Thường ngày chúng ta sử dụng hóa đơn điện tử với nhiều mục đích khác nhau. Tuy nhiên đã thuần thục vẫn không thể tránh khỏi những sai sót không đáng có.
Và việc sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử cũng chẳng còn xa lạ với nhiều người. Sau đây chúng tôi sẽ đưa ra phương án để có thể giúp bạn giải quyết nỗi lo này.
Mục lục
Một số trường hợp cụ thể ghi sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử
Ghi sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử sẽ do nhiều nguyên nhân khác nhau. Điển hình là có 3 trường hợp sau:
Trường hợp 1. Hóa đơn điện tử xuất ra sai tên hàng hóa nhưng chưa tiến hành gửi cho người mua
Với trường hợp này bạn yên tâm là bên kế toán bán hàng sẽ lập tức xóa bỏ nếu sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử. Và ngay sau đó sẽ được sửa sai và xuất hóa đơn mới với thông tin đúng cho khách hàng ngay.
Trường hợp 2. Hóa đơn điện tử được xuất ra có sai sót nhưng đã gửi cho người mua, và chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hay chưa kê khai thuế
- Với trường hợp này thì cả hai bên đều phải cần xác nhận rằng bản thân đã sai sót. Sau đó tiến hành thu hồi lại hóa đơn sai và lập biên bản để chứng minh đã thu hồi hóa đơn.
- Bên bán đồng thời cũng sẽ tiến hành xóa bỏ đi các hóa đơn đã bị thu hồi và tiến hành lập ra các loại hóa đơn điện tử mới để có thể gửi lại cho bên mua.
Trường hợp 3. Hóa đơn điện tử mà sai tên hàng nhưng đã gửi cho người mua và đồng thời cũng đã kê khai thuế
- Trường hợp này bắt buộc bên kế toán sẽ phải lập biên bản để tiến hành điều chỉnh các hóa đơn đã xuất. Hóa đơn mà bị sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử và được xác nhận của bên bán và bên mua.
- Bên bán đồng thời cũng phải lập hóa đơn để có thể điều chỉnh tên hàng hóa sao cho đúng nhất.
>>> Xem thêm: Tìm hiểu về hóa đơn điện tử tại NewCA
Cách xử lý cụ thể nhất khi viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử
Sau đây chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn một số thông tin về cách xử lý khi viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử:
Trường hợp 1. Xử lý khi sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử nhưng chưa tiến hành gửi cho khách hàng của bạn
Theo như chính quy định được ghi lại tại khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi mà hóa đơn điện tử đã được tiến hành cấp mã của cơ quan thuế có thẩm quyền.
Nhưng mà chưa tiến hành gửi tới tay người mua và lúc này phát hiện ra sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử thì sẽ được tiến hành xử lý như sau:
- Người bán bắt đầu thực hiện việc thông báo đối với cơ quan thuế có thẩm quyền theo như chính mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA của Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc hủy đi hóa đơn điện tử có mã khi phát hiện ra sai sót không đáng có .
- Tiếp theo sẽ là bước thu hồi và lập ra hóa đơn mới, có ký số và được gửi cho cơ quan thuế có thẩm quyền để được tiến hành cấp cho mình mã mới. Sau đó chúng ta sẽ gửi lại cho người mua hóa đơn đã được sửa.
- Cơ quan thuế sẽ tiến hành thực hiện hủy hóa đơn điện tử cũ mà đã được cấp mã có sai sót đã được lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.
Trường hợp 2. Xử lý hóa đơn sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử nhưng đã được tiến hành gửi tới tay khách hàng
Theo như chính quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, đối với các loại hóa đơn điện tử mà đã được xuất. Đã được tiến hành Cơ quan Thuế và tới tay người mua, không chỉ căn cứ vào việc đã kê khai thuế hay chưa kê khai thuế.
Thì khi đã phát hiện sai sót, người bán phải tiến hành điều chỉnh ngay lập tức và tiến hành lập hóa đơn mới thay thế.
Đồng thời, theo như chính Điểm b Khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được quy định như sau. Hóa đơn điện tử mà đã có mã của chính cơ quan thuế hoặc có hóa đơn điện tử nhưng lại không có mã của cơ quan thuế.
Khi đã gửi cho người mua mà lúc này người mua hoặc là người bán đã phát hiện ra việc sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử. Lúc này chúng ta sẽ xử lý như sau:
- Người bán sẽ có thể lựa chọn ra việc lập hóa đơn điều chỉnh hoặc có thể ngay lập tức thay thế.
- Biên bản giữa hai bên là bên mua và bên bán. Trường hợp nếu như người bán và người mua có thể thỏa thuận với nhau.
- Về việc lập ra văn bản thỏa thuận trước khi tiến tới lập hóa đơn để có thể điều chỉnh cho chính hóa đơn đã lập có sai sót. Lúc này thì người bán và người mua sẽ tiến hành lập văn bản thỏa thuận với nhau và ghi rõ ra các sai sót mà hóa đơn gặp phải.
Sau đó, trong trường hợp mà các đơn vị sử dụng hóa đơn mà đã có mã của Cơ quan Thuế. Lúc này người bán cần phải gửi lại thông báo cụ thể và hóa đơn mới nhất cho đơn vị Cơ quan Thuế.
Tóm lược nội dung
3 trường hợp ghi sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử
– Hóa đơn điện tử xuất ra sai tên hàng hóa nhưng chưa tiến hành gửi cho người mua
– Hóa đơn điện tử được xuất ra có sai sót nhưng đã gửi cho người mua, và chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hay chưa kê khai thuế
– Hóa đơn điện tử mà sai tên hàng nhưng đã gửi cho người mua và đồng thời cũng đã kê khai thuế
Xử lý khi viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử
Trường hợp 1. Xử lý khi sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử nhưng chưa tiến hành gửi cho khách hàng của bạn
Trường hợp 2. Xử lý hóa đơn sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử nhưng đã được tiến hành gửi tới tay khách hàng
Lời kết
Trên đây chúng tôi đã cung cấp cho bạn một số lỗi mắc phải khi viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử cũng như cách khắc phục. Mong rằng bạn sẽ không mắc phải lỗi tương tự trong lần tiếp theo.
CÔNG TY CỔ PHẦN NEWCA
- Tổng đài CSKH: 1900 2066
- Hotline: 0936 208 068
- Website: https://newca.vn/