Hoá đơn điện tử là gì? Hệ thống hóa đơn điện tử bao gồm gì?

Hệ thống hóa đơn điện tử đang trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho mọi doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất. Đây cũng là định dạng hóa đơn sẽ được sử dụng vào năm sau 2022. Cùng chúng tôi tìm hiểu rõ hơn về các thông tin này nhé!

Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử (tiếng Anh viết tắt là Electronic Invoice, E-Invoice) là hình thức hóa đơn mới nhất được sử dụng trên nền tảng điện tử đã được sử dụng từ lâu ở các nước phát triển. 

Nhiều tổ chức, doanh nghiệp đã nhanh chóng chuyển sang hình thức hóa đơn này vì biết được những ưu điểm của hình thức hóa đơn này. Nhưng nhiều đơn vị không hiểu hết về nó và không muốn sử dụng vì sợ gây ra sự cố. Theo Thông tư 32/2011 / TT-BTC, “Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử liên quan đến hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ do các thiết bị điện tử khởi tạo, lập, truyền, nhận, lưu trữ và quản lý.”

Hệ thống hóa đơn điện tử được khởi tạo, khởi tạo, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức được cấp MST trong cung cấp hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của Luật Giao thông vận tải.

>>> Xem thêm: Tìm hiểu về hóa đơn điện tử tại NewCA

Điều kiện được công nhận là hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các điều kiện sau:

• Tính toàn vẹn của thông tin trong hóa đơn điện tử được đảm bảo đủ chắc chắn kể từ thời điểm thông tin được tạo trên mẫu hóa đơn điện tử cuối cùng. Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn của hóa đơn điện tử là thông tin vẫn đầy đủ và không bị thay đổi, trừ trường hợp thay đổi định dạng do quá trình trao đổi, lưu trữ, hiển thị hóa đơn điện tử.
• Thông tin trong hóa đơn điện tử có thể được truy cập và sử dụng toàn bộ khi cần thiết.

Hệ thống hóa đơn điện tử

Hóa đơn giấy có những loại nào thì hóa đơn điện tử cũng có bấy nhiêu loại, cụ thể theo quy định trong các thông tư, nghị định liên quan thì hệ thống hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau:

• Hóa đơn xuất khẩu: Loại hóa đơn được sử dụng trong các hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hóa và cung ứng dịch vụ ra thị trường nước ngoài hoặc các khu phi thuế quan và một số trường hợp được coi như xuất khẩu theo quy định trong thông lệ quốc tế và pháp luật về thương mại.
• Hóa đơn giá trị gia tăng: Loại hóa đơn gửi người mua hàng khi bên bán cung cấp hàng hóa và dịch vụ. Đây là loại hóa đơn phổ biến nhất hiện nay tại Việt Nam.
• Hóa đơn bán hàng trực tiếp: Loại hóa đơn được sử dụng cho các tổ chức áp dụng phương pháp nộp thuế trực tiếp và xuất hóa đơn khi cung ứng hàng hóa, dịch vụ
• Hóa đơn điện tử bán tài sản công: Loại hóa đơn sử dụng khi thực hiện bán những loại tài sản công tại cơ quan nhà nước, tổ chức đơn vị hoặc các tài sản kết cấu hạ tầng, tài sản của dự án có sử dụng vốn nhà nước
• Hệ thống hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia: Loại chứng từ do đơn vị dự trữ bán hàng quốc gia lập và thực hiện việc ghi nhận thông tin bán hàng dự trữ quốc gia theo quy định
• Các loại được tính là hóa đơn khác, bao gồm tem, vé, phiếu thu tiền bảo hiểm, phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng

Ngoài các loại hóa đơn nêu trên, kế toán có thể làm quen với hệ thống hóa đơn điện tử sau khi làm việc với biên lai:

• Hóa đơn điện tử chuyển đổi (hay hóa đơn chuyển đổi): Hóa đơn giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử nếu có yêu cầu bắt buộc.
• Hóa đơn điều chỉnh: Loại hóa đơn nên được tạo để thay thế hóa đơn có một số lỗi nhất định
• Hóa đơn điện tử có mã ủy quyền (Mã cơ quan thuế): Là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được cấp thông qua hệ thống lập hóa đơn của cơ quan thuế. Người bán bắt buộc phải ký điện tử trên hóa đơn khi cơ quan thuế cấp mã số ủy quyền và số hóa đơn ủy quyền. Các tổ chức, doanh nghiệp không cần tạo báo cáo sử dụng cho hệ thống hóa đơn điện tử này.

Doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử từ khi nào?

Chính phủ và Bộ Tài chính đã ban hành các thông tư, nghị định quy định thời gian bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử.

Cập nhật lần cuối: Theo quy định tại điểm 2 Nghị định 123/2020 / NĐ-CP: “Cơ sở đáp ứng yêu cầu quy định về hạ tầng CNTT, hóa đơn, chứng từ phiên bản điện tử của Nghị định này trước ngày 01 tháng 01 năm 2020, Khuyến khích tổ chức và cá nhân. Có hiệu lực từ tháng 7 năm 2022.

Vì vậy, các cá nhân, tổ chức nên chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử trước ngày 1/7/2022.

Câu hỏi thường gặp

Trên đây là một số lưu ý về hệ thống hoá đơn điện tử. Hy vọng thông qua những chia sẻ vừa rồi, quý bạn đọc sẽ có cái nhìn tổng quan hơn về công cụ hữu ích này.

————————

CÔNG TY CỔ PHẦN NEWCA

• Tổng đài CSKH: 1900 2066
• Hotline: 0936 208 068
• Website: https://newca.vn/