Khi nộp hồ sơ liên quan đến thủ tục hành chính về doanh nghiệp thì bản sao y chứng thực có giá trị bao lâu? Trường hợp nào người dân chỉ cần nộp bản photo là được? Bài viết này của NewCA sẽ giải đáp cho người dân những vấn đề này.

Thời hạn bản sao y chứng thực 2023

Theo pháp luật hiện hành, không có bất kỳ quy định về việc hạn chế thời hạn sử dụng của bản sao đã được chứng thực hay được cấp từ sổ gốc mà chỉ quy định về giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực.

Như vậy, có thể hiểu bản sao y chứng thực có giá trị vô hạn. Tuy nhiên, xét dưới góc độ thực tiễn, nên chia bản sao y chứng thực thành 02 loại sau đây:

Bản sao y chứng thực có giá trị “vô hạn”

Là bản sao được chứng thực từ các loại giấy tờ có giá trị vô hạn (như là: bảng điểm, bằng cử nhân, kỹ sư, giấy phép lái xe mô tô; trừ trường hợp bị thu hồi theo quy định của pháp luật) thì bản sao có giá trị pháp lý vô hạn.

Bản sao y chứng thực có giá trị “hữu hạn”

Là bản sao được chứng thực từ các loại giấy tờ có xác định thời hạn (như là: chứng minh nhân dân, căn cước công dân, hộ chiếu, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, phiếu lý lịch tư pháp…) thì bản sao chỉ có giá trị trong thời hạn bản gốc còn giá trị.

Điều 3. Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực – Nghị định 23/2015/NĐ-CP

1. Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

2. Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

3. Chữ ký được chứng thực theo quy định tại Nghị định này có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.

4. Hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định của Nghị định này có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.

Giá trị pháp lý của bản photo (bản sao) có ý nghĩa như thế nào?

Bản sao là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc (khoản 6 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP)

Như vậy, người dân có thể hiểu bản sao được tạo nên từ bản chính bằng các cách như: chụp ảnh, photo, scan, đánh máy,…

Tuy nhiên chỉ có bản sao được cấp từ sổ gốc và bản sao chứng thức từ bản chính là có giá trị sự dụng thay cho bản chính (khoản 1, khoản 2, Điều 3 Nghị định 23/2015/ NĐ-CP):

• Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ các trường hợp pháp luật quy định khác.
• Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
• Trường hợp pháp luật quy định nộp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận bản sao, không được yêu cầu bản sao có chứng thực nhưng có quyền yêu cầu xuất trình bản gốc để đối chiếu. Người đối chiếu có trách nhiệm xác nhận tính chính xác của bản sao so với bản chính.
• Cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao có chứng thực thì không được yêu cầu xuất trình bản chính, trừ trường hợp có căn cứ về việc bản sao giả mạo, bất hợp pháp thì yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc tiến hành xác minh nếu thấy cần thiết.

Các trường hợp chỉ cần nộp bản photo

Căn cứ khoản 1 Điều 6 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, trường hợp pháp luật quy định nộp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận bản sao, không được yêu cầu bản sao có chứng thực nhưng có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Người đối chiếu có trách nhiệm xác nhận tính chính xác của bản sao so với bản chính.

Như vậy, với trường hợp pháp luật quy định nộp bản sao thì doanh nghiệp được quyền nộp bản photo giấy tờ, tài liệu có liên quan (không bắt buộc phải nộp bản sao có chứng thực).

Căn cứ khoản 2 Điều 6 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao có chứng thực thì không được yêu cầu xuất trình bản chính, trừ trường hợp có căn cứ về việc bản sao giả mạo, bất hợp pháp thì yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc tiến hành xác minh, nếu thấy cần thiết.

Điều 7. Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực – Nghị định 23/2015/NĐ-CP

Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực phải được bảo đảm ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ; trừ trường hợp quy định tại các Điều 21, 33 và Điều 37 của Nghị định này.

Lời kết

Trên đây là một số thông tin về bản sao công chứng có thời hạn bao lâu và các trường hợp nào chỉ cần nộp bản photo. Hy vọng với những thông tin này, các bạn đã giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Hãy tiếp tục theo dõi website của chúng tôi để cập nhật thêm nhiều bài viết hữu ích khác nhé.

CÔNG TY CỔ PHẦN NEWCA

• Tổng đài CSKH: 1900 2066
• Hotline: 0936 208 068
• Website: https://newca.vn/