thời hạn nộp là bao lâu?
#1. Quy định về việc lập báo cáo tình hình sử dụng lao động.
Theo Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP đã đưa ra ra những quy định về việc khai trình sử dụng lao động. Trong Nghị định có nêu ra rằng những doanh nghiệp mới thành lập sẽ KHÔNG cần phải nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động cho Sở lao động – Thương binh và Xã hội nữa.
Thay vào đó, doanh nghiệp khi đăng ký thành lập công ty, chi nhánh hay văn phòng đại diện thì đã được đăng ký khai trình sử dụng lao động với Phòng đăng ký kinh doanh của Sở kế toán đầu tư trước đó rồi.
#2. Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động đối với lao động trong nước
Theo Khoản 2, Điều 4 tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP được sửa đổi bổ sung bởi Nghị định 35/2022/NĐ-CP quy định về thời hạn định kỳ của báo cáo tình hình sử dụng lao động của doanh nghiệp là 06 tháng (trước ngày 5 tháng 6 và ngày 5 tháng 12), thì người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở lao động – Thương binh và Xã hội.
Tức là doanh nghiệp sẽ phải báo cáo tình hình sử dụng lao động là 02 lần/năm. Trong đó, Nghị định đã có nêu rõ hạn chốt là trước ngày 5-6 và 5-12 của năm dương lịch.
#3.Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động đối người sử dụng lao động nước ngoài.
Người lao động nước ngoài sẽ có một quy định riêng biệt tại khoản 1 Điều 6 tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP.
Đối với người lao động nước ngoài, trước ngày 05 tháng 7 và 05 tháng 1 của năm sau, thì doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài phải báo cáo 06 tháng đầu năm và hằng năm về tình hình sử dụng lao động là người ngoại quốc.
Thời gian hạn chốt số liệu báo cáo 06 đầu năm sẽ được tính từ ngày 15/12 trước kỳ báo cáo đến ngày 14/6 của kỳ báo cáo mới.
Thời gian chốt số liệu báo cáo hằng năm sẽ được tính từ ngày 15/12 trước kỳ báo cáo đến ngày 14/12 của kỳ báo cáo mới.
#4. Doanh nghiệp không báo cáo hoặc báo cáo chậm thì sao ?
Nếu doanh nghiệp không báo cáo tình hình sử dụng lao động hoặc báo cáo chậm, khi đó, doanh nghiệp đã vi phạm và sẽ bị xử phạt hành chính từ 5.000.000 đến 10.000.000 (đối với người sử dụng lao động là một các nhân) theo khoản 2 Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP.
Ngoài ra đối với trường hợp sử dụng là một tổ chức doanh nghiệp sẽ bị xử phạt gấp đôi từ 10.000.000 đến 20.000.000 căn cứ khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP.
03 cách báo cáo tình hình sử dụng lao động.
Doanh nghiệp có thể thực hiện báo cáo tình hình thay đổi lao động cuối năm lên Sở Lao động – Thương binh và Xã hội thông qua việc sử dụng cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc doanh nghiệp có thể gửi trực tiếp bản giấy báo cáo đó lên Sở Lao động – Thương binh và Xã hội – nơi doanh nghiệp đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện căn cứ theo khoản 2, Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
#Cách 1: Báo cáo online trên cổng DVCQG
Trước hết doanh nghiệp cần đăng ký tài khoản trên Cổng DVCQG để thực hiện thủ tục liên thông đăng ký điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHTN, BHYT và báo cáo tình hình sử dụng lao động.
Sau khi doanh nghiệp đăng ký thành công, cứ định kỳ 06 tháng và hằng năm, Cổng DVCQG sẽ tự động lấy dữ liệu từ cơ sở dữ liệu của cơ quan BHXH và sẽ gửi sang bên Sở Lao động Thương binh và Xã hội – nơi doanh nghiệp đã đăng ký là cơ quan nhận báo cáo.
Khi đó, Doanh nghiệp sẽ không cần tốn công sức và thời gian lập và gửi báo cáo định kỳ theo quy định nữa. Việc sử dụng báo cáo online này rất tiện ích và phù hợp với mọi doanh nghiệp. Đây là giải pháp hiệu quả để tránh việc doanh nghiệp quên không nộp báo cáo.
Ngoài nộp cho cho Sở Lao động Thương binh và Xã hội nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện, thì doanh nghiệp cần phải thông báo đến cơ quan BHXH cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện và báo cáo cho Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế – trong trường hợp doanh nghiệp làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế.
#Cách 2: Nộp hồ sơ nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
Đây là cách nộp báo cáo phổ thông từ trước tới nay. Ngoài nộp cho cho Sở Lao động Thương binh và Xã hội nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện, thì doanh nghiệp cần phải thông báo đến cơ quan BHXH cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện và báo cáo cho Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế – trong trường hợp doanh nghiệp làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế.
#Cách 3: Nộp báo cáo tình hình lao động qua email
Cách này không phổ biến cũng không được nêu trong quy định, nhưng thực tế một số tỉnh thành đã cho phép doanh nghiệp nộp qua email của Sở Lao động Thương binh và Xã hội.
Đối với cách này, doanh nghiệp cũng phải thông báo đến cơ quan BHXH cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện và báo cáo cho Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế – trong trường hợp doanh nghiệp làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế.
Trên đây, NewCA đã giải đáp thắc mắc cho quý độc giả về việc doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì cho báo cáo tình hình sử dụng lao động và nêu ra 03 cách để nộp báo cáo lên Sở Lao động Thương binh và Xã hội. Chúng tôi hy vọng quý độc giả đã có thể nắm rõ được việc doanh nghiệp mình sẽ cần phải chuẩn bị những gì cho báo cáo. Trân trọng cảm ơn!
Công Ty Cổ Phần NewCA
- Tổng đài CSKH: 1900 2066
- Hotline: 0936 208 068
- Website: https://newca.vn/