Thành lập doanh nghiệp là một bước ngoặt quan trọng đánh dấu sự khởi đầu của một hành trình kinh doanh. Tuy nhiên, sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký kinh doanh, các doanh nghiệp vẫn còn nhiều công việc pháp lý cần thực hiện để đảm bảo hoạt động tuân thủ đúng quy định của pháp luật. NewCA xin tổng hợp các công việc pháp lý cần thực hiện sau khi thành lập doanh nghiệp.
Mục lục
Mở tài khoản ngân hàng
Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thì doanh nghiệp cần liên hệ các Ngân hàng thương mại hoặc Chi nhánh Ngân hàng nước ngoài tại Việt Nam để tiến hành mở tài khoản thanh toán cho doanh nghiệp mình.
Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có tài khoản ngân hàng, doanh nghiệp phải thực hiện thông báo với Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, chứ không cần thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp nữa.
Đăng, treo biển hiệu doanh nghiệp
Căn cứ theo Luật Doanh nghiệp 2020 mới nhất hiện nay quy định về treo biển hiệu, tên doanh nghiệp phải được viết hoặc gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp. Vi phạm không gắn tên doanh nghiệp tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp sẽ bị phạt tiền từ 10 – 15 triệu đồng căn cứ theo Điều 34, Nghị định 50/2016/NĐ-CP.
Biển hiệu tại trụ sở chính công ty, nơi kinh doanh của tổ chức, cá nhân có thể được thể hiện dưới các hình thức bảng, biển, hộp đèn, hệ thống đèn nê ông uốn chữ (neonsight) hoặc các hình thức khác, nhằm giới thiệu tên gọi, địa chỉ giao dịch của tổ chức, cá nhân Việt Nam, tổ chức, cá nhân nước ngoài tại Việt Nam.
Doanh nghiệp mới cần lựa chọn loại hóa đơn sử dụng
Doanh nghiệp mới thành lập muốn lựa chọn được loại hóa đơn sử dụng thì trước hết cần phải xác định được công ty kê khai thuế GTGT theo phương pháp nào. Cụ thể:
– Doanh nghiệp chọn kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì sẽ sử dụng hóa đơn GTGT. Hiện tại chủ yếu là sử dụng hóa đơn điện tử.
– Sau khi đã có hóa đơn điện tử phải làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn trước khi sử dụng. Vì sử dụng mà chưa thông báo phát hành hóa đơn sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính
– Doanh nghiệp chọn kê khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì sử dụng hóa đơn bán hàng. Hóa đơn bán hàng thì có 2 loại là: mua hóa đơn giấy hoặc phát hành hoá đơn điện tử. Hiện tại chủ yếu là sử dụng hoá đơn điện tử.
– Khi đã thông báo phát hành hóa đơn hoặc mua hóa đơn bán hàng của Chi cục thuế thì hàng quý doanh nghiệp phải làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
Doanh nghiệp mới thành lập nộp báo cáo sử dụng hóa đơn theo Quý kể cả trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn (trừ đối tượng được cơ quan thuế cấp hóa đơn).
Khắc con dấu công ty
Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký thành lập công ty và có giấy phép đăng ký kinh doanh, vấn đề tiếp theo cần thực hiện đó là làm thủ tục khắc dấu. Thay vì phải đăng ký mẫu dấu với cơ quan nhà nước có thẩm quyền như trước đây thì hiện nay công ty được hoàn toàn chủ động trong việc làm con dấu, công ty có thể tự khắc dấu hoặc đến cơ sở khắc dấu để làm con dấu. Số lượng tùy chọn, do công ty quyết định. Về hình thức, mỗi doanh nghiệp cần phải thống nhất về hình thức, nội dung và kích thước con dấu, con dấu có thể là hình tròn, hình đa giác hoặc hình dạng khác. Tuy nhiên, nội dung con dấu phải thể hiện được 2 thông tin quan trọng đó là: tên doanh nghiệp và mã số thuế của doanh nghiệp.
Lưu ý: Từ ngày 01 tháng 01 năm 2021 theo Luật Doanh nghiệp năm 2020 có hiệu lực đã bãi bỏ quy định về thông báo mẫu dấu với sở Kế hoạch và đầu tư trước khi doanh nghiệp sử dụng con dấu.
Một số hình ảnh, ngôn ngữ không được dùng trong nội dung mẫu con dấu:
- Quốc kỳ, quốc huy, đăng kỳ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
- Hình ảnh, biểu tượng, tên của nhà nước, cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội nghề nghiệp; tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp;
- Từ ngữ, ký hiệu và hình ảnh vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc Việt Nam.
Như vậy, doanh nghiệp phải tự đảm bảo về tính hợp pháp của mẫu con dấu.
Khai, nộp lệ phí môn bài
Doanh nghiệp có trách nhiệm kê khai, nộp lệ phí môn bài khi mới ra hoạt động kinh doanh cho Chi cục Thuế quản lý trực tiếp.
