Bản thể hiện của hóa đơn điện tử giúp ích trong việc kiểm tra, lưu trữ thông tin sổ sách của doanh nghiệp. Về bản chất, bản thể hiện của hóa đơn điện tử chính là bản hiển thị nội dung của hóa đơn điện tử, vì vậy các nội dung được thể hiện cũng cần đáp ứng đầy đủ yêu cầu giống như đối với một hóa đơn điện tử thông thường.
Vậy bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì, khi sử dụng thì cần lưu ý những gì? Hãy cùng NewCA tìm hiểu ngay bài viết dưới đây nhé!
Mục lục
Bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì?
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
“Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh “eXtensible Markup Language” được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin).”
Tuy nhiên, định dạng XML được sử dụng để mã hóa thông tin và chia sẻ dữ liệu giữa các hệ thống thông tin mà không thể đọc bằng mắt thường. Vì vậy, để thuận tiện cho quá trình tra cứu, sử dụng thì người dùng thường xuất hóa đơn điện tử dưới dạng PDF. Định dạng PDF cũng được xem là bản thể hiện của hóa đơn điện tử.
Trong quá trình sử dụng, để phục vụ cho việc lưu trữ chứng từ, chứng minh xuất xứ… thì bên mua và bên bán được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử 01 (một) lần sang hóa đơn giấy. Khi chuyển đổi thì hóa đơn giấy cũng được hiểu là bản thể hiện của hóa đơn điện tử.
Bản thể hiện của hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý khi nào?
Bản thể hiện của hóa đơn điện tử được coi là hợp pháp khi hóa đơn điện tử gốc có giá trị pháp lý, Bản thể hiện cần phải đủ các yêu cầu như:
- Phản ánh đầy đủ nội dung của hóa đơn điện tử gốc
- Ở bản thể hiện dạng giấy cần có dòng chữ “hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử”, kèm họ tên, chữ ký của người thực hiện chuyển đổi và thời gian thực hiện chuyển đổi.
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC thì hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử (trừ hóa đơn được tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế) khi được chuyển thành bản giấy thì chỉ có giá trị lưu trữ để theo dõi và không có hiệu lực khi giao dịch hay thanh toán.
Lưu ý khi sử dụng bản thể hiện của hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp bạn khi sử dụng bản thể hiện của hóa đơn điện tử cần tìm hiểu kỹ quy định và các lưu ý như:
Có hóa đơn gốc
Theo quy định của pháp luật tại nghị định 119/2018/NĐ-CP, bản thể hiện của hóa đơn điện tử được coi là hợp pháp khi đi kèm hóa đơn gốc.
Nếu doanh nghiệp chỉ nhận được hóa đơn ở dạng PDF mà không nhận được hóa đơn dạng XML kèm theo thì bản hóa đơn PDF đó không có giá trị. Các chi phí thể hiện trên hóa đơn sẽ không được tính là chi phí hợp lệ.
Thể hiện đầy đủ nội dung có trong hóa đơn điện tử gốc
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn điện tử, bản thể hiện của hóa đơn điện tử phải hiển thị đầy đủ và chính xác các nội dung có trên bản hóa đơn điện tử gốc và đảm bảo các thông tin không bị hiểu sai.
Nội dung trên bản thể hiện hóa đơn điện tử (định dạng XML hoặc PDF) phải đầy đủ các thông tin sau:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn và số hóa đơn
- Họ tên, địa chỉ và mã số thuế của bên mua (nếu có) và bên bán
- Tên, đơn vị tính, đơn giá, số lượng hàng hóa, dịch vụ
- Các thông tin về thuế suất (thuế GTGT, thuế TNDN, thuế TNCN, thuế xuất nhập khẩu,…)
- Tổng số tiền cần thanh toán
- Chữ ký số và chữ ký điện tử của bên bán và bên mua (nếu có)
- Thời điểm lập hóa đơn
- Lệ phí hoặc nội dung liên quan (nếu có)
- Một số nội dung khác theo quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử
Bản thể hiện của hóa đơn điện tử (trừ hóa đơn được tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu điện tử với cơ quan thuế) không có giá trị pháp lý mà chỉ giúp người sử dụng lưu trữ thông tin kiểm tra, đối soát. Tuy nhiên, các thông tin ở bản thể hiện đều phải đúng và khớp với nội dung của hóa đơn điện tử gốc.
Trên đây là nội dung về bản thể hiện của hóa đơn điện tử, mong rằng thông tin đã giải đáp được thắc mắc của bạn!
Nếu muốn tìm hiểu chi tiết hơn về hóa đơn điện tử, chữ ký số, phần mềm kế toán và các sản phẩm khác cung cấp bởi NewCA, vui lòng liên hệ tới hotline 1900 2066 để được tư vấn và trải nghiệm dịch vụ của NewCA ngay hôm nay.
Tóm tắt nội dung
Bản thể hiện của hóa đơn điện tử thường có những dạng nào?
Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (eXtensible Markup Language”) hoặc dưới dạng PDF (Portable Document Format)
Bản thể hiện của hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý khi nào?
Bản thể hiện cần phải đủ các yêu cầu như:
– Phản ánh đầy đủ nội dung của hóa đơn điện tử gốc.
– Ở bản thể hiện dạng giấy cần có dòng chữ “hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử”, kèm họ tên, chữ ký của người thực hiện chuyển đổi và thời gian thực hiện chuyển đổi.
————————
CÔNG TY CỔ PHẦN NEWCA
- Tổng đài CSKH: 1900 2066
- Hotline: 0936 208 068
- Website: https://newca.vn/