Hồ sơ chuẩn bị quyết toán thuế Thương Mại là hồ sơ chuẩn bị của các doanh nghiệp nhằm giải trình việc không trốn hoặc gian lận thuế của doanh nghiệp đó. Đặc biệt khi tổng cục thuế yêu cầu các địa phương tăng cước công tác kiểm tra thuế thì nhu cầu làm hồ sơ đều tăng so với bình thường.
Tuy nhiên các doanh nghiệp không tránh khỏi sự thiếu sót trong công tác chuẩn bị hồ sơ. Vậy chính xác thì hồ sơ chuẩn bị quyết toán yêu cầu những giấy tờ quan trọng gì? Cần lưu ý những gì khi chuẩn bị hồ sơ?
NewCA sẽ giúp bạn tìm hiểu đầy đủ thông tin chi tiết về bộ hồ sơ trên qua bài viết dưới đây nhé!
>>> Xem thêm: Tìm hiểu về phần mềm kế toán tại NewCA
Mục lục
Cần chuẩn bị những gì khi làm hồ sơ chuẩn bị quyết toán thuế Thương Mại
Mỗi bộ hồ sơ chuẩn bị quyết toán thuế Thương Mại đều cần các loại giấy tờ quan trọng như sau:
Hồ sơ chuẩn bị quyết toán thuế Thương mại yêu cầu các giấy tờ nào?
#1. Chuẩn bị sổ kế toán file excel.
Các doanh nghiệp cần xuất tất cả các loại sổ cái từ 1 đến 9, CĐPS, công nợ năm thanh kiểm tra thuế. Các sổ này được xuất bên file excel và gửi vào email bên thuế. Sau đó doanh nghiệp hãy đem in chung qua excel đóng quyển. Bước cuối cùng thì đóng thùng carton rồi mang chúng lên đội kiểm tra thuế.
#2. Chuẩn bị bảng kê mua vào và bán ra file excel.
Các doanh nghiệp thống kê lượng mua vào bán ra từ năm thanh kiểm tra thuế qua excel gộp các năm vào cùng một file. Sau đó đem lọc tất cả những hóa đơn lớn hơn 20 triệu rồi ghi ngày và số tiền thanh toán. Tuy nhiên các khách cần lưu ý đối với bộ hồ sơ công nợ thì cần photo những hóa đơn lớn hơn 20 kèm theo UNC (ủy nhiệm chi) photo hoặc gốc lưu thành bộ.
#3. Chuẩn bị bộ báo cáo quyết toán TNDN + BCTC vào năm thanh kiểm tra.
Nên photo một bản cho bên thuế khi cán bộ thuế tiến hành kiểm tra hồ sơ chuẩn bị quyết toán thuế Thương Mại. Trong bộ báo cáo này, doanh nghiệp cần in bản mềm 01 bản in lưu trữ sổ sách. Bộ báo cáo bao gồm quyết toán TNDN, TNCN, BCTC các năm. Thông thường cán bộ thuế chỉ quan tâm bản doanh nghiệp nộp cuối cùng trong trường hợp doanh nghiệp có làm KHBS bổ sung các năm. Nhưng các doanh nghiệp vẫn cần lưu trữ bản gốc nộp lần đầu để giữ số liệu phục vụ cho việc kiểm tra bất chợt sau này.
#4. Chuẩn bị hóa đơn mua vào, bán ra (bản gốc), tờ khai thuế hàng kỳ, sổ phụ ngân hàng kèm ủy nhiệm chi bản gốc
Các doanh nghiệp chuẩn bị hóa đơn mua vào bán ra kẹp tờ khai hoặc chứng từ nếu làm hồ sơ chuẩn bị quyết toán thuế Thương Mại. Dưới đây là một số điều cần biết mà doanh nghiệp nên lưu ý:
Đối với hóa đơn mua vào bán ra
Trong hồ sơ chuẩn bị quyết toán thuế Thương Mại, yêu cầu các doanh nghiệp chuẩn bị hóa đơn kẹp theo tờ khai thuế hàng tháng/ quý hoặc hóa đơn kẹp chứng từ như phiếu thu, hạch toán, nhập kho.. Đối với hóa đơn kẹp tờ khai cần lưu ý sắp chúng thành bộ theo tháng/ quý của tờ khai. Còn đối với hóa đơn kẹp chứng từ cần lưu ý ba việc:
- Cần sắp chứng từ và hóa đơn bán ra theo thứ tự kê khai thuế.
- Cần sắp chứng từ và hóa đơn mua vào theo thứ tự kê khai thuế.
- Nếu tờ khai thuế mất, cần làm công văn lên thuế để xin sao y trích lục lại.
