Việc điền mẫu 04 hủy hóa đơn điện tử không phải là công việc xa lạ với các kế toán của doanh nghiệp. Thực tế thì việc dùng hóa đơn điện tử sẽ có nhiều trường hợp xuất hiện lỗi bắt buộc phải hủy hóa đơn. Nhưng công việc này khi nào cần thực hiện? Quá trình hủy hóa đơn thế nào mới đảm bảo hợp lệ? Cùng NewCA tìm hiểu qua bài viết sau!
>>> Xem thêm: Tìm hiểu về hóa đơn điện tử tại NewCA
Mục lục
3 Trường hợp cần dùng mẫu 04 hủy hóa đơn điện tử
Mẫu 04 hủy hóa đơn điện tử là biểu mẫu rất quan trọng đối với nghiệp vụ kế toán mà doanh nghiệp cần phải biết. Theo Điều 10 của Thông tư 69/2019/TT – BTC quy định, có 3 trường hợp doanh nghiệp cần phải làm thủ tục để hủy hóa đơn gồm:
Phát hiện ra sai sót khi hóa đơn chưa gửi những đã có mã cơ quan thuế cho người mua
Đối với trường hợp này, doanh nghiệp cần lập mẫu 04 để hủy hóa đơn điện tử. Đồng thời, doanh nghiệp cũng phải lập hóa đơn điện tử mới và gửi tối cơ quan thuế xin cấp lại mã. Khi đó, cơ quan thuế sẽ tiến hành hủy hóa đơn cũ được cấp mã trước đó ở trên hệ thống.
Phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử đã có mã của cơ quan thuế và đã được gửi đến người mua
Tùy theo mỗi lỗi sai sót khác nhau mà hướng xử lý cũng sẽ có sự khác biệt.
- Nếu hóa đơn sai địa chỉ, tên nhưng mã số thuế đúng: Doanh nghiệp thông báo với bên mua và đồng thời báo đến cơ quan thuế bằng cách dùng mẫu 04 hủy hóa đơn điện tử nhưng không cần cấp lại hóa đơn mới.
- Nếu sai mã số thuế hay thuế suất, số tiền trên hóa đơn, sai thông tin hàng hóa ghi ở trên hóa đơn: trường hợp này thì cả 2 bên bán và mua phải thỏa thuận để ghi rõ sai sót. Theo đó, bên bán sẽ điển mẫu 04 để gửi cơ quan thuế xin hủy hóa đơn điện tử. Phía cơ quan thuế sẽ tiến hành ghi nhận yêu cầu, hủy hóa đơn cũ trên hệ thống và thay thế hóa đơn mới. Tuy nhiên, trên hóa đơn mới sẽ phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn với ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn..ở trên hóa đơn cũ”. Sau khi được cấp hóa đơn mới, bên bán sẽ tiến hành ký số và gửi lại cơ quan thuế để được cấp mã mới. Hóa đơn sẽ được gửi đến người mua sau khi chỉnh sửa hoàn tất.
Sai sót trên hóa đơn điện tử do cơ quan thuế phát hiện
Khi bên bán gửi hóa đơn điện tử đến Cơ quan thuế, cán bộ ở đây phát hiện hóa đơn có sai sót sẽ tiến hành gửi thông báo đến bên bán theo Mẫu số 05 được ban hành tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Thời gian để bên bán xử lý hóa đơn sai sót là 2 ngày, tính từ thời điểm nhận được thông báo từ cơ quan thuế.
Theo đó, bên bán phải gửi mẫu 04 hủy hóa đơn điện tử để bên cơ quan thuế hủy hóa đơn điện tử cũ có sai sót. Đồng thời, bên bán cũng phải lập hóa đơn mới đã được ký số đầy đủ để cơ quan thuế cấp lại mã mới trước khi gửi tới người mua.
Giải đáp thắc mắc khi sử dụng mẫu 04 hủy hóa đơn điện tử
Có một vài thông tin về mẫu 04 hủy hóa đơn điện tử mà bạn cần biết để sử dụng cho hiệu quả như:
Kế toán doanh nghiệp căn cứ vào điều gì khi sử dụng mẫu 04 để hủy hóa đơn điện tử?
Để đảm bảo việc sử dụng mẫu 04 được chính xác thì kế toán cần phải xác định rõ sai sót hóa đơn điện tử thuộc trường hợp nào?
- Thời điểm ghi nhận sai sót hóa đơn là trước hay sau khi gửi hóa đơn đến bên mua?
- Nội dung sai sót ở trên hóa đơn điện tử là gì?
- Đối tượng phát hiện những sai sót trên hóa đơn là người bán, người mua hay là từ cơ quan thuế?
Hủy hóa đơn điện tử đặt in được mua từ cơ quan thuế có vi phạm quy định không?
Nếu thực sự hóa đơn điện tử đặt in mua từ cơ quan thuế có sai sót như những trường hợp kể trên thì việc gửi mẫu 04 hủy hóa đơn điện tử để hủy hoàn toàn không vi phạm quy định. Tuy nhiên, nếu trường hợp hóa đơn điện tử được hủy không đúng hay doanh nghiệp có dấu hiệu tiêu hủy hóa đơn vì những lý do không chính đáng sẽ bị xử phạt theo quy định. Mức phạt sẽ từ 2.000.000 VNĐ – 8.000.000 VNĐ tùy theo mức độ và hành vi vi phạm khi doanh nghiệp tự hủy hóa đơn điện tử không đúng theo quy định.
Mẫu 04 hủy hóa đơn điện tử là biểu mẫu rất quan trọng mà doanh nghiệp cần phải biết trước khi sử dụng. Điều này sẽ đảm bảo hoạt động sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp là hợp lệ, hạn chế tình trạng bị phạt theo quy định. Để nắm rõ thông tin hơn về việc dùng hóa đơn điện tử, bạn có thể liên hệ NewCa để chúng tôi tư vấn, hỗ trợ chu đáo nhất.
Tóm tắt nội dung
Kế toán doanh nghiệp căn cứ vào điều gì khi sử dụng mẫu 04 để hủy hóa đơn điện tử?
– Thời điểm ghi nhận sai sót hóa đơn là trước hay sau khi gửi hóa đơn đến bên mua?
– Nội dung sai sót ở trên hóa đơn điện tử là gì?
– Đối tượng phát hiện những sai sót trên hóa đơn là người bán, người mua hay là từ cơ quan thuế?
3 Trường hợp cần dùng mẫu 04 hủy hóa đơn điện tử
– Phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử đã có mã của cơ quan thuế và đã được gửi đến người mua
– Phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử đã có mã của cơ quan thuế và đã được gửi đến người mua
– Sai sót trên hóa đơn điện tử do cơ quan thuế phát hiện
CÔNG TY CỔ PHẦN NEWCA
- Tổng đài CSKH: 1900 2066
- Hotline: 0936 208 068
- Website: https://newca.vn/
Để biết thêm thông tin chi tiết về chữ ký số NewCA, vui lòng liên hệ hotline 1900 2066 để được tư vấn và trải nghiệm dịch vụ ngay hôm nay.