Trong quá trình kinh doanh, việc lập hóa đơn là một hoạt động thường xuyên và bắt buộc. Tuy nhiên, không phải lúc nào khách hàng cũng cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết. Điều này đặt ra nhiều thắc mắc cho các doanh nghiệp, đặc biệt là khi có những quy định mới như Công văn 3644/CTCTH-TTHT. Vậy, làm thế nào để lập hóa đơn một cách chính xác và tuân thủ pháp luật trong trường hợp này?
Mục lục
Cách lập hóa đơn khi khách hàng không cung cấp thông tin theo Công văn 3644/CTCTH-TTHT
Vào ngày 1/8/2024, Cục Thuế TP. Cần Thơ đã ban hành Công văn 3644/CTCTH-TTHT năm 2024 để hướng dẫn cách lập hóa đơn trong trường hợp khách hàng không cung cấp thông tin.
Theo nội dung Công văn 3644/CTCTH-TTHT năm 2024, hướng dẫn lập hóa đơn khi thiếu thông tin từ khách hàng như sau:
Căn cứ khoản 1 Điều 90 Luật Quản lý thuế 2019 quy định nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử như sau:
Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử
1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua theo định dạng chuẩn dữ liệu và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định của pháp luật về thuế, pháp luật về kế toán, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
…
Tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ như sau:
Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ
1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.
…
Tại khoản 5 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về nội dung của hóa đơn như sau:
Nội dung của hóa đơn
…
5. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua
a) Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế thì tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua thể hiện trên hóa đơn phải ghi theo đúng tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã.
…
b) Trường hợp người mua không có mã số thuế thì trên hóa đơn không phải thể hiện mã số thuế người mua. Một số trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đặc thù cho người tiêu dùng là cá nhân quy định tại khoản 14 Điều này thì trên hóa đơn không phải thể hiện tên, địa chỉ người mua. Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng nước ngoài đến Việt Nam thì thông tin về địa chỉ người mua có thể được thay bằng thông tin về số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch của khách hàng nước ngoài.
Tại khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về một số trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết có đầy đủ các nội dung như sau:
Nội dung của hóa đơn
..
14. Một số trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết có đầy đủ các nội dung
…
c) Đối với hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế người mua.
Đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có các chỉ tiêu tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua; chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng.
d) Đối với hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán (trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã), tiêu thức người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế), tiền thuế, thuế suất thuế giá trị gia tăng. Trường hợp tem, vé, thẻ điện tử có sẵn mệnh giá thì không nhất thiết phải có tiêu thức đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
đ) Đối với chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là hóa đơn điện tử thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn, thuế suất thuế giá trị gia tăng, mã số thuế, địa chỉ người mua, chữ ký số của người bán.
…
Dựa trên các quy định trên, khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, Công ty cần lập hóa đơn điện tử giao cho người mua và phải điền đầy đủ các thông tin theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Trong đó, tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua là thông tin bắt buộc trên hóa đơn, ngoại trừ trường hợp người mua không có mã số thuế, khi đó không cần ghi mã số thuế trên hóa đơn. Đối với một số trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đặc thù cho người tiêu dùng cá nhân theo khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tên và địa chỉ người mua cũng không bắt buộc phải thể hiện trên hóa đơn.
>>> Sử dụng ngay Phần mềm Hóa đơn điện tử xCyber Bill của NewCA – Tối ưu quy trình kinh doanh với giải pháp Hóa đơn điện tử chuyên nghiệp. Mang lại sự tiện lợi, an toàn, tăng cường tính chính xác của hệ thống tài chính
Khi nào là thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa?
Tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định về thời điểm lập hóa đơn như sau:
Thời điểm lập hóa đơn
1. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
2. Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).
3. Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
…
Do đó, thời điểm lập hóa đơn khi bán hàng hóa là lúc chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, bất kể đã nhận thanh toán hay chưa.
*Lưu ý: Hàng hóa này bao gồm cả việc bán tài sản nhà nước, tài sản bị tịch thu, sung vào quỹ nhà nước và hàng hóa thuộc diện dự trữ quốc gia.
>>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn sai sót sau khi cơ quan thuế kiểm tra hoàn thuế GTGT có được kê khai bổ sung theo Công văn 25778/CTBDU-TTHT không?
Có tất cả bao nhiêu loại hóa đơn theo quy định?
Theo quy định tại Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có các loại hóa đơn sau đây:
1. Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT)
Hóa đơn GTGT áp dụng cho các tổ chức kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, dùng cho các hoạt động:
– Bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ trong nước;
– Dịch vụ vận tải quốc tế;
– Xuất hàng vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
– Xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài.
2. Hóa đơn bán hàng
Hóa đơn bán hàng được sử dụng cho các tổ chức, cá nhân như sau:
– Tổ chức, cá nhân kê khai và tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp cho các hoạt động:
+ Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nước;
+ Dịch vụ vận tải quốc tế;
+ Xuất hàng vào khu phi thuế quan và các trường hợp tương đương xuất khẩu;
+ Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.
– Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ vào thị trường nội địa hoặc khi giao dịch giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan và xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài. Trên hóa đơn cần ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan.”
3. Hóa đơn điện tử bán tài sản công
Hóa đơn này dùng để bán các loại tài sản công sau:
– Tài sản công tại các cơ quan, tổ chức, đơn vị (bao gồm cả nhà ở thuộc sở hữu nhà nước);
– Tài sản thuộc kết cấu hạ tầng;
– Tài sản công do Nhà nước giao doanh nghiệp quản lý mà không tính vào vốn nhà nước tại doanh nghiệp;
– Tài sản từ các dự án sử dụng vốn nhà nước;
– Tài sản đã được xác lập quyền sở hữu toàn dân;
– Tài sản công bị thu hồi theo quyết định của cơ quan hoặc cá nhân có thẩm quyền;
– Vật tư, vật liệu thu hồi từ quá trình xử lý tài sản công.
4. Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia
Loại hóa đơn này được sử dụng bởi các cơ quan, đơn vị thuộc hệ thống dự trữ quốc gia khi thực hiện bán hàng dự trữ quốc gia theo quy định pháp luật.
5. Các loại hóa đơn khác, bao gồm:
– Tem, vé, thẻ có hình thức và nội dung quy định trong Nghị định này;
– Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng (ngoại trừ trường hợp tại điểm a khoản này), có nội dung và hình thức lập theo thông lệ quốc tế và các quy định liên quan.
6. Các chứng từ khác được in, phát hành, sử dụng và quản lý như:
– Hóa đơn, bao gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ;
– Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.
Như vậy, việc lập hóa đơn khi khách hàng không cung cấp đầy đủ thông tin là một vấn đề mà nhiều doanh nghiệp gặp phải. Công văn 3644/CTCTH-TTHT đã đưa ra những hướng dẫn cụ thể để giải quyết vấn đề này. Tuy nhiên, việc tuân thủ quy định vẫn đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng và linh hoạt trong quá trình lập hóa đơn.
Quản lý tài chính cho doanh nghiệp chuyên nghiệp và hiệu quả hơn với phần mềm Kế toán trực tuyến xCyber Books của NewCA.
———————–
NHÀ CUNG CẤP DỊCH VỤ SỐ NEWCA
Tổng đài CSKH: 1900 2066
Hotline: 0936.208.068