Việc sử dụng phần mềm kế toán tích hợp hóa đơn điện tử sẽ tạo nên một hệ sinh thái làm việc khép kín, chuyên nghiệp. Nó giúp kế toán tiết kiệm thời gian, công sức. Đồng thời, còn giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý công việc dễ dàng. Thế nhưng không phải ai cũng hiểu hết lợi ích thực sự của nó. Vì vậy, bài viết này sẽ cung cấp đến bạn những thông tin cần thiết.
Mục lục
Phần mềm kế toán tích hợp hóa đơn điện tử có chức năng gì?
Đây là một giải pháp hữu hiệu trong thời đại công nghệ 4.0. Khi đó, các kế toán giảm được tối đa khối lượng công việc do không phải mất nhiều thời gian như trước nữa. Các thao tác nhập liệu rất nhanh gọn đơn giản, dễ dàng và tiện dụng.
Khi phần mềm kế toán không được tích hợp hóa đơn điện tử thì kế toán viên thường mất gấp đôi thời gian. Và phải làm một lượng công việc gấp 2 lần bình thường.
Phần mềm kế toán tích hợp hóa đơn điện tử được sử dụng để xuất hóa đơn khi bán hàng hóa. Sau khi xuất hóa đơn, số liệu sẽ được lưu trữ vào một file tới cuối ngày. Theo đó, kế toán sẽ phải copy từng số liệu. Sau đó dán qua phần mềm kế toán để phần mềm tự động tính toán ra các bản báo cáo cần thiết.
Tuy nhiên nếu sử dụng một phần mềm kế toán được tích hợp sẵn với hóa đơn điện tử thì không cần phải mất thêm một lần để nhập liệu lại như vậy nữa. Tất cả các hóa đơn, các con số sau khi bán hàng được kế toán nhập vào phần mềm để xuất hóa đơn cho khách hàng. Tất cả sẽ được tự động chuyển sang phần phần mềm kế toán. Nên rất dễ để tính toán ra các bản báo cáo.
Lợi ích khi sử dụng phần mềm kế toán tích hợp hóa đơn điện tử
Tiết kiệm thời gian
Lợi ích đầu tiên không thể bỏ qua của hóa đơn điện tử là tiết kiệm thời gian. Nó vừa có lợi cho doanh nghiệp và cả khách hàng. Bởi thông thường, để có thể sử dụng hóa đơn giấy, cần phải chờ 1 – 2 tuần để được phê duyệt mẫu và in hóa đơn.
Bên cạnh đó, một tờ hóa đơn giấy cần phải tốn khoảng 15 – 30 phút để viết hóa đơn, xin chữ ký, đóng dấu,… Trong khi đó, với hóa đơn điện tử, tất cả công việc này sẽ được thực hiện nhanh chóng. Bạn chỉ cần thực hiện với vài bước click chuột trên phần mềm kế toán tích hợp hóa đơn điện tử.
Tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ và bảo quản hóa đơn
Với hóa đơn giấy, doanh nghiệp sẽ phải tốn một chi phí không nhỏ dành cho việc in ấn. Cùng với đó là việc lưu kho và bảo quản hóa đơn. Trong khi đó, nếu sử dụng hóa đơn điện tử, bạn có thể tiết kiệm đến 75% chi phí cho những công việc này.
Bởi hóa đơn điện tử đã được số hóa nên không cần phải lo việc lưu kho và bảo quản. Bên cạnh đó, khi cần thiết, việc tra cứu hóa đơn điện tử trên phần mềm quản lý khách sạn cũng dễ dàng và nhanh chóng hơn nhiều so với việc tra cứu hóa đơn giấy.
Ngăn ngừa tình trạng làm hóa đơn giả
Hóa đơn giả hiện đang là một vấn đề nhức nhối đối với các cơ quan chức năng. Ngoài ra, nó còn ảnh hưởng đến các doanh nghiệp làm ăn chân chính. Hiện nay, hóa đơn giấy vẫn chiếm phần lớn nên các đối tượng buôn bán hóa đơn giả vẫn đang nhắm vào thị trường này.
Nếu chuyển sang phần mềm kế toán tích hợp hóa đơn điện tử sẽ tránh được rủi ro này. Vì hóa đơn trực tuyến là cách chống làm giả hóa đơn.
Giảm thiểu các thủ tục hành chính phức tạp cho doanh nghiệp
Khi sử dụng phần mềm này, doanh nghiệp sẽ đơn giản hóa được những thủ tục hành chính như:
- Thông báo phát hành,
- Nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử.
Cụ thể:
- Doanh nghiệp có thể phê duyệt và gửi nhiều hóa đơn đi xác thực theo lô cùng một lúc.
- Tạo lập, phát hành hóa đơn một cách nhanh chóng. Vì việc lập mới, chỉnh sửa, thay thế, xóa bỏ hóa đơn điện tử cũng rất dễ dàng.
- Gửi hóa đơn cho khách hàng một cách nhanh chóng thông qua hệ thống tự động.
- Báo cáo đầy đủ về hóa đơn, khách hàng, doanh thu và xuất dữ liệu hóa đơn.
Giảm thiểu nhiều rủi ro khác
Với phần mềm, hóa đơn điện tử đã được số hóa. Nên không cần phải lưu vào kho hay vận chuyển. Vì vậy, doanh nghiệp sẽ tránh được một số rủi ro không mong muốn như hóa đơn bị cháy hay thất lạc,… Như vậy phải mất thời gian giải trình với các cơ quan chức năng.
Câu hỏi thường gặp
Phần mềm kế toán tích hợp hóa đơn điện tử có chức năng gì?
Phần mềm kế toán tích hợp hóa đơn điện tử được sử dụng để xuất hóa đơn khi bán hàng hóa. Sau khi xuất hóa đơn, số liệu sẽ được lưu trữ vào một file tới cuối ngày. Theo đó, kế toán sẽ phải copy từng số liệu. Sau đó dán qua phần mềm kế toán để phần mềm tự động tính toán ra các bản báo cáo cần thiết.
Sử dụng phần mềm kế toán tích hợp hóa đơn điện tử có lợi ích gì?
– Tiết kiệm thời gian, chi phí
– Ngăn ngừa tình trạng làm hoá đơn giả
– Giảm hành chính phức tạp và các rủi ro khác
Trên đây là những lợi ích khi sử dụng phần mềm kế toán tích hợp hóa đơn điện tử. Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm như vậy, hãy liên hệ ngay với NewCA. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ và giúp đỡ bạn.
CÔNG TY CỔ PHẦN NEWCA
- Tổng đài CSKH: 1900 2066
- Hotline: 0936 208 068
- Website: https://newca.vn/