Biên Bản Hủy Hóa Đơn Điện Tử Và Những Điều Bạn Cần Biết

Theo quy định của nhà nước, các doanh nghiệp phải tuân theo quy định sử dụng biên bản hủy hóa đơn điện tử trong suốt quá trình kinh doanh.

Kể từ ngày 1/7/2022, các doanh nghiệp sẽ phải chuyển đổi sang sử dụng hoá đơn điện tử bắt buộc theo quy định mới nhất của nhà nước. Đây là sự thay đổi lớn, đánh dấu cho công cuộc ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ vào quản lý. Để làm được điều đó, kế toán viên và bộ máy quản trị của doanh nghiệp phải nắm chắc kiến thức liên quan đến hoá đơn điện tử. Một trong số đó phải kể đến là biên bản huỷ hoá đơn điện tử. Cùng NewCA tìm hiểu trong bài viết hôm nay.

Biên bản huỷ hoá đơn điện tử được hiểu như thế nào?

Đầu tiên, biên bản huỷ hoá đơn điện tử là một loại mẫu văn bản được nhà nước quy định. Nội dung trong đó ghi nhận toàn bộ sự việc đã diễn ra khi thực hiện huỷ hoá đơn điện tử. Hơn nữa, biên bản huỷ hoá đơn điện tử còn được áp dụng để thuật lại những sai sót trong quá trình tạo lập hoặc trong trường hợp không còn sử dụng được hoá đơn điện tử. Theo quy định, người thực hiện lập biên bản là người có trách nhiệm nắm giữ, sử dụng hoá đơn. 

>>> Xem thêm: Tìm hiểu về hóa đơn điện tử tại NewCA

Các trường hợp cần lập biên bản huỷ hoá đơn điện tử

Cần lập biên bản huỷ hoá đơn điện tử trong những trường hợp nào là vấn đề mà không ít kế toán viên mới vào nghề gặp phải. Theo đó, dựa trên quy định tại điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC của nhà nước về việc thực hiện lập biên bản huỷ có thể được áp dụng trong nhiều trường hợp khác nhau. Chính vì thế, doanh nghiệp cần phải tìm hiểu, nắm bắt rõ để không vi phạm pháp luật:

Doanh nghiệp không áp dụng hoá đơn điện tử trong kinh doanh

Trường hợp này được đánh giá là ít khi xảy ra nhất, song, đây vẫn nằm trong những gì mà quy định nhà nước bắt buộc. Khi một doanh nghiệp, tổ chức hoặc hộ kinh doanh đã phát hành hoá đơn điện tử nhưng không còn áp dụng trong thời điểm hiện tại và tương lai thì phải thực hiện công tác huỷ hoá đơn điện tử. Thời gian cho công đoạn này kéo dài lâu nhất là 30 ngày kể từ lúc không còn sử dụng hoá đơn điện tử nữa. 

Doanh nghiệp không còn hoạt động, chuyển đổi cơ quan thuế, thay đổi thông tin

Trong trường hợp doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh thế thông tin hay chuyển cơ quan thuế thì bắt buộc phải thực hiện huỷ hoá đơn điện tử cũ và phát hành loại hoá đơn với thông tin chính xác. Mặt khác, khi doanh nghiệp ngừng hoạt động kinh doanh thì cần phải tuân thủ làm huỷ hoá đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử được lập có sai sót

Một trường hợp khá phổ biến cho việc phải lập biên bản huỷ hoá đơn điện tử chính là có sai sót trong việc lập, Cụ thể, các lỗi lầm có thể đến từ những lý do sau:

• Hoá đơn điện tử phát hiện gặp phải lỗi không gửi được cho người mua
• Hoá đơn điện tử đã hoàn tất việc lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hoá/dịch vụ của doanh nghiệp
• Hoá đơn điện tử đã hoàn tất việc lập và gửi cho người mua nhưng các khoản thuế chưa được kê khai
• Hoá đơn in sai thông tin hoặc một số nội dung bị trùng lặp, thừa nên cần phải thực hiện huỷ bỏ

Hóa đơn hết thời gian lưu trữ theo quy định của Luật kế toán

Đương nhiên, theo quy định thì mỗi loại hoá đơn điện tử sẽ có thời gian lưu trữ khác nhau, tối đa là 10 năm. Chính vì thế mà khi đến thời hạn cho phép mà không có quyết định nào khác của cơ quan nhà nước thì doanh nghiệp cần thực hiện huỷ số lượng hoá đơn điện tử đang hiện hành. Tuy nhiên, một điều cầu lưu ý là khi huỷ cần đảm bảo tính toàn vẹn của hoá đơn chưa huỷ và dữ liệu thông tin vẫn hoạt động tốt. 

Hướng dẫn lập biên bản hủy hóa đơn điện tử theo mẫu mới nhất

Như đã chia sẻ, việc lập biên bản huỷ hoá đơn điện tử là điều mà bất kỳ doanh nghiệp nào đang có xu hướng chuyển mình sang hoạt động kinh doanh có ứng dụng công nghệ cũng cần phải nắm bắt. Các bước thực hiện được chia làm 2 giai đoạn chính như sau:

Chuẩn bị giấy tờ cho huỷ hoá đơn điện tử

Một số yêu cầu không vi phạm quy định pháp luật về bộ hồ sơ cần thiết để thực hiện huỷ hoá đơn điện tử là:

• Các trường hợp cá nhân hoặc hộ kinh doanh thì doanh nghiệp, tổ chức cần thành lập hội đồng huỷ hoá đơn dưới sự kiểm tra của nhà nước.
• Bảng kiểm kê hoá đơn huỷ cần có các đầu mục là tên hoá đơn, ký hiệu mẫu, ký hiệu số hoá đơn, số lượng đơn huỷ chi tiết. 
• Biên bản huỷ hoá đơn (theo mẫu mà nhà nước quy định)
• Bảng thống kê kết quả huỷ cần có đủ các nội dung về ký hiệu, loại, số lượng cần huỷ, lý do là gì, thời gian huỷ.

Quy trình thực hiện hủy hóa đơn điện tử

Các bước để huỷ hoá đơn điện tử gồm:

• Bước 1: Tạo lập bảng kiểm tra số lượng hoá đơn cần phải huỷ
• Bước 2: Thành lập hội đồng huỷ hoá đơn, bắt buộc phải bầu được người đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán
• Bước 3: Thực hiện biên bản huỷ

Tóm tắt bài viết

CÔNG TY CỔ PHẦN NEWCA

• Tổng đài CSKH: 1900 2066
• Hotline: 0936 208 068
• Website: https://newca.vn/