Phần mềm kế toán đang trở thành một phần không thể thiếu đối với các doanh nghiệp hiện nay. Nhờ phần mềm này, chúng ta có thể xử lý nghiệp vụ phát sinh trong tổ chức, hạch toán chính xác và tiết kiệm hơn.
Vậy những quy định về phần mềm kế toán là gì? Cần lưu ý trong việc cài đặt và sử dụng phần mềm như thế nào? Bài viết này sẽ tổng hợp những thông tin giúp bạn giải đáp thắc mắc nói trên.
Mục lục
Phần mềm kế toán đối với doanh nghiệp có cần thiết hay không?
Đối với các doanh nghiệp có loại hình và quy mô như thế nào, phần mềm kế toán vẫn là một “cánh tay đắc lực” trong việc quản trị các nghiệp vụ phát sinh. Phần mềm kế toán được lập trình, thiết kế sẵn để tổng hợp thông tin và hạch toán tự động các nghiệp vụ.
Đồng thời, các phần mềm này còn trích xuất báo cáo giữa kỳ và cuối kỳ. Nhờ đó, kế toán viên có thể giảm thiểu các tác vụ hằng ngày, tiết kiệm thời gian mà vẫn đảm bảo kết quả chính xác.
Tuy nhiên, trước khi cài đặt phần mềm kế toán, doanh nghiệp cần phải xem xét kỹ các chức năng, giao diện và các quy định về phần mềm kế toán. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn được phần mềm phù hợp với nhu cầu sử dụng và mục tiêu đề ra của tổ chức.
Những quy định về phần mềm kế toán cơ bản nhất
Quy định về phần mềm kế toán có thể được thiết kế theo cách riêng, sở hữu giao diện và tính năng không giống nhau. Tuy nhiên, phần mềm này vẫn phải tuân thủ các quy định cơ bản và quan trọng dưới đây.
Đảm bảo tuân thủ các thông tư và chuẩn mực kế toán
Quy định về phần mềm kế toán cơ bản nhất đó là tuân thủ những thông tư, chuẩn mực, chế độ kế toán hiện hành. Các nghiệp vụ phải được xử lý theo hệ thống, đáp ứng mức độ chính xác và không vi phạm quy định do nhà nước đưa ra.
Trước khi cài đặt và ứng dụng phần mềm kế toán cho doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp nên tìm hiểu kỹ về các tính năng cũng như mức độ chính xác của phần mềm và tìm hiểu chi tiết về quy định về phần mềm kế toán. Thường xuyên cập nhật những thông tư, quy định, chuẩn mực kế toán mới nhất nhằm đảm bảo hạch toán nghiệp vụ chuẩn xác.
Phần mềm tự động xử lý nghiệp vụ và đảm bảo số liệu chính xác
Dựa trên nguyên tắc tuân thủ các quy trình kế toán, thông tư và chuẩn mực kế toán, phần mềm tự động thực hiện chức năng xử lý các nghiệp vụ. Phần mềm phải đảm bảo xử lý chính xác và lưu giữ số liệu, phương pháp tính toán đồng nhất.
Sau khi kế toán viên nhập dữ liệu vào phần mềm, hệ thống phải xử lý trên cơ sở đảm bảo mức độ phù hợp. Các số liệu kế toán không được trùng lặp với nhau.
Trong trường hợp phát hiện sai sót trong cách hạch toán, xử lý nghiệp vụ, nhập dữ liệu, phần mềm cần dự báo cho kế toán viên để sửa kịp thời.
Tính bảo mật và an toàn dữ liệu tối ưu
Phần mềm kế toán sử dụng trong doanh nghiệp phải bảo mật và có sự phân quyền rõ ràng. Mỗi vị trí được phân công với nhiệm vụ, quyền hạn riêng. Chỉ có 1 hoặc 1 số người mới truy cập vào chức năng và thực hiện tác vụ tương ứng.
Ngoài ra, trên phần mềm cũng tự động theo dõi người dùng theo các tiêu thức như thời gian truy cập, các đối tượng đã bị tác động, thao tác thực hiện của người truy cập hệ thống. Trong trường hợp cần rà soát để kiểm tra lại, bạn hoàn toàn có thể xem lịch sử tác vụ trên phần mềm kế toán.
Mặt khác, phần mềm còn có khả năng phục hồi dữ liệu, thông tin kế toán nếu phát sinh sự cố kỹ thuật. Như vậy, doanh nghiệp sẽ hạn chế được tổn thất nếu không may làm mất dữ liệu trong phần mềm là một phần của Quy định về phần mềm kế toán
Những tiêu chí quan trọng để đảm bảo tính hiệu quả của phần mềm kế toán trong tổ chức
Chọn lựa phần mềm kế toán phù hợp với điều kiện tổ chức
Doanh nghiệp nên tham khảo và chọn lựa phần mềm kế toán phù hợp với điều kiện nhân lực, kĩ thuật cũng như quy mô, loại hình tổ chức. Trước khi sử dụng phần mềm, doanh nghiệp nên xây dựng quy chế cụ thể trên máy vi tính, thực hiện các công tác quản lý dữ liệu, phân quyền đối với các máy nhập, xử lý số liệu, phân định chức năng cụ thể.
Duy trì sự thống nhất trong công tác kế toán
Chủ doanh nghiệp cần xác định rõ hệ thống kế toán được áp dụng trong công ty như thế nào. Đối với các đơn vị kế toán có đơn vị trực thuộc như Tổng công ty hoặc công ty mẹ, phải lập nhiều loại báo cáo hơn.
Do đó, phần mềm cũng phải được thiết kế để xử lý nghiệp vụ và lập báo cáo với mức độ phức tạp tương ứng.
Câu hỏi thường gặp
Phần mềm kế toán đối với doanh nghiệp có cần thiết hay không?
Đối với các doanh nghiệp có loại hình và quy mô như thế nào, phần mềm kế toán vẫn là một “cánh tay đắc lực” trong việc quản trị các nghiệp vụ phát sinh. Phần mềm kế toán được lập trình, thiết kế sẵn để tổng hợp thông tin và hạch toán tự động các nghiệp vụ.
Những quy định về phần mềm kế toán cơ bản nhất là gì?
– Đảm bảo tuân thủ các thông tư và chuẩn mực kế toán
– Phần mềm tự động xử lý nghiệp vụ và đảm bảo số liệu chính xác
– Tính bảo mật và an toàn dữ liệu tối ưu
Những quy định về phần mềm kế toán có thể thay đổi theo từng thời điểm. Cho nên các doanh nghiệp cần chủ động cập nhật thông tư, quy định một cách kịp thời để quản trị hoạt động kế toán hiệu quả nhất trong tổ chức.
CÔNG TY CỔ PHẦN NEWCA
- Tổng đài CSKH: 1900 2066
- Hotline: 0936 208 068
- Website: https://newca.vn/