Đối với sổ phụ ngân hàng
Cần chuẩn bị sổ phụ ngân hàng đi kèm ủy nhiệm chi bản gốc bằng cách liệt kê các hóa đơn mua vào >= 20 triệu và ghi rõ ngày thanh toán. Nên kẹp UNC vào các hóa đơn >20 triệu để việc kiếm và tra cứu trở nên dễ dàng hơn. Lưu ý trong hồ sơ chuẩn bị quyết toán thuế Thương Mại Các doanh nghiệp có thể photo 1 bản riêng hoặc bản gốc riêng, bản photo kẹp chứng từ sổ sách.
Đặc biệt các doanh nghiệp cần lưu ý đối chiếu bảng công nợ bao gồm bảng tổng hợp và bảng chi tiết với bảng kê excel. Mục đích là để kiểm tra chênh lệch công nợ thanh toán với công nợ khách hàng. Các trường hợp lỗi do hạch toán râu ông này cắm cằm bà kia có thể dẫn đến sai lệch công nợ.
- Quyết toán thuế TNCN đầy đủ.
- Ký tá đầy đủ.
Các hợp đồng đi kèm trong hồ sơ chuẩn bị quyết toán thuế Thương Mại
Các hợp đồng đi kèm trong hồ sơ chuẩn bị quyết toán thuế Thương Mại bao gồm:
#1. Hợp đồng lao động và hợp đồng kinh tế đi kèm.
Hợp đồng lao động cần giấy tờ sau khi làm hồ sơ chuẩn bị quyết toán thuế Thương Mại:
| Hợp đồng lao động | Hợp đồng kinh tế | |
Giấy tờ | Quyết định tăng lương kèm phụ lục hợp đồng lao động.Bảng chấm công đầy đủ.Hợp đồng lao động kẹp CMT.Quyết toán thuế TNCN đầy đủ.Ký tá đầy đủ. | Hợp đồng kinh tế đã ký kết, phụ lục hợp đồng, thanh lý hợp đồng hoặc biên bản giao nhận.Hợp đồng đầu vào: hợp đồng nguyên tắc vì việc mua bán là thường xuyên.Hợp đồng mượn xe cho hợp lý chi phí xăng dầu đã đưa vào. |
Lưu ý | Khoản lương, phụ cấp theo lương sẽ bị loại trừ không được tính vào chi phí hợp lý nếu không có trong văn bản sau:Hợp đồng lao động.Thỏa ước lao động tập thể.Quy chế tài chính của công ty, tổng công ty, tập đoàn.Quy chế thưởng do chủ tịch Hội đồng quản trị, tổng giám đốc quy định theo quy chế tài chính của công ty, tổng công ty.Tìm hiểu kỹ các văn bản pháp lý về thuế TNDN (đi từ thông tư 130, thông tư 123, nghị định 2018, thông tư 78, thông tư 96..). | Nên lưu trữ theo bìa còng. Nếu công ty phát sinh nhiều có thể tự lưu riêng 1 bìa còng, ít thì lưu chung và ghi chú giấy note.Để mỗi công ty là 1 tập liền nhau để dễ tìm kiếm. Nên đánh dấu bằng giấy note màu.Chứng từ hợp đồng mất thì xin bản sao y hoặc bản gốc khi liên hệ khách hàng. |
#2. Giấy phép kinh doanh.
Khi làm hồ sơ chuẩn bị quyết toán thuế Thương Mại thì giấy phép kinh doanh cũng đóng vai trò khá quan trọng. Giấy phép đem photo sao y hoặc đóng dấu treo đi kèm với các chứng từ khác như đăng ký mẫu dấu. Ngoài ra phải chuẩn bị thêm giấy tờ liên quan đến điều lệ công ty và quy chế tài chính của công ty.
Các hợp đồng đi kèm hồ sơ bao gồm hợp đồng lao động, kinh tế và giấy phép kinh doanh.
Bài thông tin trên đã cung cấp đủ các bước để chuẩn bị hồ sơ chuẩn bị quyết toán thuế Thương Mại. Nếu các doanh nghiệp và khách hàng có nhu cầu muốn sử dụng hợp đồng điện tử để phục vụ trong việc hoàn thành hồ sơ, hãy liên hệ đến NewCA – nhà phân phối phần mềm hợp đồng điện tử để được tư vấn. Mọi thắc mắc khách hàng có thể liên hệ theo thông tin bên dưới để được giải đáp!
Xin cảm ơn bạn đã đọc bài viết!
CÔNG TY CỔ PHẦN NEWCA
- Tổng đài CSKH: 1900 2066
- Hotline: 0936 208 068
- Website: https://newca.vn/