Những tài liệu nào doanh nghiệp cần lưu giữ trong quá trình hoạt động của mình? Nếu không lưu giữ những loại tài liệu đó thì doanh nghiệp bị phạt bao nhiêu? Trong bài viết dưới đây, NewCA sẽ làm rõ hơn về vấn đề này.
Mục lục
Doanh nghiệp cần phải lưu giữ những loại tài liệu nào?
Theo Điều 11 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định tùy theo loại hình doanh nghiệp, doanh nghiệp phải lưu giữ các loại tài liệu sau:
(1) Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty; sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông;
(2) Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ; giấy phép và giấy chứng nhận khác;
(3) Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty;
(4) Phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu, biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp;
(5) Bản cáo bạch để chào bán hoặc niêm yết chứng khoán;
(6) Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán;
(7) Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm.
Địa điểm lưu giữ tài liệu: các tài liệu nêu trên phải được lưu giữ tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty.
Thời hạn lưu giữ tài liệu
Theo khoản 2 Điều 11 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định thời hạn lưu giữ được thực hiện theo quy định của pháp luật có liên quan.
Cụ thể, theo Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức (Ban hành kèm theo Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ thì thời hạn lưu giữ các loại tài liệu như sau:
Lưu ý: Theo khoản 5, khoản 6 Điều 6 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định:
– Trong trường hợp tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại do nguyên nhân khách quan như thiên tai, lũ lụt, hỏa hoạn và các nguyên nhân khách quan khác thì đơn vị kế toán phải đến đơn vị mua, đơn vị bán hàng hóa, dịch vụ hoặc các đơn vị có liên quan khác để xin sao chụp tài liệu kế toán. Trên tài liệu kế toán sao chụp phải có chữ ký và dấu xác nhận (nếu có) của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền) của đơn vị mua, đơn vị bán hoặc các đơn vị có liên quan khác.
Trường hợp đơn vị có liên quan đến việc cung cấp tài liệu kế toán để sao chụp đã giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động thì người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán cần sao chụp tài liệu kế toán phải thành lập hội đồng và lập “Biên bản xác định các tài liệu kế toán không thể sao chụp được” đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc xác định đó.
Nếu không lưu giữ các tài liệu theo quy định, doanh nghiệp bị xử phạt thế nào?
Trường hợp doanh nghiệp không lưu giữ các tài liệu tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong điều lệ công ty thì sẽ bị phạt từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng theo quy định tại điểm d khoản 2 Điều 52 Nghị định 122/2021/NĐ-CP.
Điều 52. Vi phạm khác liên quan đến tổ chức, quản lý doanh nghiệp
2. Phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
a) Không cấp giấy chứng nhận phần vốn góp cho thành viên công ty;
b) Không lập sổ đăng ký thành viên, sổ đăng ký cổ đông phát hành cổ phiếu;
c) Không gắn tên doanh nghiệp tại trụ sở chính, không viết hoặc gắn tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh tại trụ sở chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh;
d) Không lưu giữ các tài liệu tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty.
Trường hợp doanh nghiệp để hư hỏng, mất mát tài liệu, chứng từ kế toán đang trong quá trình sử dụng sẽ bị phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng theo Điều 8 Nghị định 41/2018/NĐ-CP và khoản 2 Điều 5 Nghị định 102/2021/NĐ-CP.
Điều 8. Xử phạt hành vi vi phạm quy định về chứng từ kế toán
1. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
a) Mẫu chứng từ kế toán không có đầy đủ các nội dung chủ yếu theo quy định;
b) Tẩy xóa, sửa chữa chứng từ kế toán;
c) Ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ, mực phai màu;
d) Ký chứng từ kế toán bằng đóng dấu chữ ký khắc sẵn;
đ) Chứng từ chi tiền không ký theo từng liên.
2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
a) Lập chứng từ kế toán không đủ số liên theo quy định của mỗi loại chứng từ kế toán;
b) Ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký;
c) Ký chứng từ kế toán mà không đúng thẩm quyền;
d) Chữ ký của một người không thống nhất hoặc không đúng với sổ đăng ký mẫu chữ ký;
đ) Chứng từ kế toán không có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ;
e) Không dịch chứng từ kế toán bằng tiếng nước ngoài ra tiếng Việt theo quy định;
g) Để hư hỏng, mất mát tài liệu, chứng từ kế toán đang trong quá trình sử dụng.
3. Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
a) Giả mạo, khai man chứng từ kế toán nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự;
b) Thỏa thuận hoặc ép buộc người khác giả mạo, khai man chứng từ kế toán nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự;
c) Lập chứng từ kế toán có nội dung các liên không giống nhau trong trường hợp phải lập chứng từ kế toán có nhiều liên cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
d) Không lập chứng từ kế toán khi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
đ) Lập nhiều lần chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
e) Thực hiện chi tiền khi chứng từ chi tiền chưa có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về kế toán.
4. Biện pháp khắc phục hậu quả:
a) Bổ sung các yếu tố chưa đầy đủ của chứng từ đối với hành vi quy định tại điểm a khoản 1 Điều này;
b) Buộc hủy các chứng từ kế toán bị khai man, giả mạo đối với hành vi quy định tại điểm a khoản 3 Điều này;
c) Buộc lập bổ sung chứng từ chưa được lập khi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đối với hành vi quy định tại điểm d khoản 3 Điều này;
d) Buộc hủy các chứng từ kế toán đã được lập nhiều lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đối với hành vi quy định tại điểm đ khoản 3 Điều này.
Lời kết
Qua bài viết trên, NewCA đã cung cấp tới các bạn những thông tin cơ bản và cần thiết nhất về những tài liệu doanh nghiệp phải lưu giữ năm 2023. Để đón đọc thêm nhiều bài viết về chủ đề này, các bạn hãy tiếp tục theo dõi website của chúng tôi nhé.
CÔNG TY CỔ PHẦN NEWCA
- Tổng đài CSKH: 1900 2066
- Hotline: 0936 208 068
- Website: https://newca.vn/