Theo quy định của pháp luật thì người bán hàng được cho phép chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn bằng giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ của mặt hàng đưa ra thị trường trong quá trình kinh doanh. Và người bán chỉ được chuyển đổi duy nhất một lần. Vậy thế nào là hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử và nguyên tắc khi chuyển đổi hóa đơn? Hôm nay, bạn hãy cùng NewCA giải đáp các thắc mắc trong bài viết dưới đây nhé.
Mục lục
Hóa đơn chuyển đổi có chức năng gì?
Bộ Tài chính Việt Nam ban hành Khoản 1, Điều 12, Thông tư 32/2011/TT-BTC đã quy định rõ ràng về việc doanh nghiệp có thể chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy như một cách để chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa. Tuy vậy, việc chuyển đổi này cần phải tuân thủ một số các nguyên tắc nhất định và cần có chữ ký cũng như đóng dấu của người đại diện theo pháp luật bên bán hàng.
Bên cạnh đó, chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn bằng giấy cũng giúp doanh nghiệp lưu trữ chứng từ trong quá trình kế kiểm theo đúng quy định của pháp luật hiện thời. Vì vậy, nhiều người đã chọn phương thức chuyển đổi đặc biệt này để thỏa mãn các yêu cầu trên.
Xem thêm: Dịch vụ hoá đơn điện tử
Nguyên tắc trong việc chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
Nhằm đảm bảo tính chất pháp lý của hóa đơn giấy sau khi thực hiện thủ tục chuyển đổi, nghiệp vụ chuyển đổi hóa đơn cần phải đảm bảo những nguyên tắc cơ bản sau:
- Đầu tiên, nội dung trên hóa đơn chuyển đổi cần phải giữ nguyên (toàn vẹn) so với hóa đơn gốc
- Thứ hai, hóa đơn chuyển đổi cần phải có ký hiệu riêng biệt để xác nhận, cụ thể hơn là có dòng chữ bắt buộc “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”
- Thứ ba, mọi hóa đơn thì đều phải có chữ ký và đầy đủ họ tên của người thực hiện nghiệp vụ chuyển đổi
Như vậy, để có thể sở hữu hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử và có giá trị pháp lý thì cần đáp ứng đủ 3 yêu cầu trên.
Hóa đơn chuyển đổi có điểm gì khác biệt so với hóa đơn giấy
Loại hóa đơn điện tử hiện nay đã và đang được Nhà nước đẩy mạnh triển khai nhằm có thể khắc phục các hạn chế không đáng có của hóa đơn giấy. Nó phù hợp với sự phát triển kinh tế thời điểm hiện tại trong bối cảnh công nghệ số được áp dụng rộng rãi.
Theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định rằng thời hạn bắt buộc để hoàn thành hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử là ngày 01/07/2022. Chính Phủ cũng khuyến khích các đơn vị kinh doanh hay doanh nghiệp chuyển đổi dần sang hóa đơn điện tử để có thể lưu trữ, tra cứu, quản lý kê kiểm thuế… dễ dàng, nhanh chóng hơn.
Ngoài ra, với các ưu điểm linh hoạt về tính tiện lợi cũng như chuyển đổi sang hóa đơn giấy dễ dàng nên hóa đơn điện tử ngày càng được phổ biến rộng rãi tại các doanh nghiệp.
Điểm khác biệt giữa hóa đơn bằng giấy thông thường và hóa đơn điện tử chuyển đổi đó là:
- Thứ nhất, ký hiệu trên hóa đơn: số seri ở hóa đơn bằng giấy là VC/15P còn ở hóa đơn chuyển đổi là VC/15E.
- Thứ hai, chữ ký trên hóa đơn: Chữ ký trên hóa đơn bằng giấy được viết tay còn hóa đơn điện tử thì dùng chữ ký số.
- Thứ ba, liên hóa đơn: Hóa đơn bằng giấy có liên 2, liên 3 và nội dung ở các liên cần phải giống hệt nhau còn hóa đơn điện tử hoàn toàn không có liên.
- Thứ tư, chỉ duy nhất hóa đơn chuyển đổi là có dòng chữ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”.
Điều kiện tạo hoá đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử
Dựa trên các cơ sở pháp lý, điều kiện tạo hoá đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử bao gồm:
- Hoá đơn sau khi chuyển đổi vẫn đảm bảo toàn vẹn nội dung đã có trên bản gốc
- Sử dụng ký hiệu riêng biệt với mục đích là xác nhận đã được chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy
- Trên hoá đơn giấy có đầy đủ chữ ký, họ và tên của người chịu trách nhiệm chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy
- Chú ý đến giá trị pháp lý của các hoá đơn điện tử chuyển đổi: Các hoá đơn điện tử chuyển đổi sẽ được coi là có giá trị pháp lý khi đảm bảo chấp hành đúng các quy định về tính toàn vẹn thông tin trên hoá đơn nguồn, sử dụng ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và có chữ ký, họ tên người thực hiện chuyển đổi theo quy định của luật pháp về vấn đề chuyển đổi chứng từ điện tử
Tóm tắt bài viết
Nguyên tắc trong việc chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
– Nội dung trên hóa đơn chuyển đổi cần phải giữ nguyên so với hóa đơn gốc
– Hóa đơn chuyển đổi cần phải có ký hiệu riêng biệt để xác nhận, cụ thể hơn là có dòng chữ bắt buộc “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”
– Mọi hóa đơn đều phải có chữ ký và đầy đủ họ tên của người thực hiện nghiệp vụ chuyển đổi
Hóa đơn chuyển đổi có chức năng gì?
Bộ Tài chính Việt Nam đã quy định rõ ràng về việc doanh nghiệp có thể chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy như một cách để chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa. Bên cạnh đó, chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy cũng giúp doanh nghiệp lưu trữ chứng từ trong quá trình kế kiểm.
Tổng kết
Như vậy, bài viết đã chia sẻ cho bạn những thông tin cần thiết cho việc hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử. Hi vọng rằng qua đây, việc chuyển đổi của bạn sẽ được tiến hành thuận lợi, tuân thủ nghiêm chỉnh quy định của pháp luật.
CÔNG TY CỔ PHẦN NEWCA
- Tổng đài CSKH: 1900 2066
- Hotline: 0936 208 068
- Website: https://newca.vn/