Ký số là gì? Tại sao doanh nghiệp cần phải sử dụng ký số?

Trong thời đại kỹ thuật số hiện nay, mỗi một thiết bị đều được tối ưu hoá theo hướng hiện đại và tiện lợi cho người dùng với mong muốn đem đến sự hài lòng và hiệu quả  trong quá trình sử dụng. Ký số là một trong những thiết bị tiêu biểu mà doanh nghiệp cần phải sử dụng để mang lại lợi ích tối đa cho hoạt động kinh doanh.

Vậy ký số là gì? Các doanh nghiệp tại sao không thể bỏ qua? Hãy cùng NewCA tìm hiểu qua bài viết sau. 

Ký số là gì?

Dưới góc độ doanh nghiệp, “ký số” là một thiết bị đã mã hoá tất cả những dữ liệu, thông tin và mã số thuế của doanh nghiệp. Việc đưa khoá bí mật vào một chương trình phần mềm sau đó để tự động và gắn chữ ký số vào thông điệp dữ liệu là nhiệm vụ của ký số.

Đây là phương tiện dùng để ký thay cho chữ ký thông thường trên giấy tờ, và được ký trên các loại văn bản hoặc tài liệu số như: word, excel, PDF… Các tài liệu này sẽ được dùng để nộp thuế qua mạng, hải quan điện tử và cho các giao dịch điện tử khác.

Mục đích sử dụng ký số

Mục đích chính khi sử dụng ký số nhằm thực hiện các giao dịch điện tử mà pháp luật cho phép. Ngoài ra, nó còn giúp doanh nghiệp thực hiện những hoạt động:

• Kê khai, nộp tờ khai, các nghĩa vụ thực hiện trong các vấn đề tài chính như thuế, hải quan và giao dịch chứng khoán…
• Khi thực hiện các thủ tục về đăng ký doanh nghiệp: thành lập chi nhánh, văn phòng, địa điểm kinh doanh, thay đổi đăng ký kinh doanh,…
• Khi doanh nghiệp hợp tác với khách hàng, ký số còn được sử dụng cho việc ký hợp đồng theo hình thức trực tuyến, tạo nhiều sự thuận tiện và tiết kiệm thời gian cho hai bên.
• Là bằng chứng tiêu biểu để chống chối bỏ trách nhiệm trong quá trình hợp tác, giúp các cá nhân, cơ quan, tổ chức yên tâm về giao dịch điện tử của mình
• Trao đổi dữ liệu được dễ dàng, nhanh chóng và đảm bảo tính pháp lý, giúp tiết kiệm được thời gian đi lại, chờ đợi việc in ấn hồ sơ.

Các loại ký số phổ biến hiện nay

Chữ ký số trực tiếp – thông qua thiết bị USB Token

Giống với hình dạng chiếc USB, được gọi là USB Token – thiết bị phần cứng. Công dụng của USB Token là tạo ra cặp khóa công khai và bí mật, giúp lưu trữ thông tin khách hàng.

Mỗi USB Token có một số series duy nhất gồm 8 hoặc 10 ký tự ở mặt dưới và được gắn với mỗi khách hàng, Khi chúng ta nhấn nút trên Token, một dãy số ngẫu nhiên sẽ xuất hiện với 06 chữ số bất kỳ tương ứng một giao dịch với một khách hàng cụ thể và thay đổi liên tục tại một thời điểm nhất định (30 tới 60 giây). Chuỗi số là một thực toán phức tạp.

Đặc điểm của USB Token:

• Có khả năng lưu trữ lớn với tốc độ xử lý cao (32 bit).
• Phù hợp với cá nhân và cơ quan sử dụng ký ở lưu lượng phù hợp.
• Tên doanh nghiệp bao gồm: mã số thuế, tên doanh nghiệp,…
• Thông tin, số hiệu của chữ ký số.
• Thời gian hiệu lực của chứng thư số.
• Tên, chữ ký số của tổ chức chứng thực.
• Những hạn chế về mục đích, phạm vi sử dụng của chứng số.

Ưu điểm:

• Có tính không thể phủ nhận, có thể xem là bằng chứng xác thực để tránh trường hợp chối bỏ trách nhiệm khi còn đang trong hợp đồng.
• Chi phí tương đối thấp.
• Có thể ký ở bất cứ đâu, bất cứ lúc nào. 
• Đảm bảo cho tính bảo mật khi sử dụng.

Chữ ký số từ xa – sử dụng công nghệ đám mây

Chữ ký số từ xa (Remote Signing) sử dụng công nghệ đám mây để ký mà không cần bất kỳ thiết bị phần cứng nào hỗ trợ. Các cá nhân, doanh nghiệp có thể thực hiện ký trên điện thoại di động, máy tính bảng hoặc máy tính thay vì chỉ thực hiện được trên máy tính.

Sự khác biệt giữa chữ ký số từ xa so với các chữ ký số khác là không cần USB Token hay SIM mà chỉ cần công nghệ đám mây để ký, từ đó tạo được sự tiện lợi, nhanh chóng mà vẫn đảm bảo an toàn về mặt pháp lý.

Ưu điểm:

• Không cần sử dụng USB Token hay SIM.
• Nhanh chóng và tiện lợi, có thể ký ở bất cứ đâu miễn là có internet và thiết bị di động.
• Nổi trội về tính đa dạng: có thể ký ở mọi nền tảng như điện thoại, máy tính bảng, máy tính.
• Cho nhiều người ký và phát hành hoá đơn cùng một lúc.
• Tốc độ xử lý nhanh chóng hơn và hạn chế các lỗi từ thiết bị cứng.

Doanh nghiệp nên chọn loại ký số nào?

Tùy theo mục đích sử dụng cũng như nguồn lực của mỗi doanh nghiệp, ta nên lựa chọn hình thức chữ kỹ số phù hợp. Nếu xét về sự tiện lợi và nhanh chóng, lựa chọn tối ưu nhất chính là phương pháp chữ ký số từ xa. Ngược lại, nếu muốn tiết kiệm chi phí, doanh nghiệp nên chọn phương pháp trực tiếp thông qua USB Token.

NewCA – nhà cung cấp chữ ký số uy tín nhất hiện nay

NewCA đã và đang là nhà cung cấp các chữ ký số uy tín nhất được doanh nghiệp tin dùng. Hiện nay, NewCA có 2 loại chữ ký từ xa và chữ ký trực tiếp. Với mong muốn đem đến những trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng, NewCA luôn cải tiến không ngừng và sẵn sàng phục vụ bât cứ khi nào khách hàng có yêu cầu. 

Một số phần mềm chữ ký số uy tín, chất lượng mà NewCA cung cấp: FastCA, EasyCA, Viettel CA,…

Với các thông tin trên, có thể dễ dàng nhận thấy ký số là một thiết bị vô cùng cần thiết cho mỗi doanh nghiệp. Để nắm bắt và sử dụng ký số sao cho tối ưu nhất là một điều không dễ dàng. Bạn cần hiểu rõ những thông tin, đặc điểm của từng loại chữ ký, để có thể chọn một loại phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình.

Các câu hỏi thường gặp

CÔNG TY CỔ PHẦN NEWCA

• Tổng đài CSKH: 1900 2066
• Hotline: 0936 208 068
• Website: https://newca.vn/