Tổng hợp
Quy định về mẫu thông báo hóa đơn điện tử có sai sót 04/SS và thời hạn thông báo của bên bán là bao lâu?
Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT), việc phát hiện sai sót là điều khó tránh khỏi. Để xử lý các sai sót này một cách đúng quy định, Mẫu thông báo hóa đơn điện tử sai sót 04/SS đóng vai trò vô cùng quan trọng. Vậy, quy định cụ thể về Mẫu 04/SS – mẫu thông báo hóa đơn điện tử có sai sót là gì và thời hạn để bên bán thực hiện thông báo sai sót là bao lâu? Bài viết này sẽ cung cấp thông tin chi tiết để giúp bạn thực hiện đúng theo quy định của pháp luật.
Mục lục
Mẫu thông báo hóa đơn điện tử có sai sót được quy định như thế nào?
Hiện nay, mẫu thông báo hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:
>> Tải Mẫu thông báo hóa đơn điện tử có sai sót (Mẫu 04/SS) (TẠI ĐÂY)
Người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế có sai sót thì làm như thế nào?
Dựa theo khoản 1 và khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy định về xử lý hóa đơn điện tử có sai sót như sau:
Trường hợp hóa đơn chưa gửi cho người mua có sai sót:
– Người bán thông báo với cơ quan thuế để hủy hóa đơn điện tử có mã bị sai.
– Lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi cơ quan thuế để cấp mã mới thay thế hóa đơn sai, sau đó gửi cho người mua.
– Cơ quan thuế sẽ hủy hóa đơn điện tử sai sót đã cấp mã và lưu trữ trên hệ thống.
Trường hợp hóa đơn đã gửi cho người mua nhưng phát hiện sai sót:
– Nếu sai sót chỉ liên quan đến tên, địa chỉ người mua nhưng không ảnh hưởng đến mã số thuế và các thông tin khác, người bán chỉ cần thông báo cho người mua, không cần lập lại hóa đơn.
– Người bán phải thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT (Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP), trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã đã phát hành nhưng chưa gửi dữ liệu đến cơ quan thuế.
– Trong trường hợp hóa đơn có sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc thông tin hàng hóa không đúng về quy cách, chất lượng, người bán có thể lựa chọn một trong hai phương thức sau:
+ Lập hóa đơn điều chỉnh: Người bán phát hành hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn có sai sót. Nếu hai bên thống nhất về việc lập biên bản xác nhận trước khi điều chỉnh, thì cần lập văn bản ghi nhận lỗi sai trước khi phát hành hóa đơn điều chỉnh.
Hóa đơn điều chỉnh phải có ghi chú: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
+ Lập hóa đơn thay thế: Người bán phát hành hóa đơn điện tử mới để thay thế cho hóa đơn có sai sót. Nếu hai bên có thỏa thuận về việc lập biên bản xác nhận trước khi thay thế, cần lập văn bản ghi rõ nội dung sai sót trước khi phát hành hóa đơn mới.
Hóa đơn thay thế phải có ghi chú: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Người bán thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử mới và gửi cho người mua (đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cấp mã trước khi chuyển đến người mua (đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
– Trong lĩnh vực hàng không, hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển được xem như hóa đơn điều chỉnh mà không bắt buộc ghi thông tin “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… ngày… tháng… năm”. Các doanh nghiệp vận tải hàng không có thể tự phát hành hóa đơn cho các giao dịch hoàn, đổi chứng từ vận chuyển do đại lý xuất.
>>> Có thể bạn quan tâm: Năm 2025, hóa đơn dưới 20 triệu có bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế GTGT không?
Thời hạn để bên bán thông báo hóa đơn điện tử có sai sót là khi nào?
Theo khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, khi phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót cần cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc phải xử lý bằng cách điều chỉnh hoặc thay thế, người bán có thể sử dụng mẫu Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót để thông báo điều chỉnh cho từng hóa đơn hoặc cho nhiều hóa đơn có sai sót cùng lúc.
Thông báo này có thể gửi đến cơ quan thuế vào bất kỳ thời điểm nào, nhưng không muộn hơn ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng có phát sinh hóa đơn điều chỉnh.
Việc nắm vững quy định về Mẫu thông báo hóa đơn điện tử sai sót 04/SS và tuân thủ đúng thời hạn thông báo là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp xử lý các vấn đề liên quan đến hóa đơn một cách hiệu quả và tránh được các rủi ro pháp lý. Hy vọng rằng, với những thông tin chi tiết được cung cấp trong bài viết này, bạn sẽ có thể thực hiện đúng theo quy định và đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ. Hãy luôn cập nhật những thay đổi mới nhất từ cơ quan thuế để đảm bảo bạn không bỏ lỡ bất kỳ thông tin quan trọng nào.
———————–
NHÀ CUNG CẤP DỊCH VỤ SỐ NEWCA
support@newca.vn
Tổng đài CSKH: 1900 2066
Hotline: 0936.208.068