Trường hợp doanh nghiệp có chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh (sau đây gọi chung là Đơn vị phụ thuộc) kinh doanh ở cùng địa phương cấp tỉnh; thì, doanh nghiệp thực hiện khai, nộp lệ phí môn bài cho các Đơn vị phụ thuộc đó với Chi cục Thuế quản lý trực tiếp của doanh nghiệp.
Trường hợp doanh nghiệp có Đơn vị phụ thuộc kinh doanh ở khác địa phương cấp tỉnh; thì, các Đơn vị phụ thuộc đó tự khai, nộp lệ phí môn bài với Chi cục Thuế quản lý trực tiếp mình.
Doanh nghiệp và Đơn vị phụ thuộc khai lệ phí môn bài một lần khi mới ra hoạt động, kinh doanh, chậm nhất là vào ngày cuối cùng của tháng bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh;
Trường hợp mới thành lập nhưng chưa hoạt động sản xuất kinh doanh thì phải khai lệ phí môn bài trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động.
Mua chữ ký số
Chữ ký số, chữ ký điện tử hay token với hình dáng giống usb, được xem như công cụ điện tử quan trọng của doanh nghiệp để thực hiện các thủ tục, hồ sơ qua mạng như ký hợp đồng online, giao dịch qua ngân hàng, bảo hiểm xã hội… mà không cần mất thời gian đi lại, in ấn, đóng dấu.
Tương tự như tài khoản ngân hàng, 1 doanh nghiệp có thể dùng nhiều chữ ký số nhưng 1 chữ ký số chỉ dùng cho 1 doanh nghiệp.
Hoàn thiện các điều kiện về giấy phép, chứng chỉ, vốn
Đối với các thông tin còn thiếu trong quá trình đăng ký thành lập công ty như giấy phép con hay chứng chỉ hành nghề (đối với các mã ngành kinh doanh có điều kiện), doanh nghiệp cần nhanh chóng hoàn thiện để tránh bị xử phạt trong trường hợp có đoàn thanh tra.
Đồng thời, đối với các loại hình công ty như công ty TNHH, công ty cổ phần, công ty hợp danh…, doanh nghiệp cần thực hiện đúng cam kết góp vốn trong thời hạn quy định 90 ngày kể từ ngày có giấy phép kinh doanh hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Nếu sau thời hạn 90 ngày này mà chưa góp đủ số vốn đã cam kết thì trong vòng 60 ngày công ty phải làm thủ tục điều chỉnh điều chỉnh giảm vốn điều lệ và tỉ lệ phần vốn góp của các thành viên đã góp theo quy định.
Nếu quá 60 ngày nói trên mà doanh nghiệp không tiến hành đăng kí điều chỉnh vốn điều lệ sẽ bị xử phạt hành chính theo quy định tại khoản 3 điều 28 Nghị định 50/2016/NĐ-CP. Theo đó, doanh nghiệp sẽ bị phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi không đăng ký thay đổi với cơ quan đăng ký kinh doanh khi không góp đủ vốn điều lệ như đã đăng ký.
Bổ nhiệm kế toán trưởng, người phụ trách kế toán
Tùy thuộc vào quy mô hoạt động, yêu cầu quản lý mà doanh nghiệp tổ chức bộ máy làm kế toán của mình; đó có thể là Phòng/Ban Kế toán, thuê dịch vụ làm kế toán,….
Tuy nhiên, dù tổ chức theo hình thức nào, bao nhiêu người làm kế toán đi nữa; thì, doanh nghiệp nhất định phải có Kế toán trưởng, trừ trường hợp là doanh nghiệp siêu nhỏ.
Đăng ký phương pháp trích khấu hao tài sản cố định
Nếu doanh nghiệp có tài sản cố định thì mới cần đăng ký phương pháp trích khấu hao tài sản cố định nhé. Doanh nghiệp tự quyết định phương pháp trích khấu hao, thời gian trích khấu hao tài sản cố định theo quy định và thông báo với cơ quan thuế trực tiếp quản lý trước khi bắt đầu thực hiện.
Có 3 phương pháp trích khấu hao như sau:
– Phương pháp trích khấu hao theo đường thẳng (thường lựa chọn phương pháp này)
– Phương pháp trích khấu hao theo số dư giảm dần có điều chỉnh.
– Phương pháp trích khấu hao theo số lượng, khối lượng sản phẩm
Tạm kết
Việc thực hiện đầy đủ các công việc pháp lý sau khi thành lập doanh nghiệp là một việc làm cần thiết và quan trọng. Nó không chỉ giúp doanh nghiệp tránh khỏi các rủi ro pháp lý, mà còn tạo dựng uy tín và niềm tin với khách hàng, đối tác và các cơ quan chức năng. Doanh nghiệp nên chủ động tìm hiểu và thực hiện các công việc này một cách nghiêm túc để đảm bảo hoạt động kinh doanh của mình diